Teilrechnungen und Akontorechnungen richtig stellen

Teilrechnungen stellen Sie in bexio aus einem Auftrag im Status «Offen», im Reiter «Teilrechnungen». Eine eigene Funktion für Akontorechnungen gibt es nicht. Eine Anzahlung erfassen Sie als Kundenbuchung und verrechnen sie mit der Schlussrechnung. Bei der MWST entsteht die Steuerschuld bei einer Vorauszahlung mit dem Zahlungseingang. Bei einer Teilrechnung entsteht sie, wenn Sie nach vereinbarten Entgelten abrechnen, mit deren Ausgabe oder mit der Teilzahlung.

Anzahlung, Teilrechnung, Schlussrechnung

bexio unterscheidet so: Bei einer Anzahlung (Akonto) leistet der Kunde vor der vollständigen Leistung eine Zahlung, die später von der Schlussrechnung abgezogen wird. Das passt, wenn der Endbetrag noch offen ist. Bei einer Teilrechnung steht der Gesamtbetrag fest, die Zahlung verteilt sich auf mehrere Fälligkeiten. Die Schlussrechnung ist die finale Abrechnung. Sie listet laut bexio die erbrachten Leistungen, die bisherigen Zahlungen und den offenen Betrag auf.

Die MWST fragt anders. Nach der ESTV liegt eine Vorauszahlung vor, wenn im Zeitpunkt der Entstehung der Steuerforderung noch keine Leistung erbracht ist. Eine Teilzahlung liegt vor, wenn erst der mit der Zahlung abgegoltene Teil der Leistung erbracht wurde. Entscheidend ist also, ob schon geleistet wurde.

Wie Sie Anzahlung, Zahlungsplan und Fristen in der Offerte formulieren, steht im Beitrag Zahlungsbedingungen in Offerten: Anzahlung, Teilrechnung, Skonto. Hier geht es um das Stellen der Rechnungen.

Teilrechnungen aus dem Auftrag stellen

Der Auftrag entsteht aus einer bestätigten Offerte, wie der Beitrag Offerte in Auftrag und Rechnung umwandeln zeigt. Danach gehen Sie so vor:

1. Prüfen Sie, dass der Auftragsbetrag definitiv ist. Sobald Teilrechnungen erstellt sind, kann er nicht mehr geändert werden.
2. Öffnen Sie unter «Verkauf» → «Aufträge» den Auftrag. Er muss auf «Offen» stehen, sonst fehlt der Reiter «Teilrechnungen».
3. Legen Sie im Reiter «Teilrechnungen» die Anzahl und die Aufteilung fest. Möglich sind proportionale Werte (Brüche oder Prozent) oder feste Beträge. Die Summe muss exakt dem Auftragsbetrag entsprechen. Speichern Sie den Plan.
4. Klicken Sie auf «Teilrechnung 1 erstellen», später auf die jeweils nächste. Die Rechnung entsteht als Entwurf. Prüfen Sie Zahlungskonditionen, Rechnungsadresse sowie Kopf- und Fusstext und klicken Sie auf «Verrechnen».
5. Den Fortschritt sehen Sie im Reiter «Dokumentenfluss» des Auftrags.

Diese Variante empfiehlt bexio, weil das System die MWST und den Zahlungsabgleich auf den Teilrechnungen automatisch verwaltet. Haben Sie noch keine Teilrechnung generiert, löschen Sie den Plan mit «Teilrechnungen löschen» und konfigurieren neu. Eine bereits erstellte Teilrechnung stornieren Sie unter «Verkauf» → «Rechnungen» oder gleichen sie mit einer Gutschrift aus, siehe Gutschriften in bexio erstellen.

Anzahlung als Kundenbuchung erfassen

Zahlt der Kunde, ohne dass eine Rechnung existiert, oder steht der Endbetrag noch nicht fest, bleibt die Kundenbuchung:

1. Erfassen Sie den Zahlungseingang im Banking als «Kundenbuchung». Der Kontakt ist dabei zwingend. Die Buchung sehen Sie danach im Kontakt unter «Finanzen».
2. bexio führt solche Beträge laut Hilfe auf dem Kundenkonto «2030 - Erhaltene Anzahlungen von Dritten».
3. Erstellen Sie die Schlussrechnung und buchen Sie das Guthaben ab. Das geht, solange die Rechnung den Status «Offen» hat.

Mehrere Rechnungen im Voraus zu erstellen und später zu einer Gesamtrechnung zusammenzufügen, ist in bexio nicht möglich. Die bexio-Hilfe zu Anzahlungen erwähnt die MWST nur bei der Variante mit Teilrechnungen. Klären Sie deshalb mit Ihrem Treuhänder, wie die Steuer auf einer Anzahlung in Ihre Abrechnung gelangt.

So behandelt die MWST Anzahlungen und Teilrechnungen

Entscheidend ist der Zeitpunkt, in dem die Steuerschuld entsteht. Art. 40 MWSTG regelt ihn je nach Abrechnungsart:

Die ESTV folgert daraus für das Baugewerbe: Bei vereinbarten Entgelten deklarieren Sie Teilrechnungen in der Abrechnungsperiode, in der Sie diese ausgestellt haben. Vorauszahlungen deklarieren Sie in der Periode, in der Sie das Entgelt vereinnahmen. Ob Rechnung und Zahlung in dieselbe Periode fallen, kann deshalb eine Rolle spielen.

Zwei weitere Punkte:

• Steuersatz: Ändert sich ein Satz, zählt laut ESTV weder das Rechnungs- noch das Zahlungsdatum, sondern der Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistungserbringung.
• Rechnungsinhalt: Jede Teilrechnung ist eine Rechnung nach Art. 26 MWSTG. Sie nennt Art, Gegenstand und Umfang der Leistung, das Datum oder den Zeitraum der Leistung, das Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Halten Sie in der Teilrechnung fest, welche Leistung bis wann erbracht wurde. Die Details stehen im Beitrag Pflichtangaben auf Rechnungen in der Schweiz.

Ein Beispiel für eine Schlussrechnung an die Beispiel AG, nachdem die Anzahlung bezahlt wurde:

Im Beispiel haben Sie die Steuer von CHF 486.00 bereits bei der Anzahlung deklariert. Mit der Schlussrechnung kommen die restlichen CHF 1'134.00 hinzu. bexio rät, die MWST für jede Teilzahlung und den noch fälligen Betrag getrennt aufzuführen, also nicht nur Bruttobeträge zu nennen.

Häufige Fragen

Muss ich für eine Anzahlung eine Rechnung stellen?

Auf Verlangen des Kunden müssen Sie eine Rechnung ausstellen (Art. 26 Abs. 1 MWSTG). Die Steuerschuld entsteht bei Vorauszahlungen unabhängig davon mit der Vereinnahmung des Entgelts, auch bei Leistungen ohne Rechnungsstellung (Art. 40 Abs. 1 Bst. c MWSTG). Als Beleg für Ihren Kunden ist eine Rechnung in jedem Fall sinnvoll.

Kann ich den Auftragsbetrag nach dem Anlegen der Teilrechnungen ändern?

Nein, bexio sperrt den Betrag, sobald Teilrechnungen erstellt sind. Ist noch keine Teilrechnung generiert, löschen Sie den Plan und legen ihn neu an.

Was gilt, wenn der Endbetrag noch nicht feststeht?

Dann passt die Kundenbuchung, weil Teilrechnungen einen festen Auftragsbetrag voraussetzen. Die Anzahlung verrechnen Sie später mit der Rechnung über die tatsächliche Leistung.

Fazit

Teilrechnungen aus dem Auftrag sind in bexio der einfachste Weg, weil der Plan, die MWST und der Zahlungsabgleich zusammenhängen. Die Kundenbuchung eignet sich für Anzahlungen bei offenem Endbetrag, verlangt aber mehr Abstimmung mit dem Treuhänder. Steuerlich zählt, ob schon geleistet wurde und ob Sie nach vereinbarten oder vereinnahmten Entgelten abrechnen.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.