Gültigkeit und Status von Offerten in bexio im Griff

Eine Offerte bleibt unter Kontrolle, wenn sie ein konkretes Gültigkeitsdatum trägt und ihr Status stimmt. In bexio durchläuft ein Angebot die Status «Entwurf», «Offen», «Bestätigt» und «Abgelehnt». Ob ein offenes Angebot noch gilt, zeigt der Status nicht, denn die Frist überwachen Sie selbst.

Gültigkeit festlegen

Eine Offerte ist rechtlich ein Antrag. Setzen Sie eine Frist für die Annahme, sind Sie bis zu deren Ablauf gebunden. Trifft bis dahin keine Annahme ein, sind Sie wieder frei (Art. 3 OR). Ohne Frist bleiben Sie unter Abwesenden so lange gebunden, bis Sie eine Antwort erwarten dürfen (Art. 5 OR). Dieser Zeitpunkt ist unscharf und führt leicht zu Streit. Die Grundlagen erklärt der Beitrag Ist eine Offerte verbindlich?.

So setzen Sie die Gültigkeit in bexio um:

• Datum am Angebot: bexio führt zu jedem Angebot ein Gültigkeitsdatum. Die Dokumentation der Schnittstelle nennt die Felder «is_valid_from» und «is_valid_until». Auch bexio selbst zählt «Datum oder Zeitraum der Gültigkeit» zu den Angaben, die in eine Offerte gehören.
• Satz im Text: Schreiben Sie die Frist zusätzlich in den Kopf- oder Fusstext, zum Beispiel «Diese Offerte gilt bis 30. November 2026.» Standardtexte pro Dokumenttyp legen Sie unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module» fest. Im einzelnen Dokument passen Sie sie im Reiter «Texte» an.
• Vorschau: Welche Elemente in Kopfzeile, Spalten und Fusszeile erscheinen, bestimmt die Dokumentvorlage. Prüfen Sie in der Vorschau, ob das Datum im PDF steht.

Wählen Sie die Frist so, dass Ihre Einkaufspreise und Termine in dieser Zeit halten. Ein festes Datum ist klarer als «30 Tage», weil es nicht vom Versanddatum abhängt.

Die vier Status im Überblick

Die Hilfe nennt «Bestätigt» teils auch «akzeptiert», und bexio.com spricht von «angenommen». Gemeint ist derselbe Status.

Zwischen den Status wechseln Sie so:

• Entwurf zu Offen: mit «Angebot ist gestellt».
• Offen zu Entwurf: mit «Angebot als Entwurf markieren».
• Bestätigt oder Abgelehnt zu Offen: mit «Angebot erneut bearbeiten».

Löschen können Sie ein Angebot nur im Status «Entwurf», und das Löschen ist unwiderruflich. Wer ein offenes, bestätigtes oder abgelehntes Angebot löschen will, muss es erst über die genannten Aktionen zurücksetzen. Meist ist das nicht sinnvoll: Mit dem Status «Abgelehnt» bleibt die Historie im Konto erhalten.

Die Rückmeldung des Kunden verfolgen

Versenden Sie das Angebot mit dem Online-Link, kann der Kunde es annehmen, ablehnen und kommentieren. Das Online-Dokument meldet Ihnen ausserdem, wann der Kunde es geöffnet hat. Diese Rückmeldungen laufen so ein:

1. E-Mail an die Ansprechperson: Kommentiert der Kunde, nimmt er an oder lehnt er ab, benachrichtigt bexio die im Dokument eingetragene Ansprechperson. Das Feld finden Sie im Reiter «Einstellungen» des Dokuments.
2. Sendezentrale: Unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Sendezentrale» sehen Sie alle versendeten Dokumente. Sobald der Empfänger den Link öffnet, wechselt der Versandstatus von «Gesendet» auf «Rückmeldung erhalten».
3. Status prüfen: Kontrollieren Sie nach einer Online-Annahme den Status des Angebots, bevor Sie Auftrag oder Rechnung erstellen. Wie die Umwandlung funktioniert, zeigt der Beitrag Offerte in Auftrag und Rechnung umwandeln.

Der Online-Link bleibt 365 Tage ab Erstellung des Dokuments zugänglich. Das ist eine technische Frist und nicht die Gültigkeit Ihrer Offerte.

Abgelaufene Offerten abschliessen

Nach Ablauf der Frist sind Sie nicht mehr gebunden, wenn keine Annahme rechtzeitig eingetroffen ist. Die bexio-Hilfe und die Dokumentation der Schnittstelle beschreiben keinen automatischen Statuswechsel, wenn die Frist endet. Gehen Sie deshalb davon aus, dass ein Angebot «Offen» bleibt, bis Sie den Status ändern. Eine feste Routine verhindert, dass Offerten monatelang offen herumliegen:

1. Rufen Sie die Angebote im Status «Offen» auf und prüfen Sie die Gültigkeit.
2. Fassen Sie bei Offerten nach, deren Frist bald endet. Wie oft und mit welchen Worten, zeigt der Beitrag Offerten nachfassen.
3. Entscheiden Sie bei abgelaufenen Offerten: verlängern oder abschliessen.
4. Setzen Sie abgesagte oder aufgegebene Offerten auf «Abgelehnt».
5. Wandeln Sie bestätigte Angebote in Aufträge oder Rechnungen um.

Verlängern Sie nie stillschweigend. Prüfen Sie Preise und Termine, passen Sie das Datum an und stellen Sie das Angebot erneut. Dazu setzen Sie ein offenes Angebot mit «Angebot als Entwurf markieren» zurück und informieren den Kunden über die neue Frist.

Gepflegte Status zahlen sich bei Auswertungen aus. Unter «Verkauf» → «Analyse» laden Sie die Positionsdaten Ihrer Rechnungen, Aufträge und Angebote für einen Zeitraum als Excel-Datei herunter. Die Datei enthält auch die Status, zum Beispiel «Offen», «Bestätigt» und «Abgelehnt». Daraus berechnen Sie, wie viele Offerten zum Auftrag führen. Wie Sie Ihre Offerten laufend überwachen, steht im Beitrag Offerten-Pipeline in bexio überwachen.

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Häufige Fragen

Was gilt, wenn der Kunde nach Ablauf der Gültigkeit zusagt?

Sie sind dann nicht mehr gebunden (Art. 3 Abs. 2 OR) und entscheiden selbst, ob Sie zu denselben Bedingungen annehmen. Der Online-Link bleibt 365 Tage zugänglich. Ob bexio eine Annahme nach dem Gültigkeitsdatum sperrt, beschreibt die Hilfe nicht. Prüfen Sie jede späte Zusage, bevor Sie den Auftrag erstellen.

Soll ich abgelehnte Offerten löschen?

Nein. Löschen ist unwiderruflich und nur im Entwurf möglich. Belassen Sie die Offerte auf «Abgelehnt», dann bleibt die Historie erhalten und fliesst in Ihre Auswertungen ein.

Kann ich eine Offerte nachträglich ändern?

Ja, über den Weg zurück in den Entwurf: Ein offenes Angebot setzen Sie mit «Angebot als Entwurf markieren» zurück, ein bestätigtes oder abgelehntes zuerst mit «Angebot erneut bearbeiten». Danach stellen Sie es erneut. Informieren Sie den Kunden über jede Änderung, die er bereits erhalten hat.

Fazit

Ein festes Gültigkeitsdatum schützt Sie rechtlich und gibt Ihnen einen Anlass zum Nachfassen. Die vier Status zeigen den Stand jeder Offerte, schliessen abgelaufene Angebote aber nicht von selbst ab. Wer offene Angebote regelmässig prüft und den Status sauber pflegt, verliert keine Offerte aus den Augen und erhält verlässliche Zahlen für den Vertrieb.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.