Angebot, Auftrag oder Rechnung löschen und stornieren

Löschen können Sie in bexio nur Dokumente, die noch Entwurf sind oder sich dahin zurücksetzen lassen. Was Ihr Kunde schon erhalten hat oder was bezahlt ist, stornieren Sie besser. Das Löschen ist unwiderruflich, das Stornieren lässt die Historie bestehen. Welche Schritte gelten, hängt vom Dokumenttyp und vom Status ab.

Löschen oder stornieren: der Unterschied

Löschen entfernt das Dokument aus bexio. Es erscheint nicht mehr in der Liste und lässt sich nicht zurückholen. Stornieren macht das Dokument ungültig, es bleibt aber mit Status und Verlauf sichtbar. Ein Storno zeigt später, dass es das Dokument gab und warum es nicht mehr gilt.

Angebot löschen

Ein Angebot lässt sich nur löschen, wenn es auf «Entwurf» steht. Dann erscheint das Papierkorb-Symbol. Je nach Status gehen Sie so vor:

1. Entwurf: Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol.
2. Offen: Setzen Sie das Angebot mit der Aktion «Angebot als Entwurf markieren» zurück. Danach erscheint der Papierkorb.
3. Akzeptiert oder Abgelehnt: Klicken Sie zuerst auf «Angebot erneut bearbeiten». Das Angebot geht dadurch zurück auf «Offen». Anschliessend gehen Sie wie bei Schritt 2 vor.

Möchten Sie einen Verkauf nur aus dem Rennen nehmen, aber die Historie behalten, lassen Sie das Angebot im Status «Abgelehnt». Das empfiehlt auch bexio. Wie die Status zusammenspielen, erklärt Gültigkeit und Status von Offerten in bexio im Griff.

Auftrag löschen oder stornieren

Bei Aufträgen ist der Weg länger, weil Lieferscheine und Rechnungen daran hängen können. bexio empfiehlt, einen Auftrag eher zu stornieren als zu löschen.

• Status «Offen»: Das Papierkorb-Symbol oben rechts löscht den Auftrag direkt.
• Status «Storniert»: Auch hier löschen Sie direkt über den Papierkorb.
• Status «Teilweise» mit Lieferschein im Entwurf: Löschen Sie zuerst den Lieferschein. Sie erreichen ihn über den Reiter «Belegfluss». Der Auftrag wechselt dann zurück auf «Offen» und lässt sich löschen. Alternativ stornieren Sie den Auftrag und löschen ihn danach.
• Status «Teilweise» mit erledigtem Lieferschein: Stornieren Sie den Auftrag und löschen Sie ihn danach.
• Status «Erledigt» ohne Rechnung oder Lieferschein: Mit «Auftrag erneut bearbeiten» setzen Sie ihn auf «Offen» zurück und löschen ihn dann.
• Mit Rechnung: Stornieren Sie den Auftrag und löschen Sie ihn danach.

Beachten Sie zwei Folgen. Beim Stornieren und Löschen eines Auftrags werden verknüpfte Lieferscheine ebenfalls storniert und gelöscht. Rechnungen sind davon nicht betroffen: Sie bleiben bestehen und müssen bei Bedarf separat gelöscht oder storniert werden. Ein stornierter Auftrag mit aktiver Wiederholung, also ein wiederkehrender Auftrag, lässt sich nicht löschen.

Lieferscheine verändern ausserdem den Lagerbestand. Ein Lieferschein ist nur im Entwurf löschbar. Ist er abgeschlossen, stornieren Sie ihn, danach lässt sich bei Bedarf ein neuer erstellen.

Rechnung bearbeiten, löschen oder stornieren

Bei Rechnungen entscheidet der Status darüber, was noch möglich ist.

Entwurf: Sie können alles ändern und die Rechnung jederzeit über das Papierkorb-Symbol löschen.

Offen oder Überfällig: Die Rechnung lässt sich nicht mehr direkt bearbeiten. Ist sie vollständig unbezahlt, öffnen Sie sie und klicken auf «Rechnung erneut bearbeiten». Der Status wechselt zurück auf «Entwurf», und Sie können Fehler korrigieren. Wurde die Rechnung schon an den Kunden gesendet, ist ein Neuaufbau meist der falsche Weg. Dann stornieren Sie sie mit «Rechnung stornieren» (sofern die Option verfügbar ist) oder gleichen sie mit einer Gutschrift aus.

Teilweise bezahlt oder Bezahlt: Beträge, Positionen und Kundeninformationen sind gesperrt. Möglich ist nur, die Buchungskonten zu ändern. Dazu öffnen Sie die Rechnung und klicken auf «Buchungskonten ändern». Voraussetzungen sind die Benutzerberechtigung «Rechnung bearbeiten», ein offenes Geschäftsjahr und eine offene MWST-Periode. bexio hält im Rechnungsverlauf fest, wer wann welches Erlöskonto geändert hat.

Falsche Rechnung bereits versendet oder bezahlt: Wählen Sie Storno oder Gutschrift. Wie die Gutschrift funktioniert und was sie bei der MWST bewirkt, beschreibt Gutschriften in bexio erstellen. Brauchen Sie danach manuelle Buchungen, klären Sie das vorher mit Ihrem Treuhänder.

Folgen, die Sie kennen sollten

• Endgültig: Eine gelöschte Rechnung kann nicht wiederhergestellt werden. Das gilt ebenso für Angebote und Aufträge.
• Dokumentnummer: Die Nummer einer gelöschten Rechnung wird laut bexio-Hilfe in der Regel nicht automatisch neu vergeben. Eine Ausnahme nennt die Hilfe für die zuletzt vergebene, höchste Nummer. Für alle anderen gibt es einen Umweg, bei dem Sie unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module» die automatische Nummernvergabe kurz abschalten. Danach müssen Sie sie unbedingt wieder aktivieren. Mehr dazu in Nummernkreise und Dokumentnummern in bexio einstellen.
• Abgeschlossene MWST-Periode: Gehört ein Dokument zu einer bereits abgeschlossenen MWST-Periode, lässt es sich nicht mehr direkt bearbeiten oder löschen. Sprechen Sie vor jeder Anpassung mit Ihrem Treuhänder.
• Verknüpfte Dokumente: Prüfen Sie im «Belegfluss», was am Auftrag hängt, bevor Sie stornieren oder löschen.

Warum Stornieren die sauberere Lösung ist

Das Obligationenrecht verlangt für die Buchführung nach Art. 957a Abs. 2, dass Geschäftsvorfälle vollständig, wahrheitsgetreu und systematisch erfasst werden. Dazu kommen der Belegnachweis und die Nachprüfbarkeit. Die Geschäftsbücherverordnung fordert in Art. 3, dass Bücher und Belege nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt. Buchungsbelege sind nach Art. 958f Abs. 1 OR zehn Jahre aufzubewahren, ab Ende des Geschäftsjahres. Mehr dazu finden Sie unter Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen in der Schweiz.

Auch das Mehrwertsteuerrecht kennt diesen Gedanken. Eine Rechnung kann nachträglich korrigiert werden, indem ein Dokument auf die ursprüngliche Rechnung verweist und sie widerruft (Art. 27 Abs. 4 MWSTG). Das Original bleibt also bestehen, die Korrektur kommt dazu.

Daraus folgt für die Praxis: Ein Dokument, das bereits Teil Ihrer Geschäftsvorfälle ist, sollte nicht spurlos verschwinden. Ein Storno oder eine Gutschrift macht den Vorgang rückgängig und bleibt trotzdem sichtbar. Ob ein konkreter Entwurf unter diese Pflichten fällt, hängt vom Einzelfall ab. Klären Sie das im Zweifel mit Ihrem Treuhänder.

Entscheidungshilfe

1. Ist das Dokument noch ein Entwurf? Dann löschen Sie es.
2. Ist es noch nie an den Kunden gegangen und unbezahlt? Dann setzen Sie es zurück und korrigieren es.
3. Hat der Kunde es erhalten, oder ist eine Zahlung erfasst? Dann stornieren Sie oder erstellen eine Gutschrift.
4. Hängen Aufträge, Lieferscheine oder Rechnungen daran? Dann stornieren Sie zuerst und prüfen den «Belegfluss».
5. Ist die MWST-Periode abgeschlossen? Dann fragen Sie vorher den Treuhänder.

Häufige Fragen

Kann ich eine gelöschte Rechnung wiederherstellen?

Nein. bexio weist darauf hin, dass das Löschen unwiderruflich ist. Sie müssen die Rechnung neu erstellen.

Warum fehlt bei meiner Rechnung das Papierkorb-Symbol?

Das Symbol erscheint nur im Status «Entwurf». Bei gestellten, überfälligen oder bezahlten Rechnungen verwenden Sie «Rechnung stornieren» oder eine Gutschrift.

Wird beim Stornieren eines Auftrags auch die Rechnung storniert?

Nein. Rechnungen sind von der Stornierung eines Auftrags nicht betroffen. Verknüpfte Lieferscheine werden dagegen mit storniert.

Fazit

Löschen Sie in bexio nur Entwürfe und stornieren Sie alles, was bereits Teil Ihrer Geschäftsvorfälle ist. So bleibt die Historie erhalten, und Sie können jeden Schritt später erklären. Prüfen Sie vor dem Löschen den Status und den Belegfluss, und holen Sie bei bezahlten Rechnungen oder abgeschlossenen MWST-Perioden den Rat Ihres Treuhänders ein.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.