Auftrag in bexio erstellen und verwalten

Der Auftrag ist in bexio das Dokument zwischen Offerte und Rechnung. Sie legen ihn unter «Verkauf» → «Aufträge» mit «Neuer Auftrag» an oder erzeugen ihn aus einem Angebot oder einem Projekt. Aus dem Auftrag entstehen später Lieferscheine, Teilrechnungen und die Rechnung. Der Status zeigt, wie weit die Abwicklung ist.

Wofür Sie den Auftrag brauchen

Die Offerte ist das Angebot an den Kunden, der Auftrag hält fest, was der Kunde bestellt hat und was Sie liefern. bexio beschreibt den Ablauf so: Nimmt der Kunde die Offerte an, wandeln Sie sie mit einem Klick in einen Auftrag, eine Rechnung oder eine Lieferung um. Den Auftrag brauchen Sie immer dann, wenn Sie in Etappen liefern oder abrechnen, Lagerware ausliefern oder Leistungen wiederkehrend verrechnen. Reine Einmal-Leistungen können Sie auch direkt in Rechnung stellen.

Auftrag anlegen: drei Wege

1. Neu erfassen. Öffnen Sie «Verkauf» → «Aufträge» und klicken Sie auf «Neuer Auftrag». Wählen Sie den Kunden, erfassen Sie die Positionen und prüfen Sie die Einstellungen wie bei einem Angebot.

2. Aus dem Angebot. Haben Sie dem Kunden eine Offerte gestellt und er hat zugesagt, öffnen Sie das akzeptierte Angebot und klicken oben rechts auf die Statusaktion «Auftrag erstellen». Positionen und Konditionen müssen Sie nicht neu tippen. Das Vorgehen beschreibt Offerte in Auftrag und Rechnung umwandeln.

3. Aus dem Projekt. Befindet sich das Projekt im Status «Offen» oder «Aktiv», öffnen Sie «Projekte» → «Projekte», das Projekt und darin den Reiter «Belegfluss». Oben rechts klicken Sie auf «Neuer Auftrag». bexio übernimmt den Projekttitel als Titel des Auftrags, die Titel der Arbeitspakete als Standardpositionen und die erwartete Zeit als Menge. Haben Sie im Reiter «Konditionen» die Verrechnungsmethode «Stundensatz Projekt» gewählt, dient dieser Stundensatz als Einzelpreis.

Einstellungen, die gleich mitkommen

Für jeden Dokumenttyp legen Sie Standards fest: Dokumentvorlage, Zahlungskonditionen, Nummernkreis sowie Kopf- und Fusstexte. Sie finden sie unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module» → «Aufträge». Für einen einzelnen Auftrag ändern Sie die Werte direkt im Dokument über die Reiter «Einstellungen», «Konditionen» und «Texte». Ist einem Kontakt ein Rabatt zugewiesen, übernimmt bexio ihn automatisch in neu erstellte Aufträge.

Die Status eines Auftrags

Teilrechnungen lassen sich nur erstellen, solange der Auftrag auf «Offen» steht. Sonst fehlt der Reiter «Teilrechnungen». Dazu gehört auch die Regel, dass der Auftragsbetrag nach dem Anlegen der ersten Teilrechnung nicht mehr geändert werden kann. Wie das genau funktioniert, zeigt Teilrechnungen und Akontorechnungen richtig stellen.

Lieferscheine aus dem Auftrag

Ein Lieferschein dokumentiert den Versand von Waren und kann nur aus einem Auftrag heraus erstellt werden. Öffnen Sie den Auftrag und klicken Sie auf «Lieferung erstellen». Bei der Erstellung wählen Sie, welche Artikel und Mengen Sie liefern. Mehrere Lieferungen zum selben Auftrag sind möglich, bis alles geliefert ist. Beispiel: Ein Auftrag über zehn Artikel, erste Lieferung fünf, zweite Lieferung fünf.

Gut zu wissen:

• Positionen mit Menge 0 erscheinen nicht im Lieferschein. Auf Lieferscheinen stehen nie Artikelpreise.
• Die gelieferten Mengen werden automatisch vom Lagerbestand abgezogen.
• Reine Dienstleistungsaufträge brauchen keinen Lieferschein.
• Einen Lieferschein im Entwurf löschen Sie. Ist er abgeschlossen, stornieren Sie ihn. Danach können Sie einen neuen erstellen.
• Alle Lieferungen sehen Sie unter «Verkauf» → «Weitere» → «Lieferungen anzeigen».

Rechnung aus dem Auftrag erstellen

Öffnen Sie den Auftrag, klicken Sie oben rechts auf «Erstellen» und wählen Sie «Rechnung». bexio fasst alle Artikel zusammen, die noch nicht verrechnet wurden. Sobald die Rechnung existiert, wechselt der Auftrag auf «Erledigt», und neue Positionen lassen sich nicht mehr ergänzen. Für eine neue Bestellung legen Sie einen neuen Auftrag an.

Das eignet sich auch als Sammelauftrag. Bestellt ein Kunde im Monat mehrmals, erfassen Sie alles in einem einzigen Auftrag, ergänzen laufend Positionen, liefern in Etappen und stellen am Monatsende eine einzige Rechnung.

Wiederkehrende Aufträge

Für Wartungsverträge oder Abonnements erstellen Sie zuerst einen normalen Auftrag und klicken dann auf «Wiederholung». Sie legen Intervall, Start und Ende fest. Verwendet werden müssen Positionen vom Typ «Dienstleistung». In der Auftragsliste zeigt ein Doppelpfeil die aktive Wiederholung. Die Rechnungen erzeugen Sie einzeln oder gesammelt über «Verkauf» → «Weitere» → «Wiederkehrende Aufträge».

Verwalten im Alltag

• Belegfluss: Im Reiter «Belegfluss» sehen Sie, welche Lieferscheine und Rechnungen am Auftrag hängen. Von dort öffnen Sie sie direkt.
• Versand: Aufträge verschicken Sie direkt aus bexio per E-Mail. Standardmässig enthält die Nachricht einen Link zum Online-Dokument und die PDF-Datei als Anhang. Bei Sammelversand geht nur der Link raus. Die Sendezentrale zeigt, was versendet wurde.
• Bestätigung an den Kunden: Wie Sie den Auftrag als Bestätigung senden, beschreibt Auftragsbestätigung in bexio erstellen.
• Stornieren und löschen: Hängen Lieferscheine oder Rechnungen am Auftrag, stornieren Sie zuerst und löschen danach. Verknüpfte Lieferscheine werden mit storniert, Rechnungen bleiben bestehen. Alle Fälle nach Status zeigt Angebot, Auftrag oder Rechnung löschen und stornieren.

Typische Stolpersteine

• Auftrag bleibt hängen: Wird ein Auftrag nie verrechnet, etwa bei einer Gratisleistung, schliessen Sie ihn von Hand auf «Erledigt».
• Betrag zu früh festgelegt: Wer Teilrechnungen anlegt, kann den Auftragsbetrag nicht mehr ändern. Prüfen Sie ihn vorher.
• Nachbestellung nach der Rechnung: Sie lässt sich nicht an denselben Auftrag hängen. Erfassen Sie einen neuen.

Häufige Fragen

Muss ich für jede Rechnung einen Auftrag anlegen?

Nein. Sie können Rechnungen auch direkt erfassen. Der Auftrag lohnt sich bei Lieferungen, Etappen, Teilrechnungen und Wiederholungen.

Kann ich einen erledigten Auftrag wieder öffnen?

Ja. Ohne Rechnung und Lieferschein setzen Sie ihn mit «Auftrag erneut bearbeiten» auf «Offen». Mit Rechnung und Lieferschein setzen Sie ihn auf «Teilweise».

Was passiert mit der Rechnung, wenn ich den Auftrag storniere?

Nichts. Rechnungen sind von der Stornierung eines Auftrags nicht betroffen. Lieferscheine werden dagegen mit storniert.

Fazit

Der Auftrag steuert in bexio die Abwicklung nach der Offerte: Lieferscheine, Teilrechnungen, Wiederholungen und die Rechnung hängen daran. Legen Sie ihn aus dem Angebot oder dem Projekt an, achten Sie auf den Status und den Belegfluss und stornieren Sie, statt zu löschen, wenn Sie die Historie behalten wollen.