Zahlungseingänge in bexio abgleichen

Zahlungseingänge gleichen Sie in bexio im Bereich «Banking» mit «Transaktionen abgleichen» ab. Bei QR-Rechnungen mit Referenz ordnet bexio viele Zahlungen automatisch der richtigen Rechnung zu. Den Rest weisen Sie von Hand zu: einzeln, aufgeteilt auf mehrere Rechnungen oder mit einer Buchung für Differenzen. Wer keine Bankanbindung nutzt, erfasst Zahlungen direkt in der Rechnung.

So läuft der Abgleich ab

1. Holen Sie die Banktransaktionen ins Banking, oder importieren Sie eine camt.053-Datei.
2. Klicken Sie auf «Transaktionen abgleichen». Links sehen Sie die Banktransaktionen, rechts die Buchungen in bexio.
3. Prüfen Sie bei jedem Vorschlag Datum, Betrag und QR-Referenz. Stimmt alles, klicken Sie auf «Jetzt abgleichen». bexio setzt die Rechnung mit dem Datum der Transaktion auf «Bezahlt».
4. Gleichen Sie die übrigen Zahlungen von Hand ab, wie unten beschrieben.

Standardmässig nutzt bexio das Buchungsdatum der Bank. Möchten Sie das Valutadatum, stellen Sie es im Bankkonto unter «Bankkonto bearbeiten» mit «Valutadatum verwenden» ein.

Was bexio automatisch abgleicht

Bei QR-Rechnungen erhält bexio von den Banken genug Angaben für einen automatischen Abgleich, auch wenn Sie die Datei von Hand importieren. Das gilt in diesen Fällen:

Bei Abweichungen wendet bexio die jeweils günstigste von zwei Regeln an: Die Differenz liegt unter CHF 5.00 oder unter 2 % des Rechnungstotals. Eine Rechnung über CHF 100.00, die mit CHF 96.00 bezahlt wird, gleicht bexio ab. Dasselbe gilt für CHF 986.00 auf eine Rechnung über CHF 1'000.00. Bei CHF 470.00 auf eine Rechnung über CHF 500.00 passiert es nicht, weil beide Grenzen überschritten sind. Ob Ihre Zahlungen eine Referenz tragen, hängt von der Einrichtung ab, siehe QR-Rechnung: was KMU wissen müssen.

Automatisch abgeglichene Transaktionen finden Sie unter «Banktransaktionen anzeigen» mit dem Status «automatisch abgeglichen». Über «Aktionen» machen Sie den Abgleich rückgängig und gleichen von Hand ab. Ein automatischer Abgleich funktioniert nur, wenn eine passende Rechnung im System vorhanden ist.

Von Hand abgleichen: die Sonderfälle

• Nicht eindeutig: Suchen Sie im Suchfeld nach dem Kontakt oder der Rechnungsnummer. bexio listet die offenen Rechnungen des Kontakts auf. Wählen Sie die passende aus und gleichen Sie ab.
• Sammelzahlung: Bezahlt ein Kunde mehrere Rechnungen mit einer Überweisung, teilen Sie den Betrag mit «Betrag aufteilen» auf die Rechnungen auf. Das Total muss links und rechts gleich sein.
• Überzahlung: bexio bucht den Mehrbetrag als Guthaben auf das Kundenkonto «2030 - Erhaltene Anzahlungen von Dritten». Bei der nächsten Rechnung desselben Kunden buchen Sie es ab, solange sie «Offen» ist. Wollen Sie den Betrag erstatten, erfassen Sie die Auszahlung und buchen sie als Kundenbuchung gegen. Zahlt der Kunde bewusst mehr, teilen Sie den Betrag mit «Betrag aufteilen» auf ein Ertragskonto auf. Das richtige Konto nennt Ihr Treuhänder.
• Unterzahlung: Gleichen Sie den bezahlten Betrag ab und buchen Sie den Rest unter «Zahlungseingänge & Gutschriften» als «Skonto» oder «Gutschrift» aus. bexio weist darauf hin, dass Skonto die MWST beeinflusst. Besprechen Sie die Wahl mit Ihrem Treuhänder. Wie eine Gutschrift entsteht, steht im Beitrag Gutschriften in bexio erstellen.
• Keine passende Buchung: Erfassen Sie eine «Manuelle Buchung» mit Belegnummer, Buchhaltungskonto, Bezeichnung, Betrag, MWST-Satz und Beleg. Oder nutzen Sie eine «Kundenbuchung», wenn die Zahlung einem Kontakt zugeordnet werden soll, aber kein Dokument existiert.

Ohne Bankanbindung: Zahlung direkt erfassen

Öffnen Sie unter «Verkauf» → «Rechnungen» die Rechnung und wechseln Sie in den Reiter «Zahlungseingänge & Gutschriften». Mit «+ Neuer Zahlungseingang» tragen Sie Datum, Bankkonto und Betrag ein und speichern. Für mehrere Rechnungen auf einmal nutzen Sie «Verkauf» → «Weitere» → «Zahlungen erfassen (manuell)». Dort geben Sie Betrag, Text, Währung und Buchungsdatum ein, suchen die Rechnungen und klicken am Ende auf «Buchen». Erst dann speichert bexio die Zuordnung endgültig.

Wichtig: Wer später die Banktransaktion importiert, gleicht sie für diese Rechnung nicht erneut ab. Sonst entsteht eine Doppelbuchung.

Kontrollieren und korrigieren

Eine Banktransaktion hat einen von fünf Status: «Nicht abgeglichen», «Automatisch abgeglichen», «Abgeglichen», «Ignoriert» und, nur bei UBS-Kunden, «Anstehend». Einen Abgleich bearbeiten Sie unter «Banktransaktionen anzeigen» mit «Aktionen» → «Abgleich bearbeiten». «Abgleich rückgängig» entfernt ihn ganz. Haben Sie eine Transaktion auf mehrere Buchungen aufgeteilt, gehen dabei alle Buchungen verloren. Ignorierte Transaktionen erscheinen nicht in der Buchhaltung. Das eignet sich, wenn Sie zuerst Rat beim Treuhänder holen wollen. Die Transaktion lässt sich später wieder verbuchen.

Die Zahlung hat noch eine Nebenwirkung. Sobald eine vollständige Zahlung erfasst oder abgeglichen ist, stoppt bexio weitere automatische Mahnungen. Wie das Mahnwesen funktioniert, zeigt der Beitrag Mahnwesen in bexio einrichten.

Häufige Fragen

Warum wird eine Zahlung nicht automatisch abgeglichen?

Häufige Gründe sind eine fehlende oder falsche Referenz, eine zu grosse Betragsabweichung oder eine Rechnung, die nicht den Status «Offen» oder «Teilweise» hat. Ohne passende Rechnung findet bexio keinen Treffer.

Kann ich eine Zahlung mehreren Rechnungen zuordnen?

Ja. Teilen Sie den Betrag auf, bis die Summe beider Spalten übereinstimmt. Dasselbe geht im Assistenten für manuelle Zahlungen.

Was passiert bei einer Teilzahlung?

Gleichen Sie den bezahlten Betrag ab. Die Rechnung gilt dann als teilweise bezahlt und bleibt für den Rest abgleichbar.

Fazit

Mit Referenz erledigt bexio den Grossteil des Abgleichs selbst. Planen Sie Zeit für die Ausnahmen ein: Sammelzahlungen, Differenzen und Zahlungen ohne Referenz. Erfassen Sie jede Zahlung nur einmal, entweder über die Bank oder von Hand.