Rechnung in bexio erstellen: Schritt für Schritt

Eine Rechnung erstellen Sie in bexio im Bereich «Verkauf» unter «Rechnungen» oder direkt aus einer bestätigten Offerte, einem Auftrag oder einem Projekt. Wer die Standards einmal richtig einrichtet, braucht pro Rechnung nur noch wenige Klicks. Diese Anleitung führt Sie durch Vorbereitung, Erfassung, Prüfung und Versand.

Vorbereitung: einmal einrichten, dann profitieren

Diese Einstellungen gelten für alle neuen Rechnungen. Sie ersparen Ihnen bei jeder Rechnung Handarbeit.

1. Bankkonto mit QR-Rechnung: Im Banking öffnen Sie Ihr Konto mit «Bankkonto bearbeiten» und aktivieren «Rechnung mit QR-Code». Welche Variante passt, erklärt der Beitrag QR-Rechnung: was KMU wissen müssen.
2. Zahlungsvorlage: Unter «Einstellungen» > «Alle Einstellungen» > «Funktionen & Module» > «Zahlungsvorlagen» legen Sie Frist, Zahlungsart und auf Wunsch Skonto fest. Wichtig: Die Zahlungsbedingungen erscheinen nur auf der Rechnung, wenn das Feld «Zusatztext» ausgefüllt ist.
3. Standards für Rechnungen: Unter «Einstellungen» > «Alle Einstellungen» > «Funktionen & Module» wählen Sie den Dokumenttyp Rechnungen. Dort bestimmen Sie Vorlage, Bankkonto, Zahlungsvorlage, Nummernkreis sowie Kopf- und Fusstexte je Sprache.
4. Nummernkreis: Für das Format stehen Platzhalter wie %nummer%, %kunde%, %jahr%, %monat% und %tag% zur Verfügung.
5. Netto oder Brutto: Ob Preise ohne oder mit MWST gerechnet werden, stellen Sie unter «Einstellungen» > «Alle Einstellungen» > «Buchhaltung» > «Standard MWST-Einstellungen für Ihre Dokumente» ein. Die Änderung gilt nur für neue Dokumente.
6. Vorlage gestalten: Logo, Briefpapier, Farben und Schriften passen Sie in der Dokumentvorlage an. Dort können Sie auch ein PDF an jede Rechnung anhängen lassen, zum Beispiel Ihre AGB.

Schritt 1: Rechnung anlegen

Je nach Ausgangslage gibt es drei Wege:

• Aus einer Offerte: Die Offerte muss den Status «Bestätigt» haben. Dann klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf «Rechnung erstellen», wählen die Positionen aus und speichern. Die Offerte bleibt als Vorgängerdokument im Belegfluss verknüpft. Details zum Ablauf über Offerte und Auftrag finden Sie im Beitrag Offerte in Auftrag und Rechnung umwandeln.
• Aus einem Projekt: Im Projekt öffnen Sie den Reiter «Belegfluss» und klicken auf «Neue Rechnung». Erfasste Zeiten und Aufwendungen übernehmen Sie mit «Leistungen importieren» und «Aufwendungen importieren».
• Neu: Unter «Verkauf» > «Rechnungen» legen Sie eine neue Rechnung an. Im ersten Fenster wählen Sie Kontakt, Datum und, falls vorhanden, das Projekt. Das Projekt muss bereits erfasst sein, damit es in der Suche erscheint.

Schritt 2: Positionen erfassen

Nach dem Anlegen landen Sie im Reiter «Positionen». Dort stehen Ihnen diese Arten zur Verfügung:

Die Reihenfolge ändern Sie per Drag-and-Drop. Optionale Positionen gibt es nur in Offerten und Aufträgen, nicht in Rechnungen. Eine Rechnung mit einem Gesamtbetrag von null oder weniger kann bexio nicht erstellen. Für Gratisleistungen empfiehlt bexio einen Auftrag statt einer Rechnung.

Schritt 3: Einstellungen, Konditionen und Texte prüfen

Oberhalb der Positionen finden Sie weitere Reiter. Im Reiter «Einstellungen» passen Sie für diese eine Rechnung zum Beispiel Bankkonto oder Netto- und Bruttoberechnung an. Im Reiter «Konditionen» wählen Sie bei Bedarf eine andere Zahlungsvorlage und klicken auf «Vorlage verwenden». Im Reiter «Texte» bearbeiten Sie Kopf- und Fusstext.

Kurze Prüfliste vor dem Versand:

• Ist der Empfänger richtig und die Adresse vollständig mit Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort und Land? Fehlt etwas davon, blendet bexio im QR-Zahlteil den Block «Zahlbar durch» aus.
• Ist die Rechnung in CHF oder EUR? Nur dann erzeugt bexio einen QR-Code.
• Stimmen Leistungsdatum oder Leistungszeitraum, Mengen, Preise und MWST-Satz?
• Stehen Zahlungsfrist und gegebenenfalls Skonto auf dem Dokument?

Welche Angaben eine Rechnung in der Schweiz enthalten muss, erklärt der Beitrag Pflichtangaben auf Rechnungen in der Schweiz.

Schritt 4: Rechnung versenden

1. Klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf «Rechnung per E-Mail senden».
2. Prüfen Sie die Empfänger. Sie können bis zu fünf Empfänger und bis zu vier Kopien eintragen.
3. Beim Einzelversand enthält die E-Mail einen Link zum Online-Dokument und das PDF als Anhang. Der Link bleibt 365 Tage ab Erstellung des Dokuments gültig.
4. Klicken Sie auf «Rechnung senden». Der Status wechselt von «Entwurf» auf «Offen».

Alternativ senden Sie über Ihr eigenes E-Mail-Programm: Fahren Sie mit der Maus über den Pfeil neben der Versand-Schaltfläche und wählen Sie «Rechnung über E-Mail-Programm senden». Den Versandverlauf sehen Sie unter «Einstellungen» > «Alle Einstellungen» > «Sendezentrale».

Viele Rechnungen beginnen mit einer Offerte. efatto, der digitale Innendienst für bexio, erstellt Offerten und Kontakte per Sprachnachricht als Entwurf in Ihrem bexio. Sie prüfen und geben frei. Aus der bestätigten Offerte erstellen Sie dann wie oben beschrieben die Rechnung oder lassen efatto den Entwurf vorbereiten, siehe Rechnungen. Demo anfragen

Nach dem Versand: ändern oder korrigieren

Was Sie noch ändern können, hängt vom Status ab:

• Entwurf: Alles ist änderbar. Löschen geht über das Papierkorb-Symbol.
• Offen oder Überfällig: Mit «Rechnung erneut bearbeiten» setzen Sie die Rechnung zurück auf «Entwurf». Das geht nur, solange keine Zahlung erfasst ist.
• Teilweise bezahlt oder Bezahlt: Der Inhalt ist gesperrt. Ändern lassen sich nur noch die Buchungskonten.

Bereits verschickte Rechnungen löschen Sie nicht. bexio empfiehlt stattdessen, die Rechnung zu stornieren, sofern diese Option verfügbar ist, oder eine Gutschrift zu erstellen. Wie das geht, zeigt der Beitrag Gutschriften in bexio erstellen.

Häufige Fragen

Warum fehlt auf meiner Rechnung der QR-Zahlteil?

Prüfen Sie zwei Punkte: Beim verwendeten Bankkonto muss «Rechnung mit QR-Code» aktiviert sein, und die Rechnung muss in CHF oder EUR lauten. Für andere Währungen erzeugt bexio keinen QR-Code.

Warum stehen meine Zahlungsbedingungen nicht auf der Rechnung?

In der Zahlungsvorlage ist das Feld «Zusatztext» leer. bexio druckt die Zahlungsbedingungen nur, wenn dieser Text ausgefüllt ist.

Kann ich mehrere Rechnungen auf einmal versenden?

Ja, über die Sammelaktion in der Rechnungsliste. Dabei erhalten Ihre Kunden aber nur den Link zum Online-Dokument, kein PDF im Anhang. Das PDF wird nur beim Einzelversand automatisch angehängt.

Fazit

Eine gute Rechnung in bexio beginnt bei den Standards: Bankkonto mit QR-Code, Zahlungsvorlage mit Zusatztext und eine saubere Vorlage. Danach erstellen Sie Rechnungen am schnellsten aus Offerte, Auftrag oder Projekt. Prüfen Sie Adresse, Währung, Beträge und Frist vor dem Versand, denn danach sind Änderungen nur noch eingeschränkt möglich.