Rechnung über 0 Franken erstellen

In bexio lässt sich keine Rechnung mit einem Gesamtbetrag von CHF 0.00 oder weniger erstellen. Solche Rechnungen können nicht den Status «Offen» erhalten und lassen sich deshalb weder verbuchen noch versenden. Für Gratisleistungen und Kulanzfälle bietet bexio einen anderen Weg: einen Auftrag mit Betrag 0, den Sie bestätigen, versenden und von Hand auf «Erledigt» setzen.

Wann eine Rechnung über 0 Franken sinnvoll wäre

Es gibt Fälle, in denen Sie eine Leistung ohne Verrechnung festhalten möchten:

• Kulanz: Sie beheben einen Mangel oder ein Missgeschick, ohne etwas zu verrechnen.
• Garantiefall: Die Reparatur oder der Ersatz geht auf Ihre Kosten. Was Garantie und Gewährleistung rechtlich bedeuten, erklärt Garantie und Gewährleistung in Offerten.
• Muster und Zugaben: Ein Kunde erhält Ware oder Zubehör gratis.
• Gratisarbeit zur Kundenpflege: Sie erbringen eine kleine Dienstleistung ohne Rechnung.

In allen Fällen geht es um dasselbe Ziel. Die Leistung soll in der Kundenakte stehen, mit Datum, Umfang und Wert, ohne dass eine Forderung entsteht.

Warum die Rechnung nicht funktioniert

bexio unterstützt Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von 0 oder kleiner derzeit nicht. Sie bleiben im Entwurf und lassen sich nicht auf «Offen» setzen. Damit sind sie weder buchbar noch versendbar. Mit einem Symbolbetrag wie CHF 0.01 umgehen Sie die Sperre nicht sauber. Es entstünde eine echte offene Forderung, die später gemahnt würde.

Lösung: den Auftrag verwenden

Die bexio-Hilfe empfiehlt, die Gratisleistung im Auftragsmodul festzuhalten. So geht es:

1. Auftrag anlegen. Öffnen Sie «Verkauf» → «Aufträge» und klicken Sie auf «Neuer Auftrag». Wählen Sie den Kunden.
2. Positionen erfassen. Erfassen Sie die Artikel oder Dienstleistungen mit einem Betrag von CHF 0.00. Alternativ geben Sie die Leistung zum normalen Preis ein und gewähren einen Rabatt von 100 %. Dann steht der Wert der Leistung schwarz auf weiss im Dokument.
3. Titel und Text. Nennen Sie den Grund im Titel oder in einem Text, zum Beispiel «Kulanzleistung nach Reklamation vom 12. Oktober» oder «Gratismuster».
4. Auftrag bestätigen. Klicken Sie auf «Auftrag bestätigen».
5. Dokument prüfen und senden. Prüfen Sie die Vorschau und senden Sie den Auftrag dem Kunden zur Information. Das geht in bexio direkt per E-Mail. Wie der Versand abläuft, beschreibt die bexio-Hilfe zum Versand von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen.
6. Status schliessen. Setzen Sie den Status von Hand auf «Erledigt». Da Sie diesen Auftrag später nicht verrechnen, bliebe er sonst in einem offenen Zwischenstatus und würde Ihre Übersicht verstopfen.

Mit dem Auftrag behalten Sie die Gratisleistung vollständig im Kundenkonto, ohne den normalen Fakturierungsprozess zu stören. Wie Aufträge sonst funktionieren, zeigt Auftrag in bexio erstellen und verwalten.

Bei Warenlieferungen: Lieferschein erstellen

Liefern Sie Ware gratis, soll der Lagerbestand trotzdem stimmen. Ein Lieferschein lässt sich nur aus einem Auftrag erstellen. Öffnen Sie den Auftrag und klicken Sie auf «Lieferung erstellen». Wählen Sie die gelieferten Mengen. Die bexio-Hilfe hält fest, dass die gelieferten Mengen automatisch vom Lagerbestand abgezogen werden. Lieferscheine zeigen nie Preise an, der Kunde sieht darauf also nur, was er erhalten hat. Mehr zur Lagerführung steht in Lager in bexio: Grundlagen für KMU.

Beachten Sie: Positionen mit Menge 0 können nicht im Lieferschein dargestellt werden. Die Menge muss also stimmen, nur der Preis darf 0 sein.

Mehrwertsteuer bei unentgeltlicher Abgabe

Wer Gegenstände unentgeltlich abgibt, kann dadurch Eigenverbrauch auslösen. Der Vorsteuerabzug ist dann zu korrigieren. Das regelt Art. 31 MWSTG. Das Gesetz geht von einem unternehmerischen Grund aus, wenn Sie Geschenke bis CHF 500.00 pro Person und Jahr abgeben. Dasselbe gilt für Werbegeschenke und Warenmuster, mit denen Sie steuerbare oder steuerbefreite Umsätze erzielen wollen. Ob und wie sich Ihr Fall auswirkt, klärt Ihr Treuhänder. Halten Sie deshalb den Grund der Gratisleistung im Dokument fest.

Wenn am Ende doch ein Betrag bleibt

Ist der Gesamtbetrag nur durch Rabatt, Verrechnung oder Korrektur auf 0 gesunken, prüfen Sie, welcher Fall vorliegt:

• Teilweise Gratisleistung: Verrechnen Sie den bezahlten Teil normal und weisen Sie die Kulanz als Rabatt aus. Solange das Total über 0 liegt, entsteht eine gewöhnliche Rechnung.
• Fehler in einer bereits gestellten Rechnung: Gleichen Sie die Rechnung mit einer Gutschrift aus. Wie das geht, steht in Gutschriften in bexio erstellen.

Häufige Fragen

Kann ich die Rechnung auf CHF 0.01 setzen?

Davon ist abzuraten. Mit einem Symbolbetrag entsteht eine echte Forderung, die bexio als offen führt und die gemahnt werden kann. Nutzen Sie den Auftrag.

Sieht der Kunde, was ihn die Leistung gekostet hätte?

Ja, wenn Sie die Leistung zum normalen Preis erfassen und einen Rabatt von 100 % gewähren. Bei Positionen mit Preis 0 sieht er nur die Leistung ohne Wert.

Muss ich den Auftrag zwingend versenden?

Nein. Wollen Sie den Kunden informieren, senden Sie ihn per E-Mail oder geben ihn als PDF weiter. Für Ihre interne Dokumentation reicht der Auftrag in bexio.

Fazit

Eine Rechnung über CHF 0.00 gibt es in bexio nicht. Wer Kulanz oder Gratisleistungen festhalten will, erfasst sie in einem Auftrag, bestätigt ihn und schliesst ihn von Hand. Bei Waren entsteht der Lieferschein aus dem Auftrag. Halten Sie den Grund der Gratisleistung fest und klären Sie mit dem Treuhänder, ob die Mehrwertsteuer betroffen ist.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.