Nummernkreise und Dokumentnummern in bexio einstellen

Die Nummern für Angebote und die übrigen Verkaufsdokumente stellen Sie in bexio pro Dokumenttyp unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module» ein. Mit Platzhaltern wie %jahr% und %nummer% bauen Sie das Format, dazu legen Sie Startnummer und Mindestlänge fest. Soll die Zählung jedes Jahr neu beginnen, richten Sie das vor dem Jahreswechsel ein.

Wo Sie den Nummernkreis einstellen

1. Öffnen Sie «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module».
2. Klicken Sie unter den Standardeinstellungen der Dokumenttypen auf den gewünschten Typ, zum Beispiel «Angebot».
3. Legen Sie Format, Startnummer und Mindestlänge fest.
4. Entscheiden Sie, ob bexio die Nummer automatisch vergibt oder ob Sie sie bei jedem Dokument von Hand eingeben.
5. Speichern Sie.

Die Einstellungsseiten sind für alle Dokumenttypen gleich aufgebaut. So können Sie für Angebote und Rechnungen unterschiedliche Formate definieren. Welche weiteren Standards Sie dort festlegen, erklärt der Beitrag Einstellungen für Verkaufsdokumente.

Das Format mit Platzhaltern bauen

Platzhalter stehen zwischen zwei Prozentzeichen. bexio kennt laut Hilfe diese fünf:

Die bexio-Hilfe zeigt als Beispiel das Format %jahr%-%nummer%, das Nummern wie 2026-001 ergibt. Die Schnittstellen-Dokumentation von bexio zeigt eine Angebotsnummer im Stil AN-00001. Ein Kürzel pro Dokumenttyp wie «AN» für Angebot und «RE» für Rechnung hilft im Alltag: Am Telefon ist sofort klar, um welches Dokument es geht.

Drei Empfehlungen:

• Kurz halten: Ein Format aus Kürzel, Jahr und laufender Nummer ist eindeutig und gut lesbar. Tag und Monat machen Nummern länger. Nehmen Sie sie nur auf, wenn Sie sie wirklich brauchen.
• Mindestlänge setzen: Mit einer festen Länge sortieren sich Nummern in Listen und Dateinamen korrekt.
• %kunde% mit Bedacht: Kontaktnummern lassen sich in bexio von Hand ändern, und archivierte Nummern werden wieder frei. Eine Kundennummer im Dokument kann deshalb später zu einem anderen Kontakt passen.

Nutzen Sie die Nummer auch in der Kommunikation. In E-Mail-Vorlagen setzen die grünen Platzhalter Angaben zum Dokument ein, darunter die Dokumentnummer, auf Wunsch auch im Betreff. So kann der Kunde bei Rückfragen die Offertnummer nennen.

Jährlich neu beginnen

Viele Betriebe starten jedes Jahr bei 1. So richten Sie das ein:

1. Öffnen Sie «Funktionen & Module» und wählen Sie den Dokumenttyp.
2. Aktivieren Sie «Jedes Jahr neu beginnen». Nehmen Sie %jahr% ins Format auf, damit die Jahreszahl in der Nummer steht.
3. Speichern Sie und klicken Sie auf «Nummernkreise festlegen».
4. Wählen Sie, ob die Nummerierung mit dem Startwert vom Vorjahr weiterläuft oder mit einem bestimmten Wert neu beginnt.
5. Speichern Sie und wiederholen Sie die Schritte für jeden weiteren Dokumenttyp.

Wichtig: Laut bexio-Hilfe müssen Sie diese Einstellungen vor Ende des laufenden Jahres vornehmen, damit sie ab dem 1. Januar wirken. Tragen Sie sich dafür einen festen Termin im Dezember ein.

Im Ausgabenmodul läuft es anders: Für Aufwendungen, Lieferantenrechnungen und Gutschriften gibt es laut bexio-Hilfe kein Kontrollkästchen für den Neustart. Dort ändern Sie zum Jahreswechsel nur das Präfix in den Dokumenteinstellungen, etwa von 2026 auf 2027.

Lücken vermeiden: stornieren statt löschen

Löschen Sie ein Dokument über das Papierkorb-Symbol, setzt bexio den Nummernkreis nicht zurück. Die Nummer wird nicht erneut vergeben, ausser es war die höchste Nummer. Es entsteht eine Lücke.

Für Angebote gilt zusätzlich: Löschen ist nur im Status «Entwurf» möglich und unwiderruflich. bexio empfiehlt, verlorene Angebote auf «Abgelehnt» zu belassen und andere Dokumente zu stornieren statt zu löschen. So bleiben Historie und Nachvollziehbarkeit erhalten. Das passt zu den Grundsätzen ordnungsmässiger Buchführung, die unter anderem eine vollständige, systematische Erfassung und die Nachprüfbarkeit verlangen (Art. 957a Abs. 2 OR).

Müssen Sie eine gelöschte Nummer trotzdem erneut vergeben, beschreibt die bexio-Hilfe einen Weg: In den Standardeinstellungen des Dokumenttyps das Häkchen bei «Nummer automatisch vergeben» entfernen, das Dokument mit der gewünschten Nummer erstellen und danach die automatische Nummerierung sofort wieder aktivieren.

Projekte und Kontakte haben eigene Nummern

Projektnummern stellen Sie separat ein, unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Stammdaten» → «Projekte: Dokumenteneinstellung». Auch dort gibt es automatische Vergabe, Startnummer, Mindestlänge, ein Format mit Platzhaltern und den jährlichen Neustart. Wie Sie Projekte sinnvoll benennen, zeigt der Beitrag Projektnamen mit System.

Kontaktnummern funktionieren anders: bexio nimmt die höchste aktive Nummer und zählt eins dazu. Erlaubt sind nur Zahlen.

Häufige Fragen

Was passiert, wenn ich den Neustart erst im Januar einrichte?

Laut bexio-Hilfe müssen die jährlichen Nummernkreise vor Jahresende aktiviert sein, damit sie ab dem 1. Januar greifen. Richten Sie die Einstellung deshalb im Dezember ein und prüfen Sie das erste Dokument im neuen Jahr.

Kann ich Nummern von Hand vergeben?

Ja. Entfernen Sie in den Standardeinstellungen das Häkchen bei «Nummer automatisch vergeben». Dann geben Sie die Nummer bei jedem neuen Dokument selbst ein. Mit der automatischen Vergabe müssen Sie sich dagegen nicht merken, welche Nummer als nächste an der Reihe ist.

Warum fehlt in meiner Liste eine Nummer?

Meist wurde ein Dokument gelöscht. bexio vergibt diese Nummer nicht automatisch neu. Halten Sie den Grund fest, damit die Lücke später erklärbar ist. Wie lange Sie Unterlagen aufbewahren müssen, erklärt der Beitrag Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen.

Fazit

Legen Sie für jeden Dokumenttyp ein kurzes, eindeutiges Format fest, idealerweise mit Kürzel, Jahr und laufender Nummer. Aktivieren Sie den jährlichen Neustart rechtzeitig vor dem Jahreswechsel und für jeden Typ einzeln. Und behalten Sie verlorene Angebote als «Abgelehnt», statt sie zu löschen.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.