Dienstleistungen als Artikel: Stunden, Pauschalen, Fahrten

Wiederkehrende Leistungen wie Arbeitsstunden, Pauschalen und Fahrten erfassen Sie in bexio als Produkte der Art «Dienstleistung», jeweils mit passender Einheit, festem Text und Preis. So steht jede Leistung in Offerte und Rechnung gleich da, und Sie können sie auch in wiederkehrende Aufträge übernehmen.

Warum Dienstleistungen in den Artikelstamm gehören

Stehen Stundenansätze und Fahrpauschalen nur in alten Offerten oder im Kopf der Inhaberin, formuliert jede neue Offerte sie etwas anders. Als Produkt im Artikelstamm hat jede Leistung einen festen Text, eine feste Einheit und einen Preis, und Sie finden sie in der Offerte über Name oder Produktcode.

Zwei Eigenheiten von bexio sollten Sie kennen:

• Produktart: «Ware» oder «Dienstleistung» ist laut bexio-Hilfe ein Pflichtfeld, das Sie nur beim Anlegen setzen können. Dienstleistungen können kein Lager führen. Sonst hat die Produktart keinen Einfluss auf Einkauf und Verkauf.
• Wiederkehrende Aufträge: Für Abo-Rechnungen aus wiederkehrenden Aufträgen verlangt bexio Positionen vom Typ «Dienstleistung». Wer Wartungsverträge regelmässig verrechnet, braucht die Wartungsleistung deshalb als Dienstleistung.

Achtung beim Import: Die Produktart lässt sich nicht direkt importieren. Enthält die Importdatei keinen Lagerbestand, bleibt die Produktart leer. «Dienstleistung» wählen Sie danach im jeweiligen Produkt aus.

Pro Produkt können Sie ausserdem ein Ertragskonto hinterlegen; die Import-Anleitung von bexio führt es als eigenes Feld. Das ist nützlich, wenn Ihr Kontenplan getrennte Ertragskonten für Arbeit und Material vorsieht. Welche Zuordnung sinnvoll ist, klären Sie mit Ihrer Treuhänderin oder Ihrem Treuhänder.

Stundenansätze als Produkte

Legen Sie für jeden Ansatz ein eigenes Produkt mit der Einheit «h» an, zum Beispiel «Monteur, Stunde», «Servicetechniker, Stunde» und «Projektleitung, Stunde». Zuschläge für Pikett, Überzeit oder Wochenende führen Sie als eigene Produkte. Dann bleibt in der Offerte sichtbar, was Grundansatz und was Zuschlag ist.

Wie Sie den Ansatz herleiten, zeigt ein Fallbeispiel des KMU-Portals des Bundes. Es stammt aus einem Grafikbüro, das Prinzip gilt aber genauso für Handwerk und Technik. Der Betrieb teilt seine gesamten Jahreskosten von CHF 400'740.00 durch die Stunden, die er im Jahr verrechnen kann. Nach Abzug von Feiertagen, Ferien und Absenzen rechnet das Beispiel mit rund 1'700 Stunden pro vollbeschäftigte Person, bei zwei Personen also 3'400 Stunden. Daraus ergibt sich ein kostendeckender Ansatz von rund CHF 118.00 pro Stunde. Erst darauf rechnet der Betrieb seinen Gewinnanteil. Entscheidend ist der Nenner: Nur verrechenbare Stunden zählen, nicht die Präsenzzeit. Interne Arbeiten wie Offertbearbeitung, Werkstattpflege oder Weiterbildung muss der Ansatz mittragen.

Überprüfen Sie die Ansätze mindestens einmal im Jahr, etwa wenn Löhne oder Fahrzeugkosten steigen. Ändern Sie dann den Preis im Produkt und nicht nur in einzelnen Offerten, damit alle neuen Dokumente den gleichen Ansatz zeigen.

Für Tagesansätze legen Sie eine Einheit «Tag» an und markieren sie als Zeiteinheit. Dann verlangt bexio einen Umrechnungsfaktor, der festhält, wie vielen Stunden ein Tag entspricht, zum Beispiel «8.5». Erstellen Sie später aus einer Offerte mit drei Tagen ein Projekt, rechnet bexio mit 25,5 Stunden erwarteter Zeit. Details dazu im Beitrag Einheiten in bexio.

Pauschalen sauber definieren

Eine Pauschale ist ein Produkt mit der Menge 1 und einer Einheit wie «Pauschal», die Sie unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Stammdaten» → «Produkteinheiten» selbst anlegen. Der Preis ist fix, deshalb trägt die Beschreibung die Hauptlast. Sie sagt, was enthalten ist und was nicht. Ein Beispiel:

Inbetriebnahme Wärmepumpe, pauschal. Enthalten: Funktionskontrolle, Einstellung der Regelung, Einweisung der Betreiber vor Ort. Nicht enthalten: Elektroanschluss, Anpassungen an der bestehenden Hydraulik.

Besteht ein Angebot aus mehreren Teilen, die der Kunde als Paket sehen soll, nutzen Sie im Dokument eine Sammelposition. Sie fasst mehrere Positionen zusammen und zeigt den Gesamtbetrag neben ihrem Titel. Ob Pauschale oder Abrechnung nach Aufwand besser passt, behandelt der Beitrag Regie oder Pauschale.

Fahrten und Wegzeit

Für Fahrten gibt es nicht das eine richtige Modell, aber jedes Modell braucht eigene Produkte. Wählen Sie eines und bleiben Sie dabei:

Schreiben Sie in die Beschreibung, was die Fahrt abdeckt, etwa Fahrzeug und Standardwerkzeug, und wie die Zonen definiert sind. Wie Sie Fahrt, Montage und Kleinmaterial in der Offerte zeigen, steht im Beitrag Montage, Fahrt und Kleinmaterial.

Produkte und Zeiterfassung abstimmen

In Offerten arbeiten Sie mit Produkten. Erfasste Zeiten hängen in bexio dagegen an Geschäftstätigkeiten. Diese verwalten Sie unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Stammdaten» → «Geschäftstätigkeiten» mit Name, Standard-Stundensatz und Standard-Ertragskonto. Für den Stundensatz erfasster Zeiten gilt eine feste Rangfolge: Ein Stundensatz im Projekt übersteuert den des Kunden, dieser den des Mitarbeiters und dieser den der Tätigkeit.

Daraus folgt eine einfache Regel: Gleiche Leistung, gleicher Name, gleicher Ansatz. Heisst das Produkt «Montage, Stunde», heisst die Tätigkeit «Montage». Ändern Sie den Ansatz, passen Sie beide an. Sonst zeigt die Offerte einen anderen Stundenansatz als die spätere Rechnung nach Aufwand. Mehr zur Erfassung lesen Sie im Beitrag Zeiterfassung in bexio.

Häufige Fragen

Kann ich eine Ware nachträglich in eine Dienstleistung umwandeln?

Nein. Die Produktart lässt sich nur beim Anlegen festlegen. Legen Sie die Leistung als neues Produkt der Art «Dienstleistung» an und verwenden Sie das alte Produkt nicht mehr.

Warum kann ich meine Wartung nicht in einen wiederkehrenden Auftrag übernehmen?

Meist ist das Produkt als Ware gespeichert oder hat nach einem Import keine Produktart. bexio verlangt für wiederkehrende Rechnungen Positionen vom Typ «Dienstleistung».

Brauche ich für jeden Mitarbeiter ein eigenes Stundenprodukt?

Nein. Gliedern Sie nach Qualifikation oder Leistung, nicht nach Personen. Unterschiedliche Ansätze pro Person für die Zeiterfassung hinterlegen Sie bei Bedarf als Stundensätze pro Benutzer.

Fazit

Stunden, Pauschalen und Fahrten gehören als Dienstleistungen in den Artikelstamm, mit klarer Einheit und eindeutigem Text. Legen Sie die Produktart beim Anlegen richtig fest, rechnen Sie Stundenansätze auf verrechenbare Stunden und wählen Sie ein Fahrtenmodell, das Sie konsequent anwenden. Gleichen Sie Produkte und Geschäftstätigkeiten ab, damit Offerte und Rechnung zusammenpassen.