Gutschriften in bexio erstellen

Eine Gutschrift erstellen Sie in bexio am schnellsten direkt in der Rechnung, im Reiter «Zahlungseingänge & Gutschriften» mit «Gutschrift erstellen». Alternativ legen Sie sie unter «Verkauf» → «Gutschriften» neu an. Die Gutschrift gleicht eine Rechnung ganz oder teilweise aus, etwa bei einem Fehler, einem Mangel oder einer Kulanz. Bei der MWST korrigiert sie die Umsatzsteuerschuld.

Gutschrift, Storno oder Rechnung korrigieren?

Welche Korrektur möglich ist, hängt vom Status der Rechnung ab:

Das Löschen einer Rechnung ist unwiderruflich, und ihre Nummer wird nicht automatisch neu vergeben. Hat der Kunde die Rechnung schon erhalten, korrigieren Sie sie deshalb mit Storno oder Gutschrift. Wie Rechnungen entstehen, zeigt der Beitrag Rechnung in bexio erstellen: Schritt für Schritt.

Gutschrift aus der Rechnung erstellen

Das geht bei einer unbezahlten Rechnung:

1. Öffnen Sie die Rechnung und wechseln Sie in den Reiter «Zahlungseingänge & Gutschriften».
2. Klicken Sie auf «Gutschrift erstellen».
3. Wählen Sie, ob Sie bestimmte Positionen der Rechnung gutschreiben oder einen festen Betrag.
4. Bestätigen Sie. bexio erstellt die Gutschrift und zieht sie von der Rechnung ab.

Die Nummer der Rechnung finden Sie in der Gutschrift im Reiter «Zahlungsausgänge & Rechnungen». Als Buchungsdatum nutzt bexio das Datum, an dem Sie die Aktion ausführen, nicht das Rechnungsdatum.

Gutschrift neu erstellen und anrechnen

1. Öffnen Sie «Verkauf» → «Gutschriften» und erstellen Sie eine neue Gutschrift.
2. Wählen Sie den Kontakt, damit bexio dessen offene Rechnungen erkennt.
3. Erfassen Sie Positionen, Beträge und MWST-Satz und speichern Sie.
4. Hat der Kunde offene Rechnungen, zeigt die gespeicherte Gutschrift einen Hinweis mit einer Schaltfläche zum Verrechnen. Öffnen Sie später eine Rechnung dieses Kunden, erscheint dort «+ Gutschriften verbuchen».

Alternativ verknüpfen Sie die Gutschrift über «Verkauf» → «Weitere» → «Zahlung erfassen (manuell)» mit einer Rechnung. Eine Gutschrift ohne Rechnung erfassen Sie im Kontakt unter «Finanzen» → «Konto anzeigen» → «+ Kundenbuchung». Sie steht dann als Guthaben bereit.

Gutschrift auszahlen

Soll der Kunde Geld zurückerhalten, sind zwei Schritte nötig:

1. Öffnen Sie die Gutschrift, wechseln Sie in «Zahlungsausgänge & Rechnungen» und erfassen Sie mit «+ Neuer Zahlungsausgang» Datum, Betrag und Finanzkonto.
2. Überweisen Sie den Betrag, entweder aus bexio unter «Banking» → «Zahlungsausgänge» oder über Ihr E-Banking.

Die später importierte Banktransaktion der Rückzahlung ignorieren Sie laut bexio-Hilfe, weil sich Banktransaktionen nicht mit Gutschriften abgleichen lassen. Mehr zum Abgleich steht im Beitrag Zahlungseingänge in bexio abgleichen.

Gutschrift löschen oder trennen

Löschen können Sie eine Gutschrift nur im Status «Entwurf» oder «Offen», mit dem Abfall-Symbol oben rechts. Steht sie auf «Abgerechnet» oder «Teilweise», lösen Sie zuerst die Verbindung. Entfernen Sie dazu in der Rechnung unter «Zahlungseingänge & Gutschriften» die Verrechnung oder in der Gutschrift die erfassten Zahlungsausgänge. Gehört die Gutschrift zu einer abgeschlossenen MWST-Periode, ändern Sie nichts selbst, sondern fragen Ihren Treuhänder.

So wirkt die Gutschrift bei der MWST

• Eine Gutschrift ist eine Rechnung. Als Rechnung gilt jedes Dokument, mit dem über das Entgelt abgerechnet wird, gleichgültig, wie es heisst (Art. 3 Bst. k MWSTG). Auch Gutschriften nennt die ESTV ausdrücklich. Nennen Sie deshalb Art, Gegenstand und Umfang der Leistung, Steuersatz und Steuerbetrag, wie es Art. 26 MWSTG verlangt. Zusätzlich empfiehlt bexio, die Nummer der ursprünglichen Rechnung und den Grund anzugeben. Die Pflichtangaben stehen im Beitrag Pflichtangaben auf Rechnungen in der Schweiz.
• Die Steuerschuld sinkt. Wird das Entgelt korrigiert, passen Sie die Umsatzsteuerschuld in dem Zeitpunkt an, in dem Sie die Korrektur verbuchen (Art. 41 Abs. 1 MWSTG). Als Entgeltsminderungen nennt die ESTV in ihrer Branchen-Info Baugewerbe unter anderem Rabatte, Skonti, Debitorenverluste und Rückvergütungen. In der MWST-Abrechnung gehören sie zur Ziffer 235, sofern sie nicht schon in Ziffer 200 abgezogen wurden.
• Der Satz bleibt. Bei Retouren und dem Rückgängigmachen einer Leistung gilt der Steuersatz, der zum Zeitpunkt der Leistung galt. Prüfen Sie ihn bei einer frei erfassten Gutschrift.
• Zu viel Steuer ausgewiesen? Dann schulden Sie sie, ausser Sie korrigieren die Rechnung mit einem Dokument, das auf die ursprüngliche Rechnung verweist und sie widerruft (Art. 27 Abs. 2 und 4 MWSTG).

Häufige Fragen

Darf ich eine versendete Rechnung löschen?

Nein. Eine abgeschlossene oder bezahlte Rechnung lässt sich in bexio nicht direkt löschen. Nutzen Sie «Rechnung stornieren» oder eine Gutschrift.

Brauche ich für einen Skontoabzug eine Gutschrift?

Nach der ESTV-Branchen-Info Baugewerbe nicht. Sie nennt für nachträgliche Änderungen des Entgelts Belege wie Gutschriften oder Zusatzrechnungen, nimmt aber Skontoabzüge ausdrücklich aus. Wie Sie Skonto vereinbaren, zeigt der Beitrag Zahlungsfristen und Skonto richtig festlegen.

Was gilt, wenn die MWST-Periode abgeschlossen ist?

Dann lassen sich Rechnung und Gutschrift nicht mehr direkt bearbeiten oder löschen. bexio rät, vor jeder Anpassung den Treuhänder zu konsultieren.

Fazit

Mit Storno oder Gutschrift bleibt die Geschichte einer Rechnung nachvollziehbar, und die MWST wird korrekt angepasst. Wählen Sie den Weg nach dem Status der Rechnung, nennen Sie auf der Gutschrift die ursprüngliche Rechnung und achten Sie auf den richtigen Steuersatz. Bei abgeschlossenen Perioden entscheidet der Treuhänder.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.