Pflichtangaben auf Rechnungen in der Schweiz

Eine Rechnung muss nach Art. 26 MWSTG den Leistungserbringer, den Empfänger und die Art der Leistung eindeutig erkennen lassen. In der Regel enthält sie sechs Elemente: Name und Ort des Leistungserbringers mit MWST-Nummer, Name und Ort des Empfängers, Datum oder Zeitraum der Leistung, Art, Gegenstand und Umfang der Leistung, das Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Betriebe ohne MWST-Eintrag dürfen keine Steuer ausweisen.

Die Angaben nach Art. 26 MWSTG

Das Gesetz formuliert «in der Regel». Halten Sie sich trotzdem an die Liste, denn Ihr Kunde braucht die Rechnung für den Vorsteuerabzug. Als zulässigen Namen akzeptiert die ESTV auch sogenannte Enseignes, also Geschäftsbezeichnungen wie «Restaurant Rössli». Auf Verlangen müssen Sie eine Rechnung ausstellen (Art. 26 Abs. 1 MWSTG). Als Rechnung gilt jedes Dokument, mit dem über das Entgelt abgerechnet wird (Art. 3 Bst. k MWSTG). Die ESTV nennt als Beispiele Quittungen, Kassenzettel, Verträge und Gutschriften.

Die MWST-Nummer richtig angeben

Die MWST-Nummer setzt sich aus der Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) und dem Zusatz «MWST» zusammen: CHE-123.456.789 MWST. Der Zusatz darf auch «TVA» oder «IVA» heissen, «VAT» ist nicht erlaubt. Stellt jemand die Nummer anders dar, etwa ohne Zusatz, kann der steuerpflichtige Empfänger die Vorsteuer laut ESTV trotzdem geltend machen, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Prüfen können Sie eine Nummer im UID-Register des Bundesamts für Statistik.

In bexio pflegen Sie die Unternehmensdaten im Firmenprofil. In der Dokumentvorlage erscheint ein Warnsymbol, wenn rechtliche Angaben oder Kontaktdaten fehlen. Kontrollieren Sie ausserdem in der Vorschau, ob MWST-Nummer und Adresse auf dem PDF stehen.

Steuersatz und Steuerbetrag

Sie können die Steuer offen ausweisen oder einen Gesamtbetrag mit Satz nennen, etwa «CHF 5'940.00 inkl. 8,1 % MWST». Die ESTV zeigt beides als Beispiel. Wer eine Vorsteuer abziehen will, muss deren Höhe belegen können. Der Nachweis ist nicht erbracht, wenn nur «inkl. MWST» auf der Rechnung steht. Wichtig sind drei Punkte:

• Gesetzlicher Satz: Der ausgewiesene Satz muss einem geltenden, früheren oder beschlossenen Satz entsprechen. Weisen Sie fälschlich Ihren Saldosteuersatz aus, kann der Empfänger die Vorsteuer nur im ausgewiesenen Umfang abziehen. Mehr dazu im Beitrag Effektive Methode oder Saldosteuersatz.
• Verschiedene Sätze: Unabhängige Leistungen mit unterschiedlichen Sätzen weisen Sie gesondert aus. Die ESTV empfiehlt, die Positionen nach Sätzen zu gruppieren. Die Sätze erklärt der Beitrag MWST-Sätze in der Schweiz.
• Nebenkosten: Fracht, Porto oder Verpackung gehören zum steuerbaren Entgelt, auch wenn Sie sie separat aufführen.

Ob Preise netto oder brutto genannt werden, regelt der Beitrag Preise mit oder ohne MWST richtig ausweisen.

Nicht MWST-pflichtig: keine Steuer ausweisen

Wer nicht im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen ist, darf in Rechnungen nicht auf die Steuer hinweisen (Art. 27 Abs. 1 MWSTG). Wer trotzdem Steuer ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist, oder zu viel ausweist, schuldet den ausgewiesenen Betrag. Ausnahme: Er korrigiert die Rechnung mit einem Dokument, das auf die ursprüngliche Rechnung verweist und sie widerruft, oder er macht glaubhaft, dass dem Bund kein Steuerausfall entstanden ist (Art. 27 Abs. 2 und 4 MWSTG). In bexio stellen Sie unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Buchhaltung» → «MWST Grundeinstellungen» ein, dass Sie nicht MWST-pflichtig sind. Dann schaltet bexio die automatische Steuerberechnung ab. Sind schon Buchungen vorhanden, ist die Änderung gesperrt, und Sie wenden sich an den bexio-Support.

Vereinfachungen und Ausnahmen

• Kassenzettel: Bei Rechnungen von automatisierten Kassen müssen die Angaben zum Empfänger nicht stehen, wenn das Entgelt CHF 400.00 inklusive Steuer nicht übersteigt (Art. 26 Abs. 3 MWSTG, Art. 57 MWSTV). Das gleiche gilt für Coupons von Registrierkassen. Die Vereinfachung betrifft Kassenzettel, nicht Rechnungen aus Ihrer Fakturierung.
• Form: Papierrechnung, PDF und gescannte Rechnung sind gleichgestellt.
• Abnehmer im Ausland: Dieselben Angaben empfiehlt die ESTV für Abnehmer mit Sitz im Ausland, die Anspruch auf Vergütung der MWST haben.

Folgen fehlender Angaben

Der Kunde trägt das Risiko beim Vorsteuerabzug. Am sichersten gelingt der Nachweis mit einer formell korrekten Rechnung. Fehlen wichtige Angaben wie Name, MWST-Nummer, Datum oder Steuersatz, empfiehlt die ESTV, die Rechnung vor der Bezahlung zur Vervollständigung zurückzusenden. Unvollständige Rechnungen kosten Sie also Zeit und verzögern die Zahlung. Wie die Rechnung in bexio entsteht, zeigt der Beitrag Rechnung in bexio erstellen: Schritt für Schritt.

Häufige Fragen

Muss eine Rechnungsnummer auf die Rechnung?

Art. 26 Abs. 2 MWSTG nennt keine Rechnungsnummer. Eine eindeutige Nummer ist für die Buchhaltung trotzdem üblich.

Muss der Empfänger auf der Rechnung stehen?

Ja, mit Name und Ort. Ausgenommen sind Kassenzettel bis CHF 400.00 aus automatisierten Kassen.

Gilt das auch für Gutschriften?

Ja. Auch eine Gutschrift gilt als Rechnung. Bei Gutschriften gilt Art. 26 Abs. 2 MWSTG sinngemäss.

Fazit

Mit Name und Ort beider Parteien, MWST-Nummer, Leistungsdatum, Leistungsbeschreibung, Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag ist Ihre Rechnung formal in Ordnung. Prüfen Sie Firmenprofil, Kontaktdaten und Steuersätze in bexio einmal sauber, dann stimmen die Angaben bei jeder Rechnung.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.