MWST-Standard für Verkaufsdokumente festlegen

Den MWST-Standard für Ihre Verkaufsdokumente legen Sie in bexio unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Buchhaltung» → «MWST-Standardeinstellungen für Dokumente» fest, getrennt für jeden Dokumenttyp. Dort wählen Sie, ob die Positionspreise Netto oder Brutto dargestellt werden und ob die MWST Inklusive oder Exklusive behandelt wird. Die Einstellung gilt nur für Dokumente, die Sie danach neu erstellen.

Wo Sie den Standard finden

Öffnen Sie «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Buchhaltung» → «MWST-Standardeinstellungen für Dokumente». bexio führt Sie zu einer Liste der Dokumenttypen, für die Sie den Standard anpassen können:

• Angebot
• Auftrag
• Rechnung
• Gutschrift
• Bestellung
• Lieferantenrechnung
• Aufwendung
• Lieferantengutschriften

Klicken Sie auf den gewünschten Dokumenttyp und wählen Sie die Darstellung. Die Vorschau auf der rechten Seite verändert sich mit der Auswahl, so sehen Sie sofort die Wirkung. Nicht bei jedem Dokumenttyp stehen dieselben Optionen zur Verfügung.

Sehen Sie in diesem Bereich nur den Punkt «Grundeinstellungen Mehrwertsteuer», ist Ihr Konto als nicht MWST-pflichtig hinterlegt. Falls das nicht stimmt, ändern Sie dort die Option auf «Ja, ich bin MWST-pflichtig». Bei Unsicherheit über Ihre MWST-Pflicht empfiehlt bexio, die Treuhänderin oder den Treuhänder zu fragen. Der bexio-Support berät dazu nicht.

Netto oder Brutto: die Preisdarstellung

Netto und Brutto bestimmen, wie die Preise der einzelnen Positionen gelesen werden. Das folgende Beispiel zeigt den Unterschied bei einem Musterbetrag und 8.1 % MWST.

Der Gesamtbetrag ist in beiden Fällen gleich. Unterschiedlich ist, was der Kunde in der Positionsliste liest. Wie bexio den MWST-Anteil bei Brutto im Dokument ausweist, kontrollieren Sie in der Vorschau.

Standardmässig rechnet bexio bei Verkaufsdokumenten laut Hilfe mit Netto, also ohne MWST. Möchten Sie lieber standardmässig Brutto, stellen Sie es im Dokumenttyp um.

Inklusive oder Exklusive: die MWST-Darstellung

Zusätzlich zu Netto und Brutto bietet bexio die Wahl zwischen Inklusive und Exklusive:

• Inklusive: Die MWST ist in den Preisen bereits enthalten.
• Exklusive: Die MWST wird im Dokument nicht separat ausgewiesen.

Bei Rechnungen steht «Exklusive» nicht zur Verfügung. Eine fehlende MWST-Ausweisung würde laut bexio zu einer fehlerhaften MWST-Abrechnung führen. Bei Rechnungen weist bexio die MWST deshalb immer aus. Für Offerten sollten Sie «Exklusive» nur bewusst einsetzen und die Vorschau prüfen. Wann Preise mit oder ohne MWST angegeben werden müssen, erklärt der Beitrag Preise mit oder ohne MWST: richtig ausweisen.

Welchen Standard Sie wählen sollten

Die beste Einstellung hängt von Ihrer Kundschaft ab. Als Orientierung:

• Überwiegend Geschäftskunden: Netto für Angebot, Auftrag und Rechnung. Die Preise lassen sich zwischen Offerten vergleichen, und die MWST steht am Schluss.
• Überwiegend Privatkunden: Brutto, damit der Kunde die Endpreise direkt in der Positionsliste liest.
• Gemischte Kundschaft: Wählen Sie den Standard für den häufigeren Fall und überschreiben Sie ihn im Einzelfall.

Da der Standard pro Dokumenttyp gilt, können Offerte und Rechnung unterschiedlich eingestellt sein. Das ist selten sinnvoll, denn der Kunde vergleicht beide. Wählen Sie lieber durchgehend dieselbe Darstellung.

Einzelnes Dokument anpassen

Der Standard lässt sich für ein einzelnes Dokument überschreiben, ohne dass sich der Standard ändert:

1. Öffnen Sie die Rechnung. Sie muss im Status «Entwurf» sein.
2. Wechseln Sie in den Reiter «Einstellungen» oberhalb der Positionen.
3. Wählen Sie bei «Preise» die Option «Netto» oder «Brutto».
4. Klicken Sie auf «Speichern».

Steht die Rechnung bereits auf «Offen», klicken Sie zuerst auf «Rechnung erneut bearbeiten». Das ist laut bexio nur möglich, solange keine Zahlung erfasst wurde. Bezahlte Rechnungen lassen sich in Beträgen und Positionen nicht mehr ändern. Wie das Bearbeiten, Löschen und Stornieren zusammenhängt, zeigt der Beitrag Angebot, Auftrag oder Rechnung löschen und stornieren.

Für Angebote und Aufträge gilt derselbe Reiter «Einstellungen» oberhalb der Positionen. Weitere Einstellungen für Verkaufsdokumente, etwa Vorlagen und Nummernkreise, fasst der Beitrag Einstellungen für Verkaufsdokumente in bexio zusammen.

Was bei einer Änderung zu beachten ist

Keine Rückwirkung. Änderungen am Standard übernimmt bexio nur für neu erstellte Dokumente. Bestehende Dokumente bleiben unverändert. Aus Gründen der Revisionssicherheit nimmt bexio laut Hilfe nie rückwirkende Änderungen an erstellten Dokumenten vor.

Falsche MWST auf Rechnungen. Haben Sie Rechnungen irrtümlich mit MWST ausgestellt, korrigieren Sie jede Rechnung einzeln: Entwurf herstellen, im Reiter «Einstellungen» die Besteuerung auf «von Steuer befreit» setzen und speichern.

Wechsel der MWST-Pflicht. Ob Sie MWST-pflichtig sind, ist in den Grundeinstellungen hinterlegt. Enthält Ihr Journal bereits Buchungen, sperrt bexio die direkte Änderung. Dann hilft nur der bexio-Support. Wechseln Sie die Pflicht während des Geschäftsjahres, sprechen Sie vorher mit Ihrer Treuhandstelle.

Die Steuersätze selbst müssen Sie in diesem Fall nicht löschen. Ist die Option «nicht MWST-pflichtig» gewählt, deaktiviert bexio die automatischen Steuerberechnungen. Welche Sätze es in der Schweiz gibt, erklärt der Beitrag MWST-Sätze in der Schweiz.

Häufige Fragen

Gelten die Einstellungen auch für bestehende Offerten und Rechnungen?

Nein. bexio übernimmt sie nur für Dokumente, die Sie nach der Änderung neu erstellen. Bestehende Dokumente öffnen Sie und passen den Reiter «Einstellungen» einzeln an.

Warum finde ich «Exklusive» bei Rechnungen nicht?

Die Option steht bei Rechnungen nicht zur Verfügung, weil eine fehlende MWST-Ausweisung zu einer fehlerhaften MWST-Abrechnung führen würde.

Kann ich Netto oder Brutto für eine einzelne Rechnung ändern?

Ja. Öffnen Sie die Rechnung im Status «Entwurf», wechseln Sie in den Reiter «Einstellungen» und wählen Sie bei «Preise» die gewünschte Option.

Fazit

Der MWST-Standard spart Arbeit und verhindert, dass Offerten und Rechnungen unterschiedlich aussehen. Wählen Sie Netto oder Brutto passend zu Ihrer Kundschaft und stellen Sie in den Standardeinstellungen für jeden Dokumenttyp dieselbe Darstellung ein. Für Ausnahmen überschreiben Sie die Einstellung im Dokument. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.