Offerte aus bexio per E-Mail versenden

Eine Offerte versenden Sie direkt aus bexio über die Schaltfläche «per E-Mail senden» in der rechten Seitenleiste des Angebots. Die E-Mail enthält standardmässig einen Link zum Online-Dokument und das PDF als Anhang. Mit einer E-Mail-Vorlage, einem passenden Absender und der Sendezentrale haben Sie Text, Absender und Zustellung im Griff.

Vorbereitung: eine E-Mail-Vorlage für Angebote

Bevor Sie die erste Offerte verschicken, lohnt sich eine eigene Vorlage für Angebote:

1. Öffnen Sie «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module» → «E-Mail-Vorlagen».
2. Erstellen Sie eine neue Vorlage, wählen Sie als Dokumenttyp «Angebot» und vergeben Sie einen eindeutigen Namen.
3. Wählen Sie die Sprachen, in denen die Vorlage verfügbar sein soll.
4. Legen Sie die Vorlage bei Bedarf als Standard für Angebote fest.

Platzhalter füllen die E-Mail automatisch. bexio kennzeichnet sie farbig: Gelb steht für Angaben zu Ihnen und Ihrer Firma, Rot für den Empfänger, Grün für das Dokument mit Datum, Beträgen und Nummern, Blau für den Link zum Online-Dokument. Ohne den blauen Link-Platzhalter lässt sich keine Vorlage speichern. Platzhalter funktionieren auch im Betreff, etwa für die Offertnummer.

Ein Beispiel für einen kurzen Begleittext:

Guten Tag Wie besprochen erhalten Sie unser Angebot für den Ersatz Ihrer Lüftungsanlage. Sie können es über den Link online ansehen und direkt annehmen. Für Fragen bin ich gerne für Sie da.

Schritt für Schritt: die Offerte versenden

1. Öffnen Sie das fertige Angebot und prüfen Sie es in der Vorschau. Wie Sie es erstellen, zeigt der Beitrag Offerte in bexio erstellen.
2. Klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf die Schaltfläche zum Senden per E-Mail.
3. Im Fenster erscheint automatisch die E-Mail-Adresse des Hauptkontakts. Ergänzen Sie bei Bedarf weitere Empfänger, bis zu 5, und über «CC» bis zu 4 Personen in Kopie.
4. Trennen Sie mehrere Adressen mit Semikolon, Komma, Leerzeichen oder der Eingabetaste.
5. Wählen Sie die passende E-Mail-Vorlage aus dem Dropdown-Menü, falls nicht die Standardvorlage greifen soll.
6. Aktivieren Sie bei Bedarf «Kopie an mich senden». Die Kopie geht an die Adresse im Feld «Antwort an».
7. Prüfen Sie die Vorschau unter dem Formular und senden Sie die E-Mail ab.

Laut bexio-Hilfe wechselt der Status beim Versand automatisch von «Entwurf» auf «Offen». Die Hilfe beschreibt den Ablauf am Beispiel der Rechnung, er gilt sinngemäss für Angebote und Aufträge.

Online-Link oder PDF-Anhang?

Beim Einzelversand enthält die E-Mail standardmässig beides. Der Online-Link bietet Vorteile, die ein PDF nicht hat:

• Lesebestätigung: Sie sehen, wann Ihr Kunde das Dokument öffnet.
• Nachrichten: Der Kunde kann Ihnen direkt aus dem Dokument antworten.
• Annahme online: Empfänger können das Angebot online annehmen oder ablehnen und kommentieren.
• Zusätzliche Dateien: Laden Sie Pläne oder Datenblätter zum Dokument hoch und markieren Sie sie als «Sichtbar». Dann kann der Kunde sie über den Link herunterladen.

Möchten Sie nur den Link senden, entfernen Sie den PDF-Anhang mit dem Kreuz daneben. Beachten Sie die Laufzeit: Der Link bleibt 365 Tage ab dem Erstellungsdatum des Dokuments zugänglich. Für Kunden, die Offerten länger aufbewahren, ist der PDF-Anhang deshalb sinnvoll.

Absender und Antwortadresse richtig einstellen

Standardmässig sieht der Kunde als Absender Ihren Namen mit dem Zusatz «via bexio.com». Versendet wird über noreply@bexio.com, Antworten gehen an die E-Mail-Adresse des Benutzers, der das Dokument versendet. Laut bexio verhindert diese Adresse, dass Ihre E-Mails im Spamfilter hängen bleiben.

Zwei Anpassungen sind möglich, beide unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module» → «E-Mail-Absender»:

• Nur Name und Antwortadresse ändern: Sie legen zum Beispiel «Offerten Muster Haustechnik AG» mit einer gemeinsamen Antwortadresse an. bexio schickt eine Bestätigungs-E-Mail an diese Adresse. Nach der Bestätigung setzen Sie den Absender als Standard. Eine Domain-Prüfung ist dafür nicht nötig.
• Eigene Absenderadresse: Soll die E-Mail direkt von Ihrer Adresse kommen, brauchen Sie eine eigene Domain. Bei Gratisadressen wie Gmail oder Bluewin geht das nicht. Ihr IT-Partner ergänzt im DNS den SPF-Eintrag mit «include:_spf.bexio.com». Danach verifizieren Sie den Absender in bexio. Die Übernahme einer DNS-Änderung kann bis zu 24 Stunden dauern.

Für das ganze bexio-Konto gibt es nur einen Standard-Absender.

Nach dem Versand: Sendezentrale und Alternativen

In der Sendezentrale unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Sendezentrale» sehen Sie alle versendeten Dokumente, filterbar nach Angeboten, Aufträgen, Rechnungen und Mahnungen. Klickt der Empfänger auf den Link, wechselt der Status von «Gesendet» auf «Rückmeldung erhalten». So erkennen Sie, welche Offerte gelesen wurde und wo sich ein Anruf lohnt. Wie Sie danach nachfassen, zeigt der Beitrag Offerten nachfassen.

Arbeiten Sie lieber mit Outlook oder Apple Mail, fahren Sie mit der Maus über den Pfeil neben der Senden-Schaltfläche und wählen den Versand über Ihr E-Mail-Programm. Sie können das Dokument dabei als gesendet markieren. Ihr Programm öffnet sich mit Empfänger, Betreff und dem Text aus Ihrer bexio-Vorlage.

Häufige Fragen

Warum landen Antworten nicht in meinem Postfach?

Antworten gehen an die Antwortadresse. Standardmässig ist das die Adresse des Benutzers, der versendet hat. Haben Sie einen anderen Standard-Absender eingerichtet, gilt dessen Antwortadresse.

Kann ich mehrere Offerten auf einmal versenden?

Ja, mit dem Sammelversand. Dabei erhalten Ihre Kunden nur den Online-Link. PDF-Dateien hängt bexio nur beim Einzelversand automatisch an.

Was tun, wenn der Online-Link abgelaufen ist?

Exportieren Sie das Dokument als PDF und senden Sie es mit Ihrem eigenen E-Mail-Programm. Das empfiehlt auch die bexio-Hilfe.

Fazit

Mit einer eigenen E-Mail-Vorlage für Angebote, einem klaren Absender und dem Online-Link versenden Sie Offerten in wenigen Klicks. Der Link bringt Lesebestätigung und Online-Annahme, das PDF sichert die Offerte über die 365 Tage hinaus. Prüfen Sie vor jedem Versand die Vorschau, zum Beispiel mit der Checkliste vor dem Versand.