Kundenspezifische Rabatte in bexio

Einen Rabatt pro Kunde legen Sie in bexio als Prozentsatz an und weisen ihn einem oder mehreren Kontakten zu. Danach rechnet bexio ihn automatisch in neu erstellte Angebote, Aufträge und Rechnungen dieser Kunden ein. Das spart Handarbeit und verhindert, dass Stammkunden mal mit und mal ohne Rabatt offeriert werden.

Voraussetzungen prüfen

Paket. Die bexio-Hilfe nennt die Pakete Advanced, Optima und Ultimate als Träger dieser Funktion. Basic gehört nach dieser Angabe nicht dazu. Die vier Paketnamen führt bexio auch auf der Seite zu Paketen und Preisen. Ob Ihr Paket die Funktion enthält, sehen Sie in Ihrem Konto. Pakete können sich ändern.

Berechtigung. Wer Rabatte anlegt und verwaltet, braucht die Berechtigung «Verkauf - Rabatt-Management». Prüfen Sie sie unter «Einstellungen» → «Benutzer» → «Benutzer verwalten». Klicken Sie dort erneut auf «Benutzer verwalten» und kontrollieren Sie, ob die Option für das Benutzerprofil aktiviert ist.

Rabatt anlegen

1. Öffnen Sie «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Stammdaten» → «Rabatte».
2. Klicken Sie auf «Rabatt erstellen».
3. Tragen Sie einen Namen ein, zum Beispiel «Stammkunde 5 %». Ein sprechender Name hilft Ihnen später beim Zuweisen.
4. Geben Sie den Rabattsatz in Prozent ein und bei Bedarf eine Beschreibung, etwa «gilt für Kunden mit Rahmenvereinbarung».
5. Klicken Sie auf «Speichern» oder auf «Speichern & Kontakte zuweisen».

Kontakte zuweisen

Sie haben drei Wege:

• Direkt beim Anlegen: Mit «Speichern & Kontakte zuweisen» filtern Sie Ihre Kontakte und wählen die gewünschten per Massenaktion aus.
• Auf der Detailseite des Rabatts: Im Reiter «Zugewiesene Kontakte» sehen Sie alle Kontakte mit diesem Rabatt, fügen weitere hinzu oder entfernen welche. Im Reiter «Rabatt» bearbeiten Sie Name, Satz und Beschreibung.
• Im Kontakt selbst: Bearbeiten Sie den bestehenden Kontakt. Auf der rechten Seite wählen Sie den Rabatt aus der Liste aus und fügen ihn hinzu.

Die Massenzuweisung nutzt die Filter der Kontaktliste. Sind Ihre Kontakte sauber erfasst und eingeordnet, finden Sie die richtigen Kunden schneller.

So wirkt der Rabatt auf Dokumenten

Die bexio-Hilfe nennt vier Regeln:

1. Keine rückwirkende Aktualisierung. Bestehende Dokumente bleiben unverändert, auch wenn Sie den Satz ändern. Nur neu erstellte Dokumente nutzen den aktuellen Satz.
2. Ein Rabatt pro Kontakt. Mehrere automatische Rabatte pro Kunde sind nicht möglich.
3. Manuelle Rabatte bleiben möglich. Im Dokument können Sie bei Bedarf weiterhin einen Rabatt von Hand hinzufügen. Wie das geht, beschreibt Rabatte in bexio-Offerten.
4. Übernahme bei Umwandlung. Wandeln Sie ein Angebot in einen Auftrag oder eine Rechnung um, übernimmt bexio den Rabatt automatisch. Zur Umwandlung selbst lesen Sie Offerte in Auftrag und Rechnung umwandeln.

Rechenbeispiel: Die Muster Haustechnik AG hat den Rabatt «Stammkunde 5 %». Eine neue Offerte lautet vor Rabatt auf CHF 10'000.00. Der Rabatt beträgt CHF 500.00, der Offertbetrag nach Rabatt CHF 9'500.00. Prüfen Sie im neu angelegten Dokument immer kurz, wie der Rabatt erscheint, bevor Sie es senden.

Der Rabatt erscheint nicht: Checkliste

Kommt der Rabatt nicht ins Dokument, prüfen Sie der Reihe nach:

1. Ist dem Kontakt der Rabatt zugewiesen? Kontrollieren Sie im Reiter «Zugewiesene Kontakte» des Rabatts oder im Kontakt selbst.
2. Wurde das Dokument erst nach der Zuweisung erstellt? Bestehende Dokumente werden nicht nachträglich angepasst.
3. Hat der Kontakt wirklich nur diesen einen Rabatt? Ein zweiter automatischer Rabatt ist nicht möglich.
4. Steht die Funktion in Ihrem Paket zur Verfügung, und ist die Berechtigung «Verkauf - Rabatt-Management» aktiv?

Besteht das Problem weiter, fügen Sie den Rabatt im betreffenden Dokument von Hand hinzu und melden Sie den Fall dem bexio-Support.

Rabatt ändern oder löschen

Ändern: Passen Sie Name, Satz oder Beschreibung auf der Detailseite des Rabatts an. Die Änderung gilt nur für künftige Verkaufsdokumente. Offene Angebote mit dem alten Satz müssen Sie bei Bedarf von Hand anpassen.

Löschen: Öffnen Sie «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Stammdaten» → «Rabatte». Klicken Sie auf den Rabatt und wählen Sie «Rabatt löschen». Alternativ klicken Sie auf die drei Punkte und wählen «Löschen». Der Rabatt verschwindet dadurch bei allen verknüpften Kontakten. Offene oder bezahlte Rechnungen bleiben unverändert, der Rabatt bleibt darauf sichtbar. Auf neu erstellte Dokumente wird er nicht mehr angewendet.

Gut geplant: Rabattgruppen im Betrieb

• Wenige, klare Stufen. Weil jeder Kontakt nur einen Rabatt hat, legen Sie lieber wenige Gruppen an, zum Beispiel für Stammkunden, Grosskunden und Partner, als viele Sonderfälle.
• Klares Kriterium. Das KMU-Portal des Bundes nennt als Treueprogramm unter anderem einen Rabatt, wenn ein Kunde über einen bestimmten Zeitraum, meist ein Jahr, Einkäufe in einer bestimmten Höhe tätigt. Ein solches Kriterium eignet sich auch als Grundlage für die Zuweisung.
• Marge im Blick. Dasselbe Portal weist darauf hin, dass Preise nicht so tief angesetzt werden dürfen, dass die Erträge die Kosten nicht mehr decken. Rechnen Sie den Rabatt deshalb in die Kalkulation ein.
• Namen mit Satz. Wer den Satz im Namen trägt, sieht in der Kontaktansicht sofort, was gilt.
• Gültigkeit festhalten. Die bexio-Hilfe beschreibt keine Befristung für den Rabatt. Gilt die Vereinbarung nur bis Jahresende, notieren Sie sich ein Datum, an dem Sie ihn überprüfen.
• Sonderkonditionen getrennt halten. Gilt ein Preis nur für ein einzelnes Vorhaben, ist ein Rabatt am Kontakt meist zu pauschal. Dafür gibt es Projektspezifische Konditionen in bexio.
• Rechtlich heikel bei Wiederverkäufern. Bei Partner- und Wiederverkäuferrabatten spielt auch das Kartellrecht eine Rolle, siehe Partner- und Wiederverkäuferrabatte festlegen.

Häufige Fragen

Gilt der Rabatt auch für bereits erstellte Angebote?

Nein. bexio wendet den Rabatt nur auf neu erstellte Dokumente an. Bestehende Dokumente werden nicht aktualisiert.

Kann ein Kunde mehrere automatische Rabatte haben?

Nein. Pro Kontakt ist nur ein automatischer Rabatt möglich. Ergänzen Sie weitere Nachlässe im Dokument von Hand.

Kann ich einen festen Betrag als Rabatt hinterlegen?

Nein. Laut bexio-Hilfe können Rabatte nur als Prozentsatz erstellt werden. Einen festen Betrag erfassen Sie im Dokument als Rabattposition.

Fazit

Kundenspezifische Rabatte sind in bexio schnell eingerichtet: Rabatt mit Namen und Prozentsatz anlegen, Kontakte zuweisen, fertig. Der Rabatt wirkt auf neue Angebote, Aufträge und Rechnungen, wird bei der Umwandlung übernommen und ändert nichts an bestehenden Dokumenten. Halten Sie die Gruppen einfach und prüfen Sie Sätze regelmässig.