Ein bestehendes Abo verwalten Sie in bexio im ursprünglichen Auftrag: Dort ändern Sie Intervall und Dauer, dort stoppen Sie künftige Rechnungen mit «Wiederholung löschen». Eine eigene Pausenfunktion beschreibt die bexio-Hilfe nicht. Als Behelf setzen Sie ein Enddatum und richten die Wiederholung später neu ein. Die erstmalige Einrichtung steht im Beitrag Wiederkehrende Rechnungen für Abos und Wartung.
Das Wichtigste in Kürze
- Wiederholungen lassen sich nur im ursprünglichen Auftrag ändern oder löschen, nicht in der Rechnung.
- Eine Übersicht aller Abos erhalten Sie in der Auftragsliste mit dem Filter «Handelt es sich um einen wiederkehrenden Auftrag?».
- Beenden Sie ein Abo mit einem Enddatum oder mit «Wiederholung löschen».
- Ein stornierter Auftrag mit aktiver Wiederholung lässt sich nicht löschen.
- Offene Fälligkeiten holt der Sammellauf nach. Prüfen Sie rot markierte Zeilen vor der Bestätigung.
Alle Abos im Überblick
So finden Sie sämtliche aktiven Wiederholungen:
- Öffnen Sie «Verkauf» → «Aufträge».
- Klicken Sie oben rechts auf «Filter».
- Wählen Sie den Filter «Handelt es sich um einen wiederkehrenden Auftrag?» und den Wert «Ja».
In der Auftragsliste helfen zwei Symbole bei der Orientierung. Ein Doppelpfeil zeigt, dass für den Auftrag eine aktive Wiederholung eingerichtet ist. Ein schwarzes Ausrufezeichen im Dreieck bedeutet, dass eine Rechnung fällig ist und erstellt werden muss.
Haben Sie nur eine Rechnung vor sich und suchen den Auftrag dahinter, öffnen Sie in der Rechnung den Reiter «Belegfluss» und klicken auf den verknüpften Auftrag.
Ein bestehendes Abo ändern
Alles, was zur Automatisierung gehört, ändern Sie im ursprünglichen Auftrag. Die folgende Tabelle zeigt, was Sie dort anpassen können.
| Was Sie ändern möchten | Wo und wie |
|---|---|
| Wiederholungsart: täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich | Im Auftrag über «Wiederholung», Reiter «Wiederholungstyp» |
| Tag der Fälligkeit, zum Beispiel jeden 1. des Monats oder Monatsende | Im selben Fenster bei «Wiederholen alle» |
| Laufzeit | Im selben Fenster: Start- und Enddatum oder «Unbegrenzte Dauer» |
| Leistung und Preis | In den Positionen des ursprünglichen Auftrags |
| Rechnung als Entwurf oder direkt offen | Bei jedem Lauf im Sammellauf, Feld «Startstatus der Rechnung» |
| Adresse auf der Rechnung | Bei jedem Lauf im Feld «Kontaktadressen» |
Beim Feld «Kontaktadressen» wählen Sie, ob bexio die Adresse aus dem Auftrag oder aus der Kontaktverwaltung übernimmt. Hat ein Kunde den Sitz gewechselt, ist die Kontaktverwaltung die naheliegende Wahl, sofern der Kontakt aktuell gepflegt ist.
Für Positionen gilt: Nur Produkte der Produktart «Dienstleistung» lassen sich in eine Wiederholung aufnehmen. Die bexio-Hilfe weist ausserdem darauf hin, dass bei Produkten keine Platzhalter für Jahreszahlen möglich sind. Formulieren Sie die Position deshalb zeitlos, zum Beispiel «jährliche Wartungspauschale», und ergänzen Sie den Zeitraum im Rechnungsentwurf. Mehr zu Dienstleistungsartikeln steht im Beitrag Dienstleistungen als Artikel: Stunden, Pauschalen und Fahrten.
Preisanpassung. Soll sich der Preis ändern, passen Sie die Position im ursprünglichen Auftrag an. Klären Sie vorher mit dem Kunden, ab wann der neue Preis gilt, und erstellen Sie die nächste Rechnung mit dem Startstatus «Entwurf». So prüfen Sie Betrag und Text, bevor etwas beim Kunden landet. Welche Punkte ein Wartungsvertrag regeln sollte, beschreibt der Beitrag Wartungsverträge anbieten: Aufbau einer Service-Offerte.
Ein Abo pausieren
Ob ein Kunde seine Wartung für ein halbes Jahr aussetzt oder ein Vertrag ruht: Eine Funktion zum Pausieren beschreibt die bexio-Hilfe nicht. Zwei Wege bieten sich an.
Weg 1: Enddatum setzen und neu starten. Tragen Sie im Fenster «Wiederholung» ein Enddatum zum Pausenbeginn ein. Zum vereinbarten Wiederbeginn richten Sie die Wiederholung mit neuem Startdatum ein. Ob Sie dafür dieselbe Wiederholung verlängern können oder eine neue brauchen, probieren Sie zuerst an einem Muster-Auftrag mit einem Testkontakt aus, nicht bei einem echten Kunden.
Weg 2: Fälligkeiten nicht abrechnen. Das ist nicht empfehlenswert. Im Sammellauf werden alle Fälligkeiten vor dem gewählten Datum aufgelistet. Eine ausgesetzte Rechnung taucht also später wieder auf, und eine ungewöhnlich hohe Anzahl markiert bexio mit einer roten Zeile und einem Dreieck. Würden Sie sie bestätigen, entstünden mehrere Rechnungen auf einmal.
Halten Sie die Pause in jedem Fall im Vertrag fest und informieren Sie das Team, damit niemand die Wiederholung versehentlich löscht oder eine Rechnung auslöst.
Ein Abo beenden
Es gibt zwei saubere Wege, ein Abo zu beenden:
- Enddatum: Legen Sie unter «Wiederholung» die Dauer mit einem Enddatum fest. Bei einem befristeten Vertrag tun Sie das am besten schon beim Einrichten.
- «Wiederholung löschen»: Öffnen Sie den ursprünglichen Auftrag und klicken Sie auf diese Schaltfläche. bexio stoppt damit künftige Rechnungen dauerhaft.
Bei einer Kündigung empfiehlt sich diese Reihenfolge:
- Erstellen Sie alle bis zum Vertragsende fälligen Rechnungen.
- Beenden Sie die Wiederholung mit Enddatum oder «Wiederholung löschen».
- Kontrollieren Sie nach dem Löschen der Wiederholung mit dem Filter «Handelt es sich um einen wiederkehrenden Auftrag?», dass der Auftrag nicht mehr als wiederkehrend erscheint.
Möchten Sie den Auftrag danach stornieren oder löschen, gilt eine Besonderheit: Stornierte Aufträge mit aktiver Wiederholung können nicht gelöscht werden. Löschen Sie zuerst die Wiederholung. Bereits erstellte Rechnungen sind laut bexio-Hilfe von der Stornierung eines Auftrags nicht betroffen. Wann Sie löschen und wann stornieren, behandelt der Beitrag Angebot, Auftrag oder Rechnung löschen und stornieren.
Die laufende Pflege: eine feste Routine
Damit nichts liegen bleibt, genügt ein fester Termin pro Abrechnungsperiode:
- Prüfen Sie in der Auftragsliste, bei welchen Aufträgen das Ausrufezeichen eine fällige Rechnung anzeigt.
- Öffnen Sie «Verkauf» → «Weitere» → «Wiederkehrende Aufträge» und klicken Sie auf «Neuer Lauf».
- Geben Sie bei «Offene wiederkehrende Aufträge suchen bis» das Zieldatum ein. Wählen Sie den Startstatus «Entwurf».
- Kontrollieren Sie rote Zeilen und die Entwürfe, bevor Sie sie freigeben.
- Versenden Sie die Rechnungen.
Beachten Sie beim Versand: Bei Sammelaktionen verschickt bexio nur den Network Link, also den Online-Link zur Rechnung, und hängt kein PDF an. Wer das PDF als Anhang senden möchte, versendet die Rechnung einzeln über «Rechnung senden». Dafür braucht jeder Kontakt eine gültige E-Mail-Adresse.
Häufige Fragen
Warum kann ich einen stornierten Auftrag nicht löschen?
Weil noch eine Wiederholung aktiv ist. Öffnen Sie den Auftrag und klicken Sie auf «Wiederholung löschen». Danach gelten die üblichen Regeln zum Löschen von Aufträgen.
Welche Positionen sind in einem wiederkehrenden Auftrag erlaubt?
Nur Produkte der Produktart «Dienstleistung». Andere Produktarten lassen sich laut bexio-Hilfe nicht in eine Wiederholung aufnehmen.
Was bedeutet die rote Zeile im Sammellauf?
Sie warnt vor einer ungewöhnlich hohen Anzahl Rechnungen, etwa weil mehrere Monate Rückstand auf einmal nachgeholt werden. Prüfen Sie das vor der Bestätigung.
Fazit
Wiederkehrende Aufträge laufen zuverlässig, wenn Sie sie wie jeden Vertrag pflegen: Änderungen im ursprünglichen Auftrag, Enddatum bei befristeten Verträgen, «Wiederholung löschen» bei Kündigung. Eine Pause lösen Sie mit einem Enddatum und einem Neustart, getestet an einem Muster-Auftrag. Eine feste Routine pro Periode mit Entwurf und Kontrolle verhindert Fehlrechnungen.
Quellen
- Wiederkehrende Aufträge (Abonnements) erstellen und verwalten bexio Hilfe
- Auftrag löschen bexio Hilfe
- Neue Produkte erfassen bexio Hilfe
- Rechtsform Verein bexio Hilfe
- Möglichkeiten unter Verkauf - Weitere bexio Hilfe
Stand: Oktober 2026. bexio ist eine Marke der bexio AG, efatto ist unabhängig.