Das Wichtigste in Kürze
- bexio automatisiert vieles von sich aus: Vorlagen, wiederkehrende Rechnungen, Bankabgleich, Mahnwesen und Belegerkennung.
- Zapier und Make verbinden bexio mit anderen Programmen, etwa einem Webshop oder einem Formular. Dafür bauen und pflegen Sie Abläufe selbst.
- Die bexio-Schnittstelle erlaubt alles Individuelle, braucht aber Entwicklung.
- Offerten, Kontakte, Aufträge, Rapporte, Rechnungen und Wartungen per Sprachnachricht erledigt efatto direkt in bexio, nach Ihrer Freigabe. Offerten entstehen auf Deutsch, Französisch oder Italienisch.
Was bexio selbst automatisiert
Bevor Sie ein Werkzeug dazunehmen, lohnt sich ein Blick auf die Bordmittel. Viele Betriebe nutzen nur einen Teil davon.
- Vorlagen und Standardtexte: Einleitung, Bedingungen und Schluss stehen in jeder neuen Offerte. Mehr dazu im Ratgeber Standardtexte für Offerten.
- Wiederkehrende Rechnungen: für Abos und Wartungsverträge, siehe wiederkehrende Rechnungen.
- Bankanbindung und Zahlungsabgleich: Zahlungen werden offenen Rechnungen zugeordnet, siehe Zahlungseingänge abgleichen.
- Mahnwesen: Mahnstufen mit Fristen und Texten.
- Belegerkennung: bexio liest Belege mit KI-gestützter Erkennung aus und baut diese Funktionen laut eigenen Angaben weiter aus.
Was bexio nicht abnimmt: die Offerte selbst. Kunde suchen, Positionen zusammenstellen, Mengen rechnen und Texte anpassen bleibt Handarbeit am Bildschirm.
Zapier und Make: Abläufe zwischen Programmen
Zapier und Make verbinden bexio mit hunderten anderen Diensten. Typische Abläufe: Ein neuer Kunde im Webshop wird als Kontakt in bexio angelegt, eine Rechnung landet als PDF in der Ablage, ein Formular auf der Website erzeugt eine Notiz. Programmieren müssen Sie dafür nicht, Sie bauen die Abläufe in einer grafischen Oberfläche.
Die Grenzen: Jeder Ablauf will gebaut, getestet und gepflegt werden. Für Offerten mit mehreren Positionen, Gruppen, Rabatten und eigenen Regeln wird das schnell aufwendig. Und je nach Menge der Ausführungen kosten die Dienste monatlich. Den Einstieg beschreibt der Ratgeber Zapier und Make mit bexio verbinden.
Die bexio-Schnittstelle: für Individuelles
Über die offizielle Schnittstelle lassen sich Kontakte, Artikel, Offerten, Rechnungen und Projekte lesen und anlegen. Damit ist fast alles möglich, aber nur mit Entwicklung, Betrieb und Pflege. Was dabei zu beachten ist, steht im Ratgeber Die bexio-Schnittstelle.
Der Innendienst per Sprachnachricht: efatto
efatto setzt dort an, wo die meiste Zeit liegt: bei der Offerte. Sie schicken eine Sprachnachricht oder einen Text über Telegram, zum Beispiel direkt nach der Besichtigung. efatto findet Kunde und Ansprechperson in bexio, stellt die Positionen aus Ihrem Artikelstamm zusammen, rechnet nach Ihren Regeln und zeigt eine Vorschau. Nach Ihrer Freigabe liegt die Offerte als Entwurf in bexio, das PDF kommt in den Chat.
- Offerten auf Deutsch, Französisch oder Italienisch
- Preise nur aus Ihrem Artikelstamm, Rabatte nur mit Begründung und innerhalb Ihrer Grenze
- Neue Kontakte mit Dublettenprüfung und Briefanrede
- Nur Entwürfe: efatto versendet nichts und löscht nichts
Nach demselben Muster übernimmt efatto auch die Schritte danach: aus der angenommenen Offerte den Auftrag, vom Einsatzort den Rapport, daraus die Rechnung, dazu Wartungen mit Kundenabnahme. Alle Bausteine zeigt die Seite Funktionen.
Einrichtung und Betrieb übernehmen wir. Sie brauchen kein Programmierwissen und bauen keine Abläufe selbst. Den Ablauf im Detail zeigt So funktioniert efatto.
Welcher Weg für welche Aufgabe?
| Aufgabe | bexio selbst | Zapier oder Make | efatto |
|---|---|---|---|
| Offerte aus einer Sprachnachricht | nein | nur mit grossem Eigenbau | ja |
| Offerte auf Französisch oder Italienisch diktieren | nein | nein | ja |
| Neuen Kontakt per Sprache anlegen | nein | nein | ja |
| Rechnung aus dem Auftrag per Sprachnachricht | nein, per Klick in bexio | nur mit grossem Eigenbau | ja |
| Rapport und Stunden per Sprachnachricht von der Baustelle | nein | bedingt | ja |
| Wartungstour und Kundenabnahme per Handy | nein | nein | ja |
| Kontakt aus Webshop oder Formular übernehmen | nein | ja | nein |
| Wiederkehrende Rechnungen | ja | nicht nötig | Wartungsvertrag per Sprachnachricht anlegen |
| Zahlungen abgleichen | ja | nicht nötig | nein |
| Belege erfassen | ja | bedingt | per Foto im Chat |
Die Wege schliessen sich nicht aus. Viele Betriebe nutzen die Bordmittel von bexio, Zapier für den Webshop und efatto für Offerten, Rapporte und Rechnungen unterwegs. Den direkten Vergleich finden Sie unter efatto, Zapier oder Make.
So gehen Sie vor
- Zeitfresser notieren: Wo verbringen Sie und Ihr Team die meiste Zeit am Bildschirm? Bei technischen Betrieben ist das meist die Offerte.
- Bordmittel ausschöpfen: Vorlagen, Standardtexte und einen gepflegten Artikelstamm einrichten. Davon profitiert jede weitere Automatisierung.
- Passenden Weg wählen: Abläufe zwischen Programmen mit Zapier oder Make, Offerten, Rapporte und Rechnungen per Sprache mit efatto, Sonderfälle über die Schnittstelle.
- Klein starten: mit einem Ablauf, der täglich vorkommt. Der Ratgeber Automatisierung im KMU-Büro hilft beim Einstieg.
Häufige Fragen
Kann bexio Offerten automatisch erstellen?
bexio füllt Kundendaten, Standardtexte und Artikel in eine neue Offerte, die Positionen wählen Sie aber selbst. Eine Offerte aus einer Sprachnachricht erstellt efatto: als Entwurf in bexio, mit Ihren Preisen und Vorlagen.
Braucht es Programmierkenntnisse?
Für die Bordmittel und für efatto nicht. Bei Zapier und Make bauen Sie Abläufe ohne Code, müssen sie aber selbst pflegen. Für die Schnittstelle braucht es Entwicklung.
Gibt es KI für bexio?
bexio nutzt KI-gestützte Erkennung für Belege. Für Offerten per Sprachnachricht gibt es efatto: Ein Sprachmodell versteht das Diktat, die Preise kommen aber immer aus Ihrem Artikelstamm und angelegt wird erst nach Ihrer Freigabe. Mehr im Ratgeber bexio und KI.
Sind meine Daten dabei geschützt?
Bei efatto ja: eigener Server in Deutschland, getrennt je Kunde, nur Entwürfe, Freigabe durch Sie. Die Einzelheiten stehen unter Sicherheit und Datenschutz.