Einstellungen für Verkaufsdokumente in bexio

In bexio legen Sie die Standards für Offerten, Aufträge und Rechnungen pro Dokumenttyp fest: Vorlage, Bankkonto, Zahlungsbedingungen, Nummernkreis sowie Kopf- und Fusstexte. Dazu kommen die MWST-Darstellung, Begriffe und Formate pro Sprache und der Versand per E-Mail. Diese Standards gelten für neue Dokumente und lassen sich im einzelnen Dokument übersteuern.

Wo welche Einstellung liegt

Die folgenden Pfade stammen aus der bexio-Hilfe. Alle beginnen unter «Einstellungen» > «Alle Einstellungen».

Beim Adressblock haben Sie drei Varianten: Das Land erscheint nur bei Briefen ins Ausland, immer auf einer eigenen Zeile oder als Ländercode vor der Postleitzahl. Ändern Sie die Einstellung später, übernehmen bestehende Dokumente sie erst, wenn Sie dort die Kontaktadresse neu importieren. Unter «Funktionen & Module» liegen ausserdem die Mahnstufen für das Mahnwesen.

Logo, Schrift und Layout gehören nicht hierher, sondern in die Dokumentvorlagen. Das erklärt der Beitrag Logo und Erscheinungsbild in bexio-Dokumenten.

Standards pro Dokumenttyp

Jeder Dokumenttyp hat eigene Standardeinstellungen, etwa für Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lieferungen und Gutschriften. So können Sie für Offerten eine andere Vorlage verwenden als für Rechnungen. Die Seiten sind für alle Typen gleich aufgebaut:

• Vorlage und Bank: welche Dokumentvorlage und welches Bankkonto bexio vorschlägt.
• Zahlungskonditionen: welche Zahlungsvorlage standardmässig gilt.
• Nummernkreis: das Format der Dokumentnummer mit Platzhaltern wie %nummer%, %kunde%, %jahr%, %monat% und %tag%. Dazu kommen Startnummer, Mindestlänge, ein jährlicher Neustart oder die manuelle Eingabe. Wichtig: Einen jährlichen Neustart müssen Sie laut bexio-Hilfe vor Ende des laufenden Jahres einstellen, damit er ab dem 1. Januar wirkt. Details lesen Sie unter Nummernkreise und Dokumentnummern in bexio einstellen.
• Kopf- und Fusstexte: pro Sprache. Sie erscheinen in jedem neuen Dokument und lassen sich im Reiter «Texte» anpassen. Wie Sie gute Texte formulieren, zeigt Standardtexte für Offerten.

Im einzelnen Dokument übersteuern Sie die Standards über den Reiter «Einstellungen» oberhalb der Positionen.

Zwei weitere Optionen liegen in den Dokumentvorlagen, betreffen aber den Inhalt. In den erweiterten Optionen für Rechnungen, Angebote und Aufträge nennt die bexio-Hilfe einen automatischen PDF-Anhang, zum Beispiel für Ihre allgemeinen Geschäftsbedingungen. Und für Rechnungen lässt sich der QR-Zahlteil auf einer separaten Seite ausgeben.

MWST richtig darstellen

bexio unterscheidet zwei Einstellungen. Bei Netto enthalten die Positionen keine MWST, bexio rechnet sie am Ende dazu. Bei Brutto ist die MWST bereits in den Positionspreisen enthalten. Zusätzlich wählen Sie Inklusive oder Exklusive. Exklusive bedeutet, dass die MWST im Dokument nicht separat ausgewiesen wird. Bei Rechnungen steht diese Option laut bexio-Hilfe nicht zur Verfügung, weil sonst die MWST-Abrechnung fehlerhaft würde.

Die Einstellungen gelten nur für Dokumente, die Sie danach neu erstellen. Bestehende Dokumente passen Sie einzeln im Reiter «Einstellungen» an. Rechnungen lassen sich dabei nur im Status «Entwurf» bearbeiten. Sehen Sie nur den Punkt «Grundeinstellungen Mehrwertsteuer», ist Ihr Konto als nicht MWST-pflichtig eingestellt.

Zahlungsbedingungen festlegen

Eine Zahlungsvorlage besteht aus diesen Teilen:

1. Bezeichnung, zum Beispiel «Zahlbar innert 30 Tagen».
2. Standardfrist in Tagen. Nach Ablauf setzt bexio die Rechnung auf «Überfällig».
3. Zahlungsart: Rechnung, Vorauszahlung, Barzahlung, EC-Karte, Kreditkarte oder Nachnahme.
4. Zusatztext mit den Bedingungen im Klartext. Achtung: Die Zahlungsbedingungen erscheinen nur auf dem Dokument, wenn dieses Feld ausgefüllt ist.
5. Skonto mit Frist und Prozentsatz, falls Sie frühe Zahlung belohnen wollen.

Die Vorlage legen Sie als Standard pro Dokumenttyp fest oder wählen sie im Dokument im Reiter «Konditionen». Welche Fristen sinnvoll sind, behandelt Zahlungsfristen und Skonto richtig festlegen.

Sprache, Begriffe und Versand

Übersetzungen: Hier passen Sie jeden Begriff an, der auf den Dokumenten erscheint. Ersetzen Sie zum Beispiel «Angebot» durch das in der Deutschschweiz geläufige «Offerte». In bexio selbst steht weiterhin «Angebot», das PDF zeigt Ihren Begriff. Für Französisch oder Italienisch müssen Sie das Formular vollständig ausfüllen, weil bexio dort bewusst keine Standardbegriffe vorgibt.

Sprachformate: Pro Sprache wählen Sie das Datumsformat und die Trennzeichen. Für Tausender stehen Apostroph, Punkt, Komma und Leerzeichen zur Auswahl. Für Schweizer Beträge wie CHF 1'250.00 wählen Sie den Apostroph.

E-Mail-Vorlagen: Für Angebote, Rechnungen und Mahnungen hinterlegen Sie Texte mit Platzhaltern für Empfänger, Dokument und Beträge. Der Platzhalter für den Link zum Online-Dokument ist Pflicht. Ohne ihn lässt sich die Vorlage nicht speichern.

Absender: Standardmässig verschickt bexio über noreply@bexio.com. Antworten gehen an die Person, die das Dokument sendet. Sie können einen gemeinsamen Absendernamen und eine Antwortadresse wie eine Sammeladresse hinterlegen. Soll die E-Mail ganz von Ihrer eigenen Adresse kommen, brauchen Sie eine eigene Domain und einen SPF-Eintrag für bexio. Der Online-Link zum Dokument bleibt ab Erstellungsdatum 365 Tage gültig.

Häufige Fragen

Gelten geänderte Einstellungen auch für bestehende Dokumente?

Nein. bexio übernimmt Standards nur für neue Dokumente. Bestehende Dokumente öffnen Sie und passen sie im Reiter «Einstellungen» an. Rechnungen müssen dafür im Status «Entwurf» sein.

Warum erscheinen meine Zahlungsbedingungen nicht auf der Rechnung?

Meist ist der Zusatztext der Zahlungsvorlage leer. Laut bexio-Hilfe druckt bexio die Bedingungen nur, wenn dieses Feld ausgefüllt ist.

Wer darf diese Einstellungen ändern?

Für Standardtexte in den allgemeinen Einstellungen braucht es laut bexio-Hilfe Admin-Rechte. Für das Design der Vorlagen braucht es die Berechtigung «Document Designer».

Fazit

Die Einstellungen für Verkaufsdokumente sind in bexio auf wenige Orte verteilt: Standards pro Dokumenttyp, MWST-Darstellung, Zahlungsvorlagen, Übersetzungen und E-Mail. Legen Sie diese vor der ersten Offerte fest, dann stimmt jedes neue Dokument von Anfang an. Änderungen später sind möglich, wirken aber nur auf neue Dokumente.