Ratenzahlung vereinbaren und in bexio abbilden

Eine Ratenzahlung bilden Sie in bexio auf zwei Wegen ab. Steht der Plan von Anfang an fest, stellen Sie Teilrechnungen aus dem Auftrag. Bittet der Kunde erst nach der Rechnung um Raten, bleibt die Rechnung bestehen, und Sie erfassen die Zahlungen einzeln. Rechtlich gilt: Der Kunde hat keinen Anspruch auf Raten. Es braucht Ihre Zustimmung und am besten eine schriftliche Vereinbarung.

Zwei Ausgangslagen

Eine Anzahlung ist etwas anderes. Führt die Zahlung zu einem Abzug auf einer späteren Schlussrechnung, handelt es sich nach der bexio-Hilfe um eine Anzahlung. Dazu lesen Sie Teilrechnungen und Akontorechnungen richtig stellen.

Variante A: Raten von Anfang an mit Teilrechnungen

Die Teilrechnungen legen Sie im Auftrag an. Das Vorgehen in Kürze:

1. Prüfen Sie, dass der Auftragsbetrag definitiv ist. Sobald Teilrechnungen existieren, lässt er sich nicht mehr ändern.
2. Öffnen Sie «Verkauf» → «Aufträge» und den Auftrag im Status «Offen». Nur dann zeigt bexio den Reiter «Teilrechnungen».
3. Legen Sie Anzahl und Aufteilung fest, entweder in Prozent oder Brüchen oder als feste Beträge. Die Summe muss genau dem Auftragsbetrag entsprechen.
4. Erstellen Sie die Teilrechnungen nacheinander. Jede entsteht als Entwurf, und Sie passen bei Bedarf die Zahlungskonditionen an.

Für die Fälligkeit jeder Rate helfen Zahlungsvorlagen. Unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module» → «Zahlungsvorlagen» legen Sie Bezeichnung, Standardfrist und Zusatztext fest, zum Beispiel «Rate zahlbar innert 30 Tagen». Im Dokument wählen Sie die Vorlage im Reiter «Konditionen». Beachten Sie: Eine Zahlungsvorlage regelt Frist, Zahlungsart, Skonto und Zusatztext. Den Ratenplan selbst bildet der Reiter «Teilrechnungen».

Variante B: Raten auf einer bestehenden Rechnung

Hier ändern Sie die Rechnung nicht. Sie gehen so vor:

1. Vereinbarung festhalten. Halten Sie Rate, Betrag und Datum schriftlich fest, zum Beispiel per E-Mail-Bestätigung.
2. Mahnungen verschieben. Öffnen Sie die Rechnung, wechseln Sie in den Reiter «Mahnungen» und passen Sie dort die geplante automatische Mahnung an oder deaktivieren Sie sie für diese Rechnung. Die bexio-Hilfe nennt als Beispiel eine individuelle Vereinbarung mit dem Kunden. Die 2. Mahnung lässt sich erst bearbeiten, wenn die 1. versendet wurde. Wie Mahnstufen funktionieren, steht in Mahnwesen in bexio einrichten.
3. Jede Rate erfassen. Gleichen Sie eingehende Zahlungen im Banking ab oder erfassen Sie sie von Hand: Öffnen Sie die Rechnung, wechseln Sie in den Reiter «Zahlungseingänge & Gutschriften» und klicken Sie auf «+ Neuer Zahlungseingang». Wenn Sie manuell buchen, gleichen Sie dieselbe Zahlung später nicht noch einmal im Banking ab. Sonst entsteht eine Doppelbuchung.
4. Offenen Rest im Blick behalten. Der Bankabgleich berücksichtigt Rechnungen im Status «Offen» und «Teilweise». Die Rechnung bleibt also zuordenbar, bis die letzte Rate eingegangen ist. Wie der Abgleich im Detail läuft, zeigt Zahlungseingänge in bexio abgleichen.

Kündigt der Kunde an, die Rate zu verpassen, passen Sie das Versanddatum der Mahnung rechtzeitig an. Nach dem Deaktivieren liegt die Überwachung der Fälligkeiten bei Ihnen.

Rechtliche Hinweise

Kein Anspruch auf Raten. Nach Art. 69 Abs. 1 OR braucht der Gläubiger keine Teilzahlung anzunehmen, wenn die gesamte Schuld feststeht und fällig ist. Raten sind deshalb Ihr Entgegenkommen. Sie entscheiden, ob und zu welchen Bedingungen.

Feste Termine. Wurde für die Erfüllung ein bestimmter Verfalltag verabredet, kommt der Schuldner nach Art. 102 Abs. 2 OR schon mit Ablauf dieses Tages in Verzug. Ohne einen solchen Tag setzt erst die Mahnung in Verzug (Art. 102 Abs. 1 OR). Nennen Sie deshalb in der Vereinbarung für jede Rate ein Datum.

Verzugszins. Bei Verzug mit einer Geldschuld sind nach Art. 104 Abs. 1 OR Verzugszinse zu fünf vom Hundert für das Jahr geschuldet. Wie Sie Zinsen und Gebühren verrechnen, behandelt Mahngebühren und Verzugszins richtig verrechnen.

Verfall der Restschuld. Sie können vereinbaren, dass der Restbetrag fällig wird, wenn eine Rate ausbleibt. Eine solche Klausel gehört ausdrücklich in die schriftliche Vereinbarung. Bei Privatkunden lassen Sie sie von einer Fachperson prüfen.

Privatkunden und Konsumkreditgesetz. Als Konsument gilt nach Art. 3 KKG eine natürliche Person, die zu einem nicht beruflichen Zweck abschliesst. Ein Konsumkreditvertrag kann nach Art. 1 KKG auch ein Zahlungsaufschub sein. Das Gesetz gilt nach Art. 7 unter anderem nicht für Kredite, die zins- und gebührenfrei gewährt werden, nicht für Kredite, die innert höchstens drei Monaten zurückzuzahlen sind, und nicht für Kredite unter CHF 500.00 oder über CHF 80'000.00. Verlangen Sie bei einer Privatperson Zinsen oder Gebühren und dauert die Ratenzahlung länger als drei Monate, prüfen Sie vor der Vereinbarung, ob das Gesetz für Sie gilt. Kauft der Kunde für berufliche oder gewerbliche Zwecke, ist er nach Art. 3 KKG kein Konsument, und das Gesetz greift nicht.

Checkliste für die Ratenvereinbarung

• Gesamtbetrag, Anzahl und Höhe der Raten
• Fälligkeitsdatum jeder Rate
• Zahlungsweg und Rechnungsnummer als Referenz
• Folgen bei Verzug, zum Beispiel Mahnung oder Fälligkeit des Restbetrags
• Bestätigung des Kunden schriftlich oder per E-Mail

Häufige Fragen

Muss ich dem Kunden Raten gewähren?

Nein. Ein Gläubiger muss bei einer fälligen und feststehenden Schuld keine Teilzahlung annehmen (Art. 69 Abs. 1 OR).

Kann ich die Mahnungen für diese Rechnung pausieren?

Ja. In der Rechnung können Sie im Reiter «Mahnungen» das geplante Versanddatum anpassen oder die Automatisierung für diese Rechnung deaktivieren.

Was ist der Unterschied zur Anzahlung?

Bei der Anzahlung wird der bezahlte Betrag später von der Schlussrechnung abgezogen. Bei der Ratenzahlung ist der Gesamtbetrag auf mehrere im Voraus festgelegte Fälligkeiten verteilt.

Fazit

Wer Raten von Anfang an plant, nutzt Teilrechnungen aus dem Auftrag. Wer nachträglich Raten gewährt, lässt die Rechnung unverändert, erfasst jede Zahlung und verschiebt die Mahnungen. In beiden Fällen schützt eine schriftliche Vereinbarung mit festen Daten. Bei Privatkunden mit Zinsen oder Gebühren prüfen Sie zusätzlich das Konsumkreditgesetz.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.