Zahlungsvorlagen und Konditionen anpassen

Zahlungsvorlagen verwalten Sie in bexio unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module» → «Zahlungsvorlagen». Individuelle Konditionen entstehen, indem Sie für jede wiederkehrende Vereinbarung eine eigene Vorlage anlegen und sie im Dokument im Reiter «Konditionen» auswählen. So ändern Sie Fristen, Skonto und Zahlungstext, ohne jedes Mal von Hand zu tippen.

Aus welchen Teilen eine Zahlungsvorlage besteht

Beim Erstellen oder Bearbeiten vergeben Sie zuerst eine eindeutige Bezeichnung. Danach legen Sie fest:

1. Standardfrist: die Anzahl Tage ab Erstellungsdatum, nach denen bexio die Rechnung automatisch auf den Status «Überfällig» setzt.
2. Zahlungsart: Rechnung, Vorauszahlung, Barzahlung, EC-Karte, Kreditkarte oder Nachnahme.
3. Zusatztext: die Zahlungsbedingungen im Klartext, zum Beispiel «Zahlbar innert 30 Tagen nach Erhalt der Lieferung.»
4. Skonto: Skontofrist in Tagen und Skontosatz in Prozent.

Die Standardfrist steuert den Status, der Zusatztext ist das, was Ihr Kunde liest. Beide sollten zusammenpassen. Steht bei der Standardfrist 30 Tage und im Zusatztext «Zahlbar innert 10 Tagen», fragt Ihr Kunde zu Recht nach. Wie Sie Fristen und Skonto fachlich festlegen, behandelt der Beitrag Zahlungsfristen und Skonto richtig festlegen.

Eine Sammlung eigener Vorlagen aufbauen

Statt eine Vorlage immer wieder umzubauen, legen Sie für jede übliche Vereinbarung eine eigene an. Die folgende Tabelle zeigt Musterwerte als Anregung. Setzen Sie Ihre eigenen Fristen ein.

Die Vorlage «Barzahlung» mit einer Frist von einem Tag und dem Zusatztext, dass die Rechnung bar beglichen wurde, nennt die bexio-Hilfe selbst für den Barverkauf. Der Zusatztext sorgt dafür, dass der Kunde auf dem Beleg sieht, dass der Betrag schon bezahlt ist.

Wählen Sie die Bezeichnungen so, dass man sie in einer Liste sofort unterscheidet. «Vorlage 2» sagt Ihrer Kollegin im Innendienst nichts, «Zahlbar innert 30 Tagen, 2 % Skonto 10 Tage» schon.

Standard pro Dokumenttyp festlegen

Welche Vorlage bexio automatisch vorschlägt, bestimmen Sie in den Dokumenteinstellungen:

1. Öffnen Sie «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module».
2. Wählen Sie den Dokumenttyp, zum Beispiel Rechnungen.
3. Wählen Sie bei den Zahlungskonditionen die Zahlungsvorlage, die standardmässig gelten soll.

Diese Standards lädt bexio, wenn Sie ein neues Dokument erstellen. Für Offerten, Aufträge und Rechnungen können Sie unterschiedliche Vorlagen hinterlegen. Einen Überblick über alle Standardeinstellungen gibt der Beitrag Einstellungen für Verkaufsdokumente in bexio.

Im einzelnen Dokument anpassen

Weicht ein Kunde vom Standard ab, wählen Sie die Vorlage direkt im Dokument:

1. Öffnen Sie das Dokument, zum Beispiel die Rechnung.
2. Wechseln Sie in den Reiter «Konditionen».
3. Wählen Sie im Bereich «Vorlage verwenden» die gewünschte Vorlage.
4. Klicken Sie auf «Vorlage verwenden». bexio aktualisiert die Daten auf dem Dokument automatisch.

Bei Rechnungen muss sich das Dokument im Status «Entwurf» befinden, damit Sie die Zahlungskonditionen ändern können. Prüfen Sie die Vorschau, bevor Sie die Rechnung versenden.

Die bexio-Hilfe beschreibt nicht, ob eine nachträglich geänderte Vorlage bereits erstellte Dokumente verändert. Kontrollieren Sie deshalb offene Entwürfe nach einer Änderung im Reiter «Konditionen» und wenden Sie die Vorlage bei Bedarf mit «Vorlage verwenden» erneut an.

Individuelle Konditionen für einzelne Kunden

Mancher Kunde hat Sonderkonditionen, etwa 45 Tage Zahlungsfrist aus einem Rahmenvertrag. Eine Zahlungsvorlage pro Kontakt beschreibt die bexio-Hilfe nicht. Praktisch gehen Sie in zwei Schritten vor:

• Eigene Vorlage anlegen, zum Beispiel «Zahlbar innert 45 Tagen».
• Memo am Kontakt hinterlegen, das Sie beim Erstellen der Rechnung daran erinnert.

Memos legen Sie in den Kategorien an: «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Stammdaten» → «Kategorien», dann «Memo hinzufügen». Sie wählen Text, Farbe und die Dokumente, bei denen das Memo erscheint. Weisen Sie die Kategorie anschliessend dem Kontakt zu. Beim Erstellen einer Rechnung, eines Angebots, eines Auftrags oder einer Gutschrift zeigt bexio dann ein Pop-up mit dem Hinweis.

Ein Memo ist nur eine Erinnerung. Es löst keine Aktion aus, zieht keine Rabatte ab und berechnet keine Fälligkeiten. Die passende Vorlage wählen Sie weiterhin selbst. Wie Sie Preisnachlässe pro Kunde regeln, zeigt der Beitrag Kundenspezifische Rabatte in bexio.

Weitere Einstellungen im Reiter «Konditionen»

Im Reiter «Konditionen» einer Rechnung finden Sie auch die Zahlungsservices. Haben Sie PayPal unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module» → «Zahlungsservices» verbunden, ist PayPal für neue Rechnungen standardmässig aktiv. Für ältere Entwürfe setzen Sie im Reiter «Konditionen» ein Häkchen bei PayPal und speichern mit «Eingaben speichern».

Bei Teilrechnungen aus einem Auftrag prüfen Sie die Zahlungskonditionen jeder Teilrechnung, bevor Sie sie verrechnen. bexio erstellt sie zunächst als Entwurf. Das Vorgehen beschreibt der Beitrag Teilrechnungen und Akontorechnungen richtig stellen.

Häufige Fragen

Warum erscheinen meine Zahlungsbedingungen nicht auf der Rechnung?

Meist ist der Zusatztext der Vorlage leer. Laut bexio-Hilfe druckt bexio die Zahlungsbedingungen nur, wenn dieses Feld ausgefüllt ist.

Welche Zahlungsarten kann ich in einer Vorlage wählen?

Zur Wahl stehen Rechnung, Vorauszahlung, Barzahlung, EC-Karte, Kreditkarte und Nachnahme.

Kann ich die Zahlungskonditionen einer versendeten Rechnung ändern?

Die bexio-Hilfe nennt als Voraussetzung den Status «Entwurf». Für bereits versendete Rechnungen beschreibt sie keinen Weg. Stellen Sie die Konditionen deshalb vor dem Versand richtig ein.

Fazit

Gut gepflegte Zahlungsvorlagen sparen im Innendienst Zeit und verhindern widersprüchliche Angaben. Legen Sie für jede übliche Vereinbarung eine eigene Vorlage an, benennen Sie sie eindeutig und füllen Sie immer den Zusatztext aus. Sonderfälle lösen Sie im Dokument über den Reiter «Konditionen», dauerhafte Kundenabsprachen halten Sie mit einem Memo fest.