Wiederkehrende Rechnungen für Abos und Wartung

Wiederkehrende Rechnungen richten Sie in bexio über einen wiederkehrenden Auftrag ein: Auftrag mit Positionen vom Typ «Dienstleistung» anlegen, auf «Wiederholung» klicken, Intervall und Laufzeit festlegen. Die Rechnungen entstehen danach auf Knopfdruck, einzeln oder im Sammellauf. Das passt für Abonnemente, Mieten, Lizenzen und Wartungsverträge.

Wann sich das lohnt

Sobald Sie demselben Kunden regelmässig dieselbe Leistung verrechnen, spart ein wiederkehrender Auftrag Erfassungsarbeit. Typisch sind Wartungspauschalen, Servicepakete, Software-Abos oder Mieten. Was in einen Wartungsvertrag gehört, etwa Anlagenverzeichnis, Pauschale, Laufzeit, Kündigung und Preisanpassung, beschreibt der Beitrag Wartungsverträge anbieten: Aufbau einer Service-Offerte. Hier geht es um die Abrechnung in bexio.

Wiederkehrenden Auftrag einrichten

1. Öffnen Sie «Verkauf» → «Aufträge» und erstellen Sie mit «Neuer Auftrag» einen Auftrag. Er kann auch aus einer bestätigten Offerte entstehen, wie der Beitrag Offerte in Auftrag und Rechnung umwandeln zeigt.
2. Fügen Sie die Positionen hinzu. Für wiederkehrende Rechnungen müssen es Produkte vom Typ «Dienstleistung» sein.
3. Klicken Sie im Auftrag auf «Wiederholung».
4. Wählen Sie unter «Wiederholungstyp» die Wiederholungsart: täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich.
5. Legen Sie bei «Wiederholen alle» den Tag fest, zum Beispiel jeden Montag, jeden 1. des Monats oder das Monatsende.
6. Bestimmen Sie die Dauer mit Start- und Enddatum. Für einen unbefristeten Vertrag wählen Sie «Unbegrenzte Dauer».

In der Auftragsliste zeigt ein Doppelpfeil, dass eine Wiederholung aktiv ist. Ein schwarzes Ausrufezeichen im Dreieck bedeutet, dass eine Rechnung fällig ist und erstellt werden muss. bexio weist Sie also auf fällige Rechnungen hin, die Sie danach per Klick erstellen. Einen vollautomatischen Versand beschreibt die Hilfe nicht.

Rechnungen erstellen: einzeln oder im Sammellauf

Im Sammellauf legen Sie drei Dinge fest:

• Offene wiederkehrende Aufträge suchen bis: Alle Fälligkeiten vor diesem Datum erscheinen in der Liste.
• Startstatus der Rechnung: «Entwurf» oder gleich «Offen». Mit «Entwurf» prüfen Sie die Rechnungen vor dem Versand.
• Kontaktadressen: Sie übernehmen die Adresse aus dem Auftrag oder aus der Kontaktverwaltung.

Eine rote Zeile mit Dreieck warnt vor einer ungewöhnlich hohen Zahl an Rechnungen, zum Beispiel wenn mehrere Monate Rückstand auf einmal nachgeholt werden. Prüfen Sie das vor der Bestätigung.

Drucken und versenden

Aus dem Sammellauf exportieren Sie alle Rechnungen als PDF, mit oder ohne Briefpapier. Für den E-Mail-Versand öffnen Sie «Verkauf» → «Rechnungen», filtern nach Status «Offen» und Datum, markieren die Rechnungen und nutzen die Sammelaktion. Dabei geht nur der Online-Link raus. Soll das PDF im Anhang liegen, senden Sie die Rechnung einzeln über «Rechnung senden». Die Kontakte brauchen eine gültige E-Mail-Adresse. Wie der Versand sonst abläuft, zeigt der Beitrag Rechnung in bexio erstellen: Schritt für Schritt.

Ändern und beenden

Die Wiederholung ändern oder löschen Sie nur im ursprünglichen Auftrag. Alle wiederkehrenden Aufträge finden Sie unter «Verkauf» → «Aufträge», mit dem Filter «Handelt es sich um einen wiederkehrenden Auftrag?» auf «Ja». Haben Sie nur die Rechnung vor sich, öffnen Sie dort den Reiter «Belegfluss» und klicken auf den verknüpften Auftrag. Mit «Wiederholung löschen» stoppen Sie künftige Rechnungen dauerhaft.

Beispiel: jährlicher Wartungsvertrag

Für die Beispiel AG legen Sie einen Auftrag mit der Position «Wartungspauschale Lüftungsanlage» an. Sie ist als Dienstleistung erfasst. Unter «Wiederholung» wählen Sie «Jährlich», setzen das Startdatum und lassen die Dauer unbegrenzt. Wenn die nächste Wartung fällig wird, starten Sie den Sammellauf mit dem Startstatus «Entwurf». Im Entwurf ergänzen Sie den Leistungszeitraum, geben die Rechnung frei und senden sie. Kündigt die Beispiel AG, löschen Sie die Wiederholung im Auftrag.

Darauf sollten Sie achten

• Leistungszeitraum: Eine Rechnung nennt Datum oder Zeitraum der Leistung, wenn dieser nicht dem Rechnungsdatum entspricht (Art. 26 Abs. 2 Bst. c MWSTG). Schreiben Sie bei Wartung und Abos den Zeitraum in die Positionsbeschreibung, etwa «Wartung 1. Januar bis 31. Dezember». Weitere Angaben stehen im Beitrag Pflichtangaben auf Rechnungen in der Schweiz.
• Rechnung im Voraus: Verrechnen Sie ein Jahr Wartung zu Jahresbeginn, kann das steuerlich eine Vorauszahlung sein. Die Steuerschuld entsteht dann mit der Vereinnahmung des Entgelts (Art. 40 Abs. 1 Bst. c MWSTG). Für Vorauszahlungen nennt die ESTV in ihrer Branchen-Info Baugewerbe die Abrechnungsperiode, in der das Entgelt vereinnahmt wird. Klären Sie mit Ihrem Treuhänder, wie Sie Vorausrechnungen in der MWST-Abrechnung behandeln.
• Preisanpassung: Der Preis darf nur steigen, wenn der Vertrag es vorsieht. Passen Sie ihn dann im wiederkehrenden Auftrag an und prüfen Sie die nächste Rechnung im Entwurf.
• Zusatzarbeiten: Einsätze ausserhalb der Pauschale rechnen Sie getrennt ab, damit der Kunde beides auseinanderhalten kann.

Häufige Fragen

Versendet bexio die wiederkehrenden Rechnungen automatisch?

Die bexio-Hilfe beschreibt es nicht so. bexio zeigt an, wenn eine Rechnung fällig ist. Sie erstellen sie einzeln oder im Sammellauf und versenden sie dann.

Wie stoppe ich einen gekündigten Wartungsvertrag?

Öffnen Sie den ursprünglichen Auftrag und klicken Sie auf «Wiederholung löschen». Alternativ setzen Sie beim Einrichten ein Enddatum.

Kann ich einen Rückstand nachholen?

Ja. Im Sammellauf gilt: Alle Fälligkeiten vor dem gewählten Datum werden aufgelistet. Prüfen Sie bei einer roten Zeile, ob wirklich so viele Rechnungen entstehen sollen.

Fazit

Ein wiederkehrender Auftrag macht aus Wartung und Abos einen festen Rhythmus: einmal einrichten, dann bei jeder Fälligkeit mit wenigen Klicks abrechnen. Prüfen Sie die Rechnungen im Startstatus «Entwurf», schreiben Sie den Leistungszeitraum hinein und klären Sie Vorausrechnungen mit dem Treuhänder.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.