Zahlungsfristen und Skonto richtig festlegen

Nennen Sie auf jeder Rechnung ein konkretes Zahlungsziel, am besten mit Fristbeginn und Datum. Einen Skonto formulieren Sie mit Satz, Frist und Berechnungsbasis. Ohne vereinbarte Frist ist eine Forderung grundsätzlich sofort fällig (Art. 75 OR). In Verzug gerät der Kunde durch Mahnung oder mit einem verabredeten Verfalltag (Art. 102 OR), danach schuldet er 5 % Verzugszins (Art. 104 OR).

So formulieren Sie die Zahlungsfrist

Eine Frist ist nur eindeutig, wenn Beginn und Dauer feststehen. «Zahlbar innert 30 Tagen» lässt offen, ab wann gezählt wird. Besser sind diese Formulierungen:

Damit der Verzug ohne Mahnung eintritt, muss der Verfalltag verabredet sein (Art. 102 Abs. 2 OR). Eine Frist, die erst die Rechnung nennt, ist nicht automatisch verabredet. Schreiben Sie die Zahlungsbedingungen daher schon in die Offerte, wie der Beitrag Zahlungsbedingungen in Offerten: Anzahlung, Teilrechnung, Skonto zeigt. Die Länge vereinbaren Sie mit dem Kunden. Als übliche Frist nennt das KMU-Portal des Bundes 30 bis 90 Tage.

Was bei Verzug gilt

• Ohne Frist: Ist die Zeit der Erfüllung weder durch Vertrag noch durch die Natur des Rechtsverhältnisses bestimmt, kann die Erfüllung sogleich gefordert werden (Art. 75 OR). Beim Werkvertrag gelten Besonderheiten, die der Beitrag zu den Zahlungsbedingungen erklärt.
• Verzug: Eine fällige Schuld setzt durch Mahnung in Verzug. Bei verabredetem Verfalltag tritt der Verzug mit dessen Ablauf ein (Art. 102 OR).
• Verzugszins: 5 % pro Jahr. Höhere Zinsen gelten, wenn sie vertraglich vereinbart wurden (Art. 104 Abs. 1 und 2 OR).

Wie Sie in bexio Zahlungserinnerungen und Mahnstufen einrichten, steht im Beitrag Mahnwesen in bexio einrichten.

Skonto: Satz, Frist und Kosten

Eine eindeutige Formulierung lautet: «Zahlbar innert 30 Tagen netto. Bei Zahlung innert 10 Tagen gewähren wir 2 % Skonto auf den Rechnungsbetrag inklusive MWST.» Legen Sie fest, wofür der Skonto gilt: für alle Rechnungen oder nur für die Schlussrechnung, und ob er sich auf den Betrag inklusive MWST bezieht.

Was Skonto Sie kostet, zeigt die Formel des KMU-Portals: Jahreszins in Prozent = Skontosatz × 360 Tage geteilt durch (Zahlungsziel netto minus Skontofrist in Tagen).

Die Zeile mit 3 % nennt das KMU-Portal selbst. Die übrigen Werte folgen aus derselben Formel. Für den Kunden lohnt sich der Abzug laut KMU-Portal, auch gegenüber einem Kontokorrentkredit. Für Sie ist Skonto eine teure Finanzierung. Setzen Sie ihn deshalb bewusst ein und schreiben Sie den Satz so, dass er zu Ihrer Marge passt.

Skonto und MWST

Die MWST wird vom tatsächlich empfangenen Entgelt berechnet (Art. 24 Abs. 1 MWSTG). Zieht der Kunde Skonto ab, sinkt das Entgelt. Wird das Entgelt korrigiert, passen Sie die Umsatzsteuerschuld an, wenn Sie die Korrektur verbuchen oder das korrigierte Entgelt vereinnahmen (Art. 41 Abs. 1 MWSTG). In der MWST-Abrechnung gehören Skonti zur Ziffer 235, sofern Sie sie nicht schon in Ziffer 200 abgezogen haben.

Ein Beispiel: Eine Rechnung über CHF 10'000.00 plus 8,1 % MWST ergibt CHF 10'810.00. Bei 2 % Skonto auf den Bruttobetrag zahlt der Kunde CHF 10'593.80. Der Abzug von CHF 216.20 besteht aus CHF 200.00 Entgelt und CHF 16.20 Steuer.

Ein steuerpflichtiger Kunde muss seinen Vorsteuerabzug anpassen. Er darf nicht mehr Vorsteuer abziehen, als er tatsächlich bezahlt hat (Art. 41 Abs. 2 MWSTG). In ihrer Branchen-Info zum Baugewerbe sieht die ESTV für nachträgliche Entgeltsänderungen Belege wie Gutschriften oder Zusatzrechnungen vor, nimmt aber Skontoabzüge ausdrücklich aus.

Umsetzung in bexio

Zahlungsfristen und Skonto verwalten Sie in Zahlungsvorlagen:

1. Öffnen Sie «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module» → «Zahlungsvorlagen».
2. Vergeben Sie eine eindeutige Bezeichnung, etwa «Zahlbar innert 30 Tagen, 2 % Skonto 10 Tage».
3. Legen Sie die Standardfrist fest. Sie bestimmt, nach wie vielen Tagen ab Erstellungsdatum die Rechnung automatisch auf «Überfällig» wechselt.
4. Wählen Sie die Zahlungsart, etwa Rechnung, Vorauszahlung oder Barzahlung.
5. Schreiben Sie die Bedingungen in den Zusatztext. Nur wenn er ausgefüllt ist, erscheinen die Bedingungen auf dem Dokument.
6. Tragen Sie bei Bedarf Skontofrist und Skontosatz ein.

Die Vorlage legen Sie in den Dokumenteinstellungen als Standard für alle neuen Rechnungen fest. Im einzelnen Dokument wählen Sie im Tab «Konditionen» eine andere Vorlage und klicken auf «Vorlage verwenden». Achten Sie darauf, dass Standardfrist und Zusatztext zusammenpassen, denn der Status «Überfällig» folgt der Standardfrist, der Kunde liest den Zusatztext.

Zahlt der Kunde mit Skonto, gleicht bexio Zahlungen mit QR-Referenz auch bei kleinen Abweichungen ab, wenn die Differenz unter CHF 5.00 oder unter 2 % des Totals liegt. Andernfalls buchen Sie den Rest unter «Zahlungseingänge & Gutschriften» als «Skonto» oder «Gutschrift». bexio weist darauf hin, dass Skonto die MWST beeinflusst. Mehr dazu in den Beiträgen Zahlungseingänge in bexio abgleichen und Gutschriften in bexio erstellen.

Häufige Fragen

Was, wenn der Kunde Skonto abzieht, obwohl die Frist abgelaufen ist?

Skonto gilt nur, wenn und solange Sie ihn vereinbart haben. Fordern Sie den Restbetrag nach. Prüfen Sie dazu bei Zahlungen mit kleiner Abweichung, ob der Abzug noch in die Skontofrist fiel, denn bexio gleicht solche Differenzen automatisch ab.

Gilt der Skonto auf den Betrag mit oder ohne MWST?

Das legen Sie fest. Schreiben Sie es ausdrücklich hin, damit der Kunde richtig rechnet. Die Steuer sinkt in beiden Fällen anteilig mit dem Entgelt.

Ab wann zählt die Zahlungsfrist?

Das bestimmen Ihre Bedingungen. Nennen Sie den Beginn, zum Beispiel das Rechnungsdatum. bexio zählt die Standardfrist ab dem Erstellungsdatum der Rechnung.

Fazit

Eine klare Frist mit Datum, ein genau formulierter Skonto und eine passende Zahlungsvorlage in bexio verhindern die meisten Zahlungsstreitigkeiten. Wer Verzug sauber begründen will, vereinbart den Verfalltag schon in der Offerte. Skonto kostet Sie Marge und verändert Entgelt und MWST. Rechnen Sie ihn deshalb einmal durch.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.