Wartungsverträge anbieten: Aufbau einer Service-Offerte

Eine Service-Offerte für einen Wartungsvertrag beschreibt, welche Anlagen Sie in welchen Intervallen warten, was die Pauschale enthält und was Sie nach Aufwand verrechnen. Ebenso wichtig sind Laufzeit, Kündigung und Preisanpassung, denn sie entscheiden, ob der Vertrag über Jahre funktioniert. Die wiederkehrende Abrechnung richten Sie in bexio als wiederkehrenden Auftrag ein.

Der Aufbau einer Service-Offerte

1. Ausgangslage und Ziel: Warum der Vertrag sinnvoll ist, zum Beispiel weniger Ausfälle und planbare Kosten.
2. Anlagenverzeichnis: Jede Anlage mit Standort, Typ, Baujahr und Seriennummer. Nur was hier steht, ist Vertragsgegenstand.
3. Leistungsumfang: Was bei jedem Einsatz geschieht, idealerweise als Checkliste pro Anlagetyp.
4. Intervalle und Termine: Wie oft Sie kommen, in welchem Zeitfenster und wer den Termin vereinbart.
5. Reaktionszeiten: Bis wann Sie bei einer Störung reagieren und ob ein Pikettdienst Teil des Angebots ist.
6. Preise: Pauschale pro Jahr und Anlage, Stundensätze für Zusatzarbeiten, Material, Fahrten und Zuschläge.
7. Laufzeit und Kündigung: Beginn, Dauer, Verlängerung und Kündigungsfrist.
8. Preisanpassung: Ob und wie die Pauschale angepasst wird.
9. Pflichten des Kunden: Zugang zu den Anlagen, Meldung von Störungen, Bereitstellen von Unterlagen.
10. Dokumentation und Zahlung: Servicerapport nach jedem Einsatz, Rechnungsstellung und Zahlungsfrist.

Für den Leistungsumfang eignet sich eine kurze Checkliste pro Anlagetyp, etwa: Sichtkontrolle, Reinigung, Prüfen der Sicherheitseinrichtungen, Funktionskontrolle der Regelung, Eintrag im Servicerapport. Der Kunde sieht so, was er für die Pauschale erhält, und Ihre Techniker arbeiten überall gleich.

Pauschale oder Aufwand: die Abgrenzung

Unklare Grenzen zwischen Pauschale und Zusatzarbeit führen leicht zu Streit. Eine Tabelle in der Offerte schafft Klarheit:

Ob sich für Zusatzarbeiten eine Abrechnung nach Aufwand oder ein Festpreis eignet, erklärt der Beitrag Regie oder Pauschale richtig offerieren.

Die Pauschale kalkulieren

Rechnen Sie die Pauschale pro Anlage von unten nach oben auf, statt einen runden Betrag zu schätzen:

1. Einsatzzeit pro Wartung mal Stundensatz.
2. Mal Anzahl Einsätze pro Jahr.
3. Plus Fahrten zu den geplanten Terminen.
4. Plus Kleinmaterial, das bei jeder Wartung anfällt.
5. Plus eine Reserve für Unvorhergesehenes, die Sie bewusst festlegen.

Vergleichen Sie die Pauschale nach dem ersten Vertragsjahr mit den tatsächlich erfassten Stunden. Liegt der Aufwand deutlich höher, passen Sie die Kalkulation für neue Verträge an und prüfen die Preisanpassung für bestehende.

Laufzeit, Kündigung und Preisanpassung

Ob ein Wartungsvertrag rechtlich als Auftrag (Art. 394 OR), als Werkvertrag (Art. 363 OR) oder als gemischter Vertrag gilt, hängt von seinem Inhalt ab. Das hat Folgen: Ein Auftrag kann von jeder Partei jederzeit widerrufen oder gekündigt werden. Wer zur Unzeit kündigt, muss den dadurch verursachten Schaden ersetzen (Art. 404 OR). Eine feste Laufzeit im Vertrag bietet deshalb nicht in jedem Fall die Sicherheit, die man erwartet. Lassen Sie Ihre Vorlage zu Laufzeit und Kündigung rechtlich prüfen.

Eine Preisanpassung gilt nur, wenn Sie sie vereinbaren. Eine Möglichkeit ist eine Indexklausel. Als Bezugsgrösse eignet sich der Landesindex der Konsumentenpreise (LIK) des Bundesamts für Statistik. Legen Sie Basismonat, Zeitpunkt und Häufigkeit der Anpassung fest. Wie Sie Vertragsbedingungen in die Offerte einbinden, zeigt der Beitrag AGB in Offerten richtig einbinden.

Gesetzliche Kontrollen sauber abgrenzen

Viele Anlagen unterliegen Kontrollen, die der Eigentümer veranlassen muss. Schreiben Sie in die Offerte, ob Sie diese übernehmen, koordinieren oder ausdrücklich nicht anbieten.

• Elektrische Installationen: Die Netzbetreiberin fordert den Eigentümer mindestens sechs Monate vor Ablauf der Kontrollperiode auf, einen Sicherheitsnachweis einzureichen (Art. 36 NIV). Die technischen Kontrollen führen unabhängige Kontrollorgane oder akkreditierte Inspektionsstellen im Auftrag des Eigentümers durch (Art. 32 NIV).
• Feuerungen: Die Behörde überwacht die Emissionen. In der Regel wird die Messung bei Gasfeuerungen bis 1 MW alle vier Jahre wiederholt, bei den meisten übrigen Feuerungen alle zwei Jahre (Art. 13 LRV).

Ein klarer Satz genügt, zum Beispiel: «Die periodische Kontrolle nach NIV ist nicht Bestandteil dieses Vertrags. Auf Wunsch koordinieren wir den Termin.»

Abrechnung in bexio

bexio nennt Wartungsverträge ausdrücklich als Anwendungsfall für wiederkehrende Aufträge. So gehen Sie vor:

1. Unter «Verkauf» → «Aufträge» einen Auftrag mit den Positionen erstellen. Für wiederkehrende Rechnungen braucht es Produkte vom Typ «Dienstleistung».
2. Im Auftrag auf «Wiederholung» klicken und das Intervall wählen: täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich.
3. Start- und Enddatum festlegen oder «Unbegrenzte Dauer» wählen.
4. Rechnungen einzeln mit «Rechnung erstellen für …» auslösen oder gesammelt unter «Verkauf» → «Weitere» → «Wiederkehrende Aufträge» mit «Neuer Lauf».

Beim Sammelversand per E-Mail verschickt bexio nur den Link zum Online-Dokument. Ein PDF-Anhang ist nur beim Einzelversand möglich. Details zu Abrechnungsläufen lesen Sie im Beitrag Wiederkehrende Rechnungen für Abos und Wartung.

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Häufige Fragen

Welche Laufzeit ist sinnvoll?

Eine Laufzeit von einem Jahr mit automatischer Verlängerung ist für beide Seiten überschaubar. Rechtlich entscheidend ist aber, ob der Vertrag als Auftrag gilt, denn dann ist er nach Art. 404 OR jederzeit kündbar.

Darf ich die Pauschale jedes Jahr erhöhen?

Nur, wenn der Vertrag eine Preisanpassung vorsieht. Ohne Klausel braucht es die Zustimmung des Kunden.

Wie halte ich Zusatzarbeiten fest?

Notieren Sie Zusatzarbeiten im Servicerapport mit Datum, Dauer und Material. Verrechnen Sie diese getrennt von der Pauschale, damit der Kunde beides auseinanderhalten kann.

Fazit

Eine gute Service-Offerte macht sichtbar, welche Anlagen betreut werden, was die Pauschale abdeckt und was zusätzlich kostet. Laufzeit, Kündigung und Preisanpassung gehören schriftlich geregelt und rechtlich geprüft. Mit wiederkehrenden Aufträgen in bexio läuft die Abrechnung danach regelmässig und ohne Zusatzaufwand.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.