Offerte in Auftrag und Rechnung umwandeln

Sagt der Kunde zu, setzen Sie das Angebot in bexio auf «Bestätigt». Daraus erstellen Sie mit wenigen Klicks den Auftrag oder direkt die Rechnung, ohne Positionen neu zu erfassen. Welcher Weg passt, hängt davon ab, ob Sie Lieferscheine, Lagerbuchungen oder Teilrechnungen brauchen.

Der Ablauf im Überblick

Die Schritte 3a und 3b sind Alternativen. Je nach Auftrag wählen Sie den einen oder den anderen Weg.

Schritt 1: Das Angebot auf «Bestätigt» setzen

Nimmt der Kunde die Offerte an, setzen Sie das Angebot auf «Bestätigt». Das gilt auch, wenn die Zusage mündlich oder per E-Mail kam. Hat er über den Online-Link angenommen, informiert bexio die im Dokument hinterlegte Ansprechperson per E-Mail. Kontrollieren Sie danach trotzdem den Status in der Liste. Wie sich Status und Gültigkeit entwickeln, beschreibt der Beitrag Gültigkeit und Status von Offerten in bexio im Griff.

Prüfen Sie vor dem Umwandeln drei Punkte:

• Entspricht die Zusage der Offerte oder gibt es Änderungen bei Umfang, Preis oder Termin?
• Welche Optionen hat der Kunde bestellt und welche nicht?
• Traf die Zusage innerhalb der Gültigkeit ein? Wenn nicht, klären Sie Preise und Termine, bevor Sie weitermachen.

Weg A: Rechnung direkt aus dem Angebot

1. Öffnen Sie das Angebot und prüfen Sie, dass es auf «Bestätigt» steht.
2. Klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf «Rechnung erstellen».
3. Wählen Sie im Fenster die Positionen, die Sie in die Rechnung übernehmen möchten.
4. Klicken Sie auf «Speichern».

bexio verknüpft das Angebot automatisch als «Vorgängerdokument». Sie finden die Verbindung im Belegfluss des Angebots und der Rechnung. Die Auswahl im Fenster erlaubt eine Teilumwandlung: Übernehmen Sie nur die Positionen, die der Kunde bestellt hat, und lassen Sie nicht bestellte Optionen weg. Prüfen Sie dabei auch Rabatt- und Textpositionen, damit die Rechnung vollständig ist.

Weg A passt, wenn Sie einmal und nach Abschluss der Arbeiten abrechnen und keine Waren ab Lager liefern. Danach kontrollieren Sie die Rechnung wie jede andere. Die Schritte bis zum Versand zeigt der Beitrag Rechnung in bexio erstellen.

Weg B: Auftrag aus dem Angebot

1. Öffnen Sie das bestätigte Angebot.
2. Klicken Sie oben rechts auf die Statusaktion «Auftrag erstellen».
3. Prüfen Sie den Auftrag. Bei Bedarf senden Sie ihn dem Kunden per E-Mail als Auftragsbestätigung.

Aufträge führen eigene Status: «Offen», nach dem ersten Lieferschein «Teilweise», nach der Rechnung «Erledigt» und «Storniert». Aus dem Auftrag gehen drei Wege weiter:

• Lieferung: Mit «Lieferung erstellen» legen Sie Lieferscheine an und wählen die gelieferten Mengen. Mehrere Lieferungen pro Auftrag sind möglich. Lieferscheine gibt es nur aus einem Auftrag.
• Teilrechnungen: Sie richten sie im Reiter «Teilrechnungen» ein. Der Auftrag muss auf «Offen» stehen, und der Auftragsbetrag sollte definitiv sein, denn nach der ersten Teilrechnung lässt er sich nicht mehr ändern. Das Vorgehen beschreibt der Beitrag Teilrechnungen und Akontorechnungen richtig stellen.
• Schlussrechnung: Klicken Sie im Auftrag oben rechts auf «Erstellen» und wählen Sie «Rechnung». bexio fasst alle Artikel zusammen, die noch nicht verrechnet sind. Mit der Rechnung wechselt der Auftrag auf «Erledigt».

Wichtig für Betriebe mit Lagerartikeln: Produkte auf Rechnungen lösen laut bexio-Hilfe keine Lagerbewegungen aus. Für eine korrekte Lagerführung brauchen Sie den Auftrag und den Lieferschein. Mehr dazu im Beitrag Lager in bexio.

Welcher Weg passt zu welchem Fall?

Wollen Sie das Vorhaben zusätzlich als Projekt führen, erzeugen Sie es aus einem Angebot im Status «Offen» oder «Bestätigt» mit «+ Projekt erstellen».

Typische Stolpersteine

• Status vergessen: Fehlt die Schaltfläche «Rechnung erstellen», steht das Angebot nicht auf «Bestätigt».
• Auftrag nach der Rechnung ergänzen: Sobald aus dem Auftrag eine Rechnung entstanden ist, lassen sich keine neuen Positionen mehr hinzufügen. Für Nachträge erstellen Sie einen neuen Auftrag.
• Auftrag löschen statt stornieren: bexio empfiehlt, einen Auftrag eher zu stornieren, damit alles nachvollziehbar bleibt. Bereits erstellte Rechnungen sind von der Stornierung nicht betroffen und müssen Sie bei Bedarf selbst behandeln.
• Zwei Wege gemischt: Haben Sie aus dem Angebot sowohl einen Auftrag als auch eine Rechnung erstellt, prüfen Sie im Belegfluss, dass nichts doppelt verrechnet wird.

efatto, der digitale Innendienst für bexio, erstellt Offerten und Kontakte per Sprachnachricht als Entwurf in Ihrem bexio. Sie prüfen und geben frei. Auftrag und Rechnung erstellen Sie danach wie oben beschrieben oder per Sprachnachricht mit den Bausteinen Aufträge und Lieferscheine und Rechnungen. Demo anfragen

Häufige Fragen

Muss ich immer einen Auftrag erstellen?

Nein. Für einfache Arbeiten ohne Lieferschein und ohne gestaffelte Zahlung genügt die Rechnung direkt aus dem bestätigten Angebot. Den Auftrag brauchen Sie für Lieferungen, Lagerbuchungen und Teilrechnungen.

Kann ich aus einem Angebot mehrere Rechnungen erstellen?

Die Hilfe beschreibt bei der Rechnung aus dem Angebot die Auswahl der Positionen. Ob bexio bereits übernommene Positionen bei einer zweiten Rechnung erneut anbietet, erwähnt sie nicht. Für gestaffelte Rechnungen ist der dokumentierte Weg der Auftrag mit Teilrechnungen.

Geht die Umwandlung auch über die Schnittstelle?

Ja. Die Schnittstelle von bexio kennt Endpunkte, um aus einem Angebot einen Auftrag oder eine Rechnung zu erstellen und aus einem Auftrag eine Lieferung oder eine Rechnung. Wahlweise übernehmen Sie nur ausgewählte Positionen. Fehlt die Angabe, gehen alle Positionen über.

Fazit

Aus einem bestätigten Angebot erstellen Sie in bexio mit wenigen Klicks Auftrag oder Rechnung. Wählen Sie den direkten Weg für einfache Arbeiten und den Auftrag, sobald Lieferscheine, Lager oder Teilrechnungen im Spiel sind. Prüfen Sie vor jeder Umwandlung den Status und die ausgewählten Positionen.