Lager in bexio: Grundlagen für KMU

Das Lager in bexio führt Bestände für Produkte, die Sie als «Produkt mit Lager» markieren. Bestände bewegen sich über Aufträge mit Lieferscheinen und über Bestellungen bei Lieferanten; eine Rechnung allein löst keine Lagerbewegung aus.

Brauchen Sie ein Lager in bexio?

Bestellen Sie Material projektbezogen, brauchen Sie oft keine Bestandsführung. Ein Lager in bexio lohnt sich, wenn Sie Ware an Lager halten und wissen müssen, was noch verfügbar ist: Ersatzteile, Verbrauchsmaterial, Handelsware oder Geräte, die Sie regelmässig verbauen.

Entscheidend ist Ihr Ablauf. Laut bexio-Hilfe müssen Sie für eine korrekte Lagerführung zwingend mit Aufträgen arbeiten. Produkte auf Rechnungen lösen keine Lagerbewegungen aus. Gehen Sie heute direkt von der Offerte zur Rechnung, verändert sich Ihr Bestand also nicht. Wer das Lager nutzen will, braucht den Weg über Auftrag und Lieferschein. Wie Sie Offerten in Aufträge umwandeln, beschreibt der Beitrag Offerte in Auftrag und Rechnung umwandeln.

Prüfen Sie ausserdem Ihr Paket. Laut der Paketübersicht auf bexio.com gehört die Lagerverwaltung zu Optima und Ultimate, nicht zu Basic und Advanced. Einen Überblick gibt der Beitrag bexio-Pakete im Überblick.

Lager einrichten

1. Lagerorte anlegen: Unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Stammdaten» → «Produkte: Lagerorte» erfassen Sie Ihre Lagerorte, etwa Hauptlager und Servicefahrzeug.
2. Lagerplätze anlegen: Unter «Produkte: Lagerplätze» unterteilen Sie die Lagerorte weiter, zum Beispiel nach Regal. Ein Lagerplatz setzt einen bestehenden Lagerort voraus.
3. Produkte markieren: Im Produkt setzen Sie das Häkchen «Ist ein Produkt mit Lager». bexio verlangt dann einen Mindest- und einen Anfangsbestand. Auf Wunsch ergänzen Sie Lagerort und Dimensionen des Produkts.
4. Oder per Import: Enthält eine Importzeile einen Lagerbestand, aktiviert bexio das Lager für dieses Produkt. Bleibt das Feld leer, wird kein Lager aktiviert. Der Wert darf höchstens sechsstellig sein, Lagerorte und Lagerplätze müssen vorher bestehen.
5. Rechte festlegen: Das Benutzerrecht «Lagerverwaltung (Ein- & Ausgänge editieren)» steuert, wer Lagereinträge bearbeiten und löschen darf.

Den Mindestbestand legen Sie nicht nach Gefühl fest. Eine einfache Faustregel: Verbrauch während der Lieferzeit Ihres Lieferanten plus eine Reserve für Notfälle. Liefert der Grossist eine Armatur in fünf Arbeitstagen und Sie verbauen pro Woche vier Stück, liegt der Mindestbestand bei vier plus Reserve. Laut bexio zeigt die Lagerübersicht neben den Beständen auch Kennzahlen wie den Einkaufswert und den definierten Mindestbestand. So sehen Sie, welche Waren Sie nachbestellen müssen.

Den Aufbau des übrigen Artikelstamms beschreibt der Beitrag Artikelstamm in bexio aufbauen.

So bewegt sich der Bestand

Die bexio-Hilfe beschreibt genau, welcher Schritt welche Wirkung hat.

Einige Details aus der Praxis:

• Einen Lieferschein erstellen Sie nur aus einem Auftrag. Teillieferungen sind möglich, bis der Auftrag vollständig geliefert ist. Positionen mit null Einheiten erscheinen nicht auf dem Lieferschein, Preise zeigt er nie.
• Die Bestellung erzeugen Sie als PDF. Laut bexio-Hilfe ist ein direkter Versand per E-Mail aus bexio derzeit nicht möglich, Sie senden das PDF über Ihr eigenes E-Mail-Programm.
• Steigt der Bestand nach einem Liefereingang nicht, war das Produkt beim Einfügen in die Bestellung nicht als Lagerprodukt markiert. Entfernen Sie die Position, aktivieren Sie das Lager im Produkt und fügen Sie es erneut ein.

Inventur und Korrekturen

Bestände in bexio stimmen nur, solange jede Bewegung erfasst wird. Für alles andere gibt es manuelle Buchungen:

1. Öffnen Sie «Produkte» → «Eingänge / Ausgänge» und klicken Sie oben rechts auf «Neue Buchung».
2. Wählen Sie das Produkt. Auswählbar sind nur Produkte mit Lager.
3. Wählen Sie unter «Art» Eingang oder Ausgang, tragen Sie die Anzahl ein und speichern Sie.

Für eine Inventur exportieren Sie die Lagerbestände als Excel-Liste über das Pfeilsymbol «Aktuelle Liste exportieren». Zählen Sie, tragen Sie die Ist-Mengen ein und buchen Sie die Differenzen als Ein- oder Ausgang. Zählen Sie an einem Stichtag ohne Lieferungen und Bestellungen, sonst vergleichen Sie Zahlen von unterschiedlichen Zeitpunkten. Halten Sie bei jeder Korrektur kurz fest, warum sie nötig war, etwa Bruch, Schwund oder eine vergessene Lieferung. Auch die Liste der Eingänge und Ausgänge lässt sich so exportieren. Wann die Inventur im Jahresablauf ansteht, zeigt die Checkliste zum Jahresabschluss.

Sonderfall Set- und Produktionsprodukte

Set-Produkte bestehen aus mehreren anderen Produkten. Führen Sie das Set als normales Produkt und die Bestandteile als Lagerprodukte, bucht bexio bei der Auslieferung die Bestandteile aus. Ist das Set selbst ebenfalls als Lagerprodukt markiert, bucht bexio Set und Bestandteile. Für Produktionsprodukte führt das laut bexio-Hilfe zu Problemen mit den Lagerbeständen. Die Hilfe beschreibt dafür einen Lösungsweg mit einem separaten Lagerprodukt und einem internen Auftrag mit Lieferschein.

Häufige Fragen

Warum ändert sich mein Bestand nach einer Rechnung nicht?

Weil Rechnungen in bexio keine Lagerbewegungen auslösen. Erst der Lieferschein zu einem Auftrag bucht Ware aus. Fehlende Bewegungen korrigieren Sie über «Eingänge / Ausgänge».

Kann ich Dienstleistungen an Lager führen?

Nein. Laut bexio-Hilfe lässt sich bei Dienstleistungen kein Lager aktivieren. Das Lager steht nur Produkten der Art «Ware» offen.

Wie viele Lagerprodukte verträgt bexio?

bexio empfiehlt höchstens 50'000 Produkte mit Lagerverwaltung. Ohne Lagerverwaltung nennt bexio 150'000 Produkte.

Fazit

Das Lager in bexio liefert stimmige Bestände, wenn Ihr Ablauf dazu passt: Ware geht über Auftrag und Lieferschein hinaus und über Bestellung und Liefereingang herein. Markieren Sie nur Produkte als Lagerprodukt, deren Bestand Sie wirklich brauchen, und gleichen Sie die Bestände mit einer regelmässigen Inventur ab.