Verkaufsanalyse: Umsatz pro Kunde und Produkt

Die Verkaufsanalyse laden Sie in bexio unter «Verkauf» → «Analyse» als Excel-Datei herunter. Sie enthält die Positionsdaten Ihrer Rechnungen, Aufträge und Angebote für den gewählten Zeitraum, dazu vorbereitete Pivot-Tabellen. Damit sehen Sie in wenigen Klicks, welche Kunden und welche Produkte den meisten Umsatz bringen.

Was die Verkaufsanalyse enthält

Der Export umfasst Rechnungen, Aufträge und Angebote. Weil bexio jeweils die Positionsdaten exportiert, kann eine Rechnung mit mehreren Positionen in mehreren Zeilen stehen. Das ermöglicht Auswertungen pro Produkt. Es hat aber eine Folge: Wer Dokumente zählen will, darf nicht einfach Zeilen zählen.

Die Excel-Datei besteht aus vier Arbeitsblättern. Eines enthält die Rohdaten für Ihre eigenen Auswertungen. Die übrigen bringen vorbereitete Pivot-Tabellen mit. In den Beispielen der bexio-Hilfe kommen die Blätter «Kundenauswertungen», «Produktauswertung» und «Rechnungsauswertung» vor.

Die Verkaufsdaten werden laut bexio in Echtzeit exportiert. Eine neu erfasste Rechnung erscheint deshalb bald im Export, kleine Verzögerungen sind möglich.

Im Export sind diese Status enthalten: Entwurf, Offen, Bezahlt, Teilweise, Storniert, Nicht bezahlt, Bestätigt, Abgelehnt und Erledigt. Andere Status wie die Mahnstufen berücksichtigt der Export nicht. Sie sehen sie nur direkt in bexio.

So erstellen Sie den Export

1. Öffnen Sie «Verkauf» → «Analyse».
2. Wählen Sie den gewünschten Zeitraum.
3. Exportieren Sie die Daten als Excel. Je nach Browser-Einstellung speichert Ihr Computer die Datei automatisch.
4. Öffnen Sie die Datei und lesen Sie zuerst die Zeilen oberhalb jeder Tabelle. Dort stehen die Standard-Einstellungen des Blatts, zum Beispiel das Jahr, das immer dem aktuellen Kalenderjahr entspricht, und der Dokumenttyp, der immer die Rechnungen umfasst.

Möchten Sie eine andere Grundlage, etwa das Vorjahr oder Aufträge statt Rechnungen, stellen Sie das zuerst um. Erst danach lesen Sie die Zahlen. Hier passiert schnell ein Fehler: Man wertet das aktuelle Jahr aus, obwohl man das Vorjahr meint.

Umsatz pro Kunde

Für die Frage «Wer sind meine besten Kunden?» öffnen Sie das Tabellenblatt «Kundenauswertungen». bexio hat die Sortierung bereits absteigend eingestellt, die Top-Kunden stehen also oben.

Das ist die Grundlage für mehrere Entscheide:

• Welche Kunden verdienen besondere Aufmerksamkeit, zum Beispiel ein persönliches Gespräch oder ein Dankeschön?
• Wie stark hängt Ihr Umsatz von wenigen Kunden ab? Zählen Sie nach, wie viel Prozent des Gesamtumsatzes die drei grössten Kunden ausmachen.
• Welche Kunden sind im Vergleich zum Vorjahr abgesprungen? Dafür exportieren Sie zwei Zeiträume und vergleichen die Listen.

Wie Sie solche Zahlen in eine regelmässige Routine überführen, zeigt der Beitrag Vertriebskennzahlen für KMU.

Umsatz pro Produkt

Im Tabellenblatt «Produktauswertung» sehen Sie, welcher Artikel wie viel Umsatz erzielt hat. Auch hier steht der umsatzstärkste Artikel oben.

Ein Beispiel aus der bexio-Hilfe: Sie möchten Produkte mit weniger als CHF 1'000.00 Umsatz finden, um das Sortiment zu bereinigen. Klicken Sie beim Produkt auf den Filter, wählen Sie «weniger als» und geben Sie 1000 ein. Die Liste zeigt dann nur noch Produkte unter dieser Schwelle.

Bedenken Sie vor dem Aussortieren, dass Umsatz nicht gleich Ertrag ist. Ein Artikel mit tiefem Umsatz kann trotzdem eine gute Marge haben oder Kunden zu Folgeaufträgen führen. Wie Sie Einkaufspreis, Verkaufspreis und Marge im Blick behalten, steht im Beitrag Einkaufspreis, Verkaufspreis und Marge im Blick behalten.

Weitere Fragen mit dem Pivot-Assistenten beantworten

Die vorbereiteten Tabellen lassen sich erweitern. Wer Erfahrung mit Pivot-Tabellen hat, öffnet den Pivot-Assistenten und zieht weitere Felder per Drag-and-drop ins Layout. Die bexio-Hilfe nennt diese Beispiele:

Beim letzten Beispiel ist Vorsicht nötig: Standardmässig zeigt das Blatt alle Rechnungen in allen Status, auch stornierte oder teilweise bezahlte. Ohne den Statusfilter überschätzen Sie die erwarteten Zahlungseingänge.

Bei Fragen zu Excel oder Pivot-Tabellen hilft der bexio-Support laut Hilfe nicht weiter.

Wer die Analyse nutzen darf

Sie bestimmen, wer die Auswertung erstellen darf. Öffnen Sie dazu «Einstellungen» → «Benutzer» → «Benutzer verwalten» und bearbeiten Sie die Benutzerrechte der Mitarbeitenden:

• Modul: Der Benutzer sieht den Menüpunkt «Analyse», ja oder nein.
• Herunterladen: Der Benutzer darf einen Excel-Export herunterladen, ja oder nein.

Beachten Sie die Regel der bexio-Hilfe: Es findet keine modulübergreifende Prüfung statt. Hat ein Mitarbeiter das Recht zum Herunterladen, sieht aber sonst nur seine eigenen Rechnungen, exportiert er trotzdem alle Rechnungen. Vergeben Sie das Recht deshalb nur an Personen, die sämtliche Umsätze einsehen dürfen. Mehr zur Rechteverwaltung steht im Beitrag Benutzer und Rechte in bexio verwalten.

Die Datei enthält Kundennamen und Umsätze. Speichern Sie sie an einem geschützten Ort und löschen Sie veraltete Exporte.

Schnelle Blicke ohne Excel

Nicht jede Frage braucht den Export. Zwei Ansichten sind direkt in bexio verfügbar:

• Dashboard-Diagramme: Das Diagramm «Top Kunden» zeigt laut bexio-Hilfe den Umsatz der vier grössten Kunden plus «Diverse», berechnet über die gesamte Laufzeit und nicht filterbar nach Jahr. Das Diagramm «Umsatz» basiert auf Rechnungen im Status «Offen», «Teilweise» und «Bezahlt» und zeigt den Bruttobetrag inklusive MWST nach Rechnungsdatum.
• Finanzansicht im Kontakt: Im Tab «Finanzen» eines Kontakts sehen Sie alle Rechnungen und Gutschriften sowie eine Umsatzgrafik für diesen Kunden.

Für Auswertungen nach Jahr oder Produkt bleibt die Verkaufsanalyse die richtige Wahl.

Häufige Fragen

Warum zeigt meine Auswertung nur das laufende Jahr?

Das Jahr im Standardfilter entspricht dem aktuellen Kalenderjahr. Ändern Sie den Filter oder wählen Sie beim Export einen anderen Zeitraum.

Sind die Zahlen netto oder brutto?

Das beschreibt die bexio-Hilfe für den Export nicht. Prüfen Sie die Spaltenüberschriften in den Rohdaten, bevor Sie mit Zahlen aus anderen Quellen vergleichen. Die Dashboard-Diagramme rechnen mit Bruttobeträgen.

Sind Mahnstufen im Export enthalten?

Nein. Der Export berücksichtigt nur die genannten Status. Mahnstufen sehen Sie ausschliesslich direkt in bexio.

Fazit

Die Verkaufsanalyse macht aus Ihren Rechnungen eine Auswertung nach Kunde und Produkt, ohne dass Sie Daten abtippen. Prüfen Sie nach jedem Export Zeitraum, Jahr und Dokumenttyp, filtern Sie bei offenen Rechnungen nach Status und vergeben Sie das Download-Recht bewusst. So bleiben die Zahlen belastbar.