Den Zahlteil der QR-Rechnung können Sie in bexio nicht gestalten, denn Aufbau und Position folgen automatisch dem Schweizer Standard. Anpassen lässt sich die Seite, auf der der Zahlteil steht: In der oberen Hälfte platzieren Sie Logo, Firmenangaben, AGB oder Hinweise, und zwar über eine Dokumenten-Vorlage oder für eine einzelne Rechnung.
Das Wichtigste in Kürze
- Die obere Hälfte der Zahlteil-Seite gestalten Sie frei, die untere Hälfte gehört dem Zahlteil.
- Dafür laden Sie in der Vorlage vom Typ «Rechnungen» ein einseitiges A4-PDF als Hintergrund hoch.
- Ragt Ihr Inhalt in die untere Hälfte, überdeckt bexio ihn automatisch.
- Für einen Einzelfall wählen Sie in der Rechnung eine andere Vorlage oder bearbeiten die Vorlage nur dort.
- Avisierungstypen betreffen nicht das Layout, sondern die Art, wie Banktransaktionen in bexio ankommen.
Was sich anpassen lässt und was nicht
Die QR-Rechnung besteht aus Empfangsschein und Zahlteil mit QR-Code. Laut SIX darf sie nicht frei gestaltet werden, sonst kann sie zurückgewiesen und die Zahlung nicht termingerecht verarbeitet werden. Die folgende Übersicht trennt, was in Ihrer Hand liegt:
| Element | Anpassbar? |
|---|---|
| Obere Hälfte der Zahlteil-Seite (Logo, Firmenangaben, AGB, rechtliche Hinweise) | ja, über den Hintergrund der Vorlage |
| Vorlage einer einzelnen Rechnung | ja, in den Einstellungen der Rechnung |
| Zahlteil auf separater A4-Seite oder auf der Rechnungsseite | ja, in der Dokumenten-Vorlage |
| Layout und Position des Zahlteils | nein, bexio erstellt es automatisch nach der SIX-Norm |
| Werbung auf Zahlteil und Empfangsschein | nein, laut SIX ausgeschlossen |
| Rückseite des Zahlteils | nein, sie darf nicht bedruckt werden |
Konto, IBAN und Referenz im Zahlteil stammen aus den Einstellungen Ihres Bankkontos. Wie Sie dort die QR-Rechnung einrichten und welche Variante passt, zeigt der Beitrag QR-Rechnung: was KMU wissen müssen.
Hintergrund für alle Rechnungen festlegen
So legen Sie fest, was auf der Zahlteil-Seite oberhalb des Zahlteils erscheint:
- Erstellen Sie ein PDF im Format A4, einseitig. Setzen Sie Ihre Informationen ausschliesslich in die obere Hälfte der Seite.
- Öffnen Sie «Einstellungen» → «Dokumenten-Vorlagen» und wählen Sie die Standardvorlage oder eine andere Vorlage.
- Aktivieren Sie in den Einstellungen für Rechnungen die Option «EZS auf separater Seite anzeigen». «EZS» steht für Einzahlungsschein.
- Klicken Sie auf die neu erscheinende Option «Hintergrund für Einzahlungsschein-Seite festlegen» und laden Sie Ihr PDF hoch.
- Speichern Sie.
Die Auswahl erscheint nur, wenn Sie eine Vorlage vom Typ «Rechnungen» bearbeiten. Alle künftig erstellten Rechnungen mit dieser Vorlage enthalten den Hintergrund. Bereits versendete Rechnungen verändern Sie damit nicht.
Die untere Hälfte des PDFs bleibt für den Zahlteil reserviert. Reicht Ihr Inhalt dorthin, überdeckt bexio ihn, damit die QR-Rechnung rechtlich konform bleibt. Kontrollieren Sie deshalb in der Vorschau, dass kein wichtiger Text abgeschnitten wird.
Eine einzelne Rechnung anpassen
Manchmal soll nur eine Rechnung anders aussehen, etwa mit anderen Hinweisen für einen Grosskunden. Dann gehen Sie so vor:
- Öffnen Sie «Verkauf» → «Rechnungen» und die betreffende Rechnung.
- Wählen Sie im rechten Menü unter «Einstellungen für Rechnung» eine andere Dokumenten-Vorlage aus der Liste.
- Möchten Sie die verwendete Vorlage direkt anpassen, klicken Sie unter der Vorschau auf «Dokumenten-Vorlage bearbeiten».
Änderungen auf diesem Weg gelten laut bexio-Hilfe nur für diese eine Rechnung. Die allgemeine Vorlage bleibt unverändert. Wie Logo, Farben und Schrift einer Vorlage entstehen, beschreibt der Beitrag Logo und Erscheinungsbild in bexio-Dokumenten.
Was auf die Seite gehört
Die obere Hälfte ist Platz für alles, was der Kunde zusammen mit dem Zahlteil sehen soll. Bewährt haben sich:
- Firmenangaben: Adresse, Telefon, E-Mail und Öffnungszeiten für Rückfragen zur Rechnung.
- Zahlungshinweise: zum Beispiel ein Satz zur Zahlungsfrist. Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, zeigt der Beitrag Pflichtangaben auf Rechnungen in der Schweiz.
- AGB und rechtliche Hinweise: als Kurztext oder mit Verweis auf Ihre Website.
- Werbeinhalte: Die bexio-Hilfe nennt sie ausdrücklich als möglichen Inhalt der oberen Hälfte. Der Zahlteil selbst darf dagegen laut SIX nicht als Werbefläche dienen.
Sollen die AGB als vollständiges Dokument mitgehen, bietet die Dokumenten-Vorlage unter den erweiterten Optionen für Rechnungen die Option «PDF an jede Rechnung anhängen». Damit hängt bexio ein Zusatzdokument an jede Rechnung an.
Zusätzliche Informationen im Zahlteil
Der Schweizer Standard kennt für den Zahlteil ein Feld mit zusätzlichen Informationen, zum Beispiel einen Zahlungszweck. SIX weist darauf hin, dass der Zahler diese Angaben vor der Zahlungsauslösung im E-Banking noch verändern kann. Ob und wie Sie dieses Feld in bexio befüllen, beschreibt die bexio-Hilfe nicht. Planen Sie deshalb nicht damit. Was der Kunde sicher sehen muss, gehört in den Rechnungstext oder in die obere Hälfte der Seite.
Avisierungstypen: wie Banktransaktionen in bexio ankommen
Mit dem Layout haben die Avisierungstypen nichts zu tun. Sie legen fest, in welcher Form Transaktionen aus Ihrer Bank nach bexio gelangen. Sie finden die Einstellung im Bereich «Banking» über «Bankkonto bearbeiten». bexio kennt vier Typen:
- Sammelbuchungen mit Details: Zahlungen vom gleichen Datum erscheinen als ein Betrag, der Empfänger ist sichtbar.
- Sammelbuchungen ohne Details: ein Betrag pro Datum, der Empfänger bleibt anonym.
- Einzelbuchungen mit Details: jede Zahlung einzeln, mit Empfänger und Betrag.
- Einzelbuchungen ohne Details: jede Zahlung einzeln, der Empfänger bleibt anonym.
Die bexio-Hilfe beschreibt die Typen am Beispiel der Zahlungsausgänge. Bei Einzelbuchungen können Gebühren Ihrer Bank anfallen. Bei einzelnen Banken gelten die Avisierungstypen zudem nur beim Download der pain-Dateien, nicht bei der Übertragung über die Schnittstelle. Fragen Sie vor einer Umstellung bei Ihrer Bank nach. Wie bexio eingehende QR-Zahlungen automatisch Rechnungen zuordnet, zeigt der Beitrag Zahlungseingänge in bexio abgleichen.
Häufige Fragen
Warum wird Text in der unteren Hälfte meines Hintergrunds abgedeckt?
Die untere Hälfte ist für den Zahlteil reserviert. Reicht Ihr Inhalt dorthin, überdeckt bexio ihn automatisch. Verschieben Sie den Text in die obere Hälfte.
Kann ich den Zahlteil verschieben oder umgestalten?
Nein. bexio erstellt das Layout automatisch, um die SIX-Normen einzuhalten. Erscheint der Ausdruck abgeschnitten, prüfen Sie die Druckereinstellungen und wählen Sie 100 % Skalierung oder die tatsächliche Grösse.
Fehlt die Adresse unter «Zahlbar durch», was tun?
Dann ist die Adresse des Kontakts unvollständig. bexio blendet sie aus, wenn Land, Strasse mit Nummer oder PLZ mit Ort fehlen. Ergänzen Sie die Adresse im Kontakt.
Fazit
Bei der QR-Rechnung gestalten Sie nicht den Zahlteil, sondern die Seite darum herum: Ein A4-PDF mit Inhalten in der oberen Hälfte, hinterlegt in der Rechnungsvorlage, erledigt das für alle Rechnungen. Für Einzelfälle wählen Sie eine andere Vorlage in der Rechnung. Avisierungstypen gehören zur Bankanbindung und ändern an der Rechnung nichts.
Quellen
- QR-Rechnungen anpassen bexio Hilfe
- Rechnung mit QR-Code bexio Hilfe
- Vorlagen für Dokumente (Rechnungen, Angebote usw.) anpassen bexio Hilfe
- Avisierungstypen bexio Hilfe
- Automatischer Abgleich (QR) bexio Hilfe
- FAQs – Standards für Zahlungsverkehr Schweiz SIX
- QR-Rechnung – Swiss Payment Standards SIX
Stand: Oktober 2026. bexio ist eine Marke der bexio AG, efatto ist unabhängig.