Die Rechnung per Sprachnachricht, als Entwurf in bexio.
Sie sagen, für wen. efatto holt sich den Auftrag oder die Offerte, ergänzt die erfassten Rapporte und das Material und legt die Rechnung als Entwurf in bexio an. Prüfen, Versand und QR-Rechnung bleiben, wie Sie es gewohnt sind.
Von der Anfrage bis zum Entwurf.
Beispiele mit erfundenen Daten.
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1
Anfrage
«Rechnung für die Muster Immobilien AG, Lüftung Seeweg.» efatto findet Kunde und Auftrag. Gibt es mehrere, fragt es nach.
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2
Zusammenstellen
Die Positionen kommen aus dem Auftrag, ohne Auftrag aus der bestätigten Offerte. Dazu erledigte Rapporte und Zusatzmaterial, die noch nicht verrechnet sind.
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3
Prüfen
Sie sehen Positionen, Total und Prüfpunkte. «Die Fahrt streichen, die war im Preis inbegriffen.» Korrekturen sagen Sie einfach, efatto baut die Vorschau neu.
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4
Entwurf
Mit «Anlegen» liegt die Rechnung als Entwurf in bexio. Sie prüfen sie dort und versenden sie selbst.
Alles zusammentragen, was auf die Rechnung gehört.
Wir richten den Baustein auf Ihre Vorlagen, Texte und Zahlungsbedingungen ein. Was Sie sonst aus drei Fenstern in bexio zusammensuchen, steht in einer Vorschau.
- Aus dem bestehenden AuftragAlle Positionen des Auftrags, die noch nicht verrechnet sind. Im Belegfluss von bexio bleibt die Verknüpfung sichtbar.
- Direkt aus der OfferteGibt es keinen Auftrag, entsteht die Rechnung aus der bestätigten Offerte, mit den Positionen, die der Kunde bestellt hat.
- Rapporte und StundenErledigte, verrechenbare Stunden fliessen in die Rechnung ein. Danach stehen sie in bexio auf «Verrechnet».
- Material aus dem EinsatzZusatzmaterial aus den Rapporten erscheint als Position aus Ihrem Artikelstamm, zu Ihren Preisen.
- Vorschau mit Total und PrüfpunktenSie sehen, woher jede Position stammt und was die Rechnung kostet, bevor etwas in bexio entsteht.
- QR-Rechnung wie gewohntDen Zahlteil erzeugt bexio, nicht efatto. Er erscheint, wie Sie es in Ihrem Bankkonto eingestellt haben.
Der Zahlteil bleibt Sache von bexio.
efatto legt die Rechnung an, bexio erzeugt den QR-Zahlteil. Dafür muss im Bankkonto «Rechnung mit QR-Code» aktiv sein, und die Rechnung muss auf CHF oder EUR lauten. Fehlt in der Kundenadresse Strasse mit Nummer, PLZ mit Ort oder das Land, blendet bexio den Block «Zahlbar durch» aus.
Alles Wissenswerte zu Varianten und Stolpersteinen steht im Ratgeber QR-Rechnung: was KMU wissen müssen.
Was bexio selbst kann.
In bexio entsteht eine Rechnung aus der bestätigten Offerte, aus dem Auftrag oder aus dem Projekt, erfasste Zeiten und Aufwendungen übernehmen Sie per Import. Mit dem Versand per E-Mail wechselt der Status von «Entwurf» auf «Offen». Den Weg Schritt für Schritt zeigt der Ratgeber Rechnung in bexio erstellen. Welche Angaben eine Rechnung in der Schweiz enthalten muss, erklärt der Ratgeber Pflichtangaben auf Rechnungen.
efatto verbindet diese Wege zu einem Satz: Sie sagen, für wen. efatto sucht die passende Grundlage in Ihrem bexio und fragt nach, wenn es mehrere gibt. Den Rest erledigen Sie wie bisher in bexio.
Die Rechnung geht erst raus, wenn Sie klicken.
- Nur EntwürfeDie Rechnung entsteht als Entwurf. Prüfen und Versenden bleiben bei Ihnen, der letzte Klick gehört Ihnen.
- Kein Versand an Kundenefatto verschickt keine Rechnungen. Zahlungen löst es ebenfalls keine aus.
- Löscht nichtsefatto löscht keine Rechnungen. Korrekturen an versendeten Rechnungen laufen bei Ihnen in bexio über Stornierung oder Gutschrift.
Gut zu wissen.
Was gilt, wenn es keinen Auftrag gibt?
Dann nimmt efatto die Offerte als Grundlage. In bexio muss sie dafür auf «Bestätigt» stehen. Übernommen werden die Positionen, die der Kunde bestellt hat. Optionen, die er abgelehnt hat, bleiben draussen. Mehr zur Wahl des Weges im Ratgeber Offerte in Auftrag und Rechnung umwandeln.
Wird Material oder eine Stunde doppelt berechnet?
Dafür sorgt bexio. Importierte Zeiten setzt es automatisch auf «Verrechnet», und die Schlussrechnung aus dem Auftrag fasst nur Artikel zusammen, die noch nicht verrechnet sind. Prüfen Sie im Belegfluss, dass nichts doppelt auftaucht, wenn Sie Wege mischen.
Und bei Teilrechnungen und Anzahlungen?
Teilrechnungen richten Sie in bexio im Auftrag ein, der Auftragsbetrag sollte dafür definitiv sein. Anzahlungen laufen über die Kundenbuchung. Beides erklärt der Ratgeber Teilrechnungen und Akontorechnungen richtig stellen.
Ihre Rechnungen, vorbereitet in bexio.
In der Demo zeigen wir, wie aus Auftrag, Rapport und Material eine Rechnung wird, mit Beispielen aus Ihrer Branche. Weitere Bausteine finden Sie unter Funktionen.