Proforma-Rechnung in bexio erstellen

Eine Proforma-Rechnung sieht aus wie eine Rechnung, ist aber keine Zahlungsaufforderung. Sie dient als Beleg, vor allem im internationalen Warenverkehr für Zollformalitäten. In bexio legen Sie sie als normale Rechnung an, setzen sie auf «Offen», erzeugen das PDF und stornieren sie sofort danach. So bleiben Umsatz, Debitoren und MWST-Abrechnung unberührt.

Wofür eine Proforma-Rechnung dient

Die bexio-Hilfe beschreibt die Proforma-Rechnung als Beleg, den Sie hauptsächlich im Verkehr mit dem Ausland brauchen, zum Beispiel für den Zoll. Sie hat keinen buchhalterischen Wert und stellt keine Zahlungsaufforderung dar. Auf bexio.com werden als typische Fälle Warensendungen ohne Handelswert genannt, etwa Muster oder Ersatzteile. Der Warenwert muss trotzdem angegeben werden, weil er für die Deklaration gebraucht wird.

Ob Zollstelle oder Empfängerland genau diese Unterlage verlangen, hängt von Ware und Zielland ab. Das KMU-Portal des Bundes nennt für jede Warensendung über die Grenze eine Ausfuhrzollanmeldung. Es weist ausserdem darauf hin, dass das Bestimmungsland je nach Ware Bescheinigungen auf der Rechnung verlangen kann. Klären Sie die nötigen Dokumente deshalb vor dem Versand mit Ihrem Spediteur oder der Zollstelle. Die Proforma ersetzt die Zollanmeldung nicht.

Wann Sie keine Proforma brauchen

• Der Kunde soll im Voraus zahlen: Die Proforma ist laut bexio-Hilfe keine Zahlungsaufforderung. Für Vorauszahlungen eignen sich Teilrechnungen aus einem Auftrag. Das Vorgehen erklärt Teilrechnungen und Akontorechnungen richtig stellen.
• Der Kunde will nur einen Preis: Dafür ist die Offerte da, siehe Offerte in bexio erstellen.
• Die Lieferung bleibt im Inland: Die Proforma ist laut bexio-Hilfe vor allem für den Verkehr ausserhalb der Schweiz gedacht. Im Inland nutzen Sie die üblichen Dokumente: Offerte, Auftrag, Lieferschein und Rechnung.

Diese Angaben gehören auf die Proforma

Für den Zoll sollte die Proforma den Sachverhalt klar beschreiben. bexio nennt auf seiner Informationsseite folgende Angaben:

• die Kennzeichnung als «Proforma-Rechnung»,
• Absender und Empfänger mit Adresse,
• Datum und Nummer,
• Warenbeschreibung, Menge, Stück- und Gesamtpreis sowie Gesamtwarenwert,
• Gewicht und Herkunftsland,
• Währung,
• den Grund der Ausfuhr, zum Beispiel eine kostenlose Mustersendung.

Der Warenwert sollte möglichst genau sein. Das ist eine Empfehlung von bexio, die Zollstelle oder das Zielland kann weitere Angaben verlangen. Rechnen Sie in Fremdwährung? Dann hilft Fremdwährungen in Offerten und Rechnungen.

Schritt für Schritt in bexio

1. Dokumentenvorlage anlegen (einmalig). Wenn Sie häufig Proforma-Rechnungen erstellen, richten Sie eine eigene Vorlage ein. Öffnen Sie «Einstellungen» → «Dokumenten-Vorlagen» → «Neue Vorlage erstellen». Nennen Sie die Vorlage «Proforma» und ergänzen Sie den Firmennamen. In der Vorlage wird der Titel «Proforma-Rechnung» automatisch angewendet.

2. Rechnung anlegen. Öffnen Sie «Verkauf» → «Rechnungen» und klicken Sie auf «Neue Rechnung». Tragen Sie im Feld «Titel» den Begriff «Proforma-Rechnung» ein. Haben Sie die Rechnung schon angelegt, ergänzen Sie den Titel über «Weitere Positionen» → «Textposition» und erfassen dort die zusätzlichen Informationen.

3. Positionen erfassen. Erfassen Sie Ware, Mengen und Preise wie bei einer normalen Rechnung. Der Gesamtwert muss dem tatsächlichen Warenwert entsprechen.

4. Vorlage zuweisen. Wechseln Sie im Dokument in den Reiter «Einstellungen» und wählen Sie die Proforma-Vorlage.

5. Auf «Offen» setzen. Erst im Status «Offen» können Sie das PDF erzeugen. Laden Sie es herunter oder senden Sie es per E-Mail an den Kunden.

6. Direkt stornieren. Nutzen Sie sofort danach die Aktion «Rechnung stornieren». Warum das nötig ist, steht im nächsten Abschnitt.

Warum die Rechnung storniert werden muss

Eine Proforma darf weder Ihren Umsatz noch Ihre steuerlichen Pflichten beeinflussen. Würden Sie die Rechnung offen lassen, wäre sie eine offene Forderung bei den Debitoren und würde nach Ablauf der Zahlungsfrist als überfällig markiert. Mit dem Wechsel auf «Offen» und der anschliessenden Stornierung erhalten Sie das PDF für den Zoll, während Konten, MWST-Abrechnung und Debitoren stimmen.

Das Ausland spielt hier auch steuerlich eine Rolle. Die Lieferung von Gegenständen, die direkt ins Ausland befördert oder versendet werden, ist nach Art. 23 Abs. 2 Ziff. 1 MWSTG von der Steuer befreit. Welche Nachweise dafür nötig sind und wie Sie die Sendung in der MWST-Abrechnung behandeln, besprechen Sie mit Ihrem Treuhänder.

Was beim Stornieren sonst gilt, beschreibt Angebot, Auftrag oder Rechnung löschen und stornieren. Dort steht auch, wann bexio die Option «Rechnung stornieren» anzeigt und welche Alternativen es gibt.

Das passiert nach dem Storno

• Die Proforma bleibt sichtbar. Die Rechnung steht im Status «Storniert» in der Liste. Das PDF bleibt nutzbar.
• Die Rechnungsnummer ist vergeben. Die Proforma hat beim Anlegen wie jede Rechnung eine Nummer erhalten. Sie bleibt auch nach dem Storno bestehen.
• Auswertungen: Die Verkaufsanalyse zeigt standardmässig alle Rechnungen in allen Status, auch stornierte. Filtern Sie bei Auswertungen auf den Status, damit Proformas die Zahlen nicht verfälschen.
• Echte Rechnung später: Die Proforma lässt sich laut bexio nicht nachträglich in eine normale Rechnung umwandeln. Erstellen Sie die echte Rechnung neu. Der Warenwert sollte dabei mit der Proforma übereinstimmen, falls diese als Vorab-Kopie diente.

Häufige Fragen

Muss ich die Proforma wirklich stornieren?

Ja, wenn sie keinen Einfluss auf Ihre Buchhaltung haben soll. Ohne Storno bleibt sie als offene Rechnung bestehen. Die bexio-Hilfe nennt diese Reihenfolge ausdrücklich: zuerst «Offen», dann stornieren.

Kann ich die Proforma per E-Mail versenden?

Ja. Sie können das Dokument herunterladen oder per E-Mail senden, bevor Sie die Rechnung stornieren.

Ist eine Proforma-Rechnung für die MWST relevant?

Die bexio-Hilfe empfiehlt den Ablauf mit Storno ausdrücklich, damit Ihre MWST-Abrechnung nicht verfälscht wird. Für die Ausfuhr selbst gelten die Regeln der Steuerbefreiung, siehe oben. Die Details klärt Ihr Treuhänder.

Fazit

In bexio ist eine Proforma-Rechnung eine normale Rechnung mit eigenem Titel und eigener Vorlage. Sie wird auf «Offen» gesetzt, als PDF genutzt und danach sofort storniert. Prüfen Sie vor dem Versand, welche Dokumente Zoll und Zielland verlangen, und lassen Sie steuerliche Fragen zur Ausfuhr von Ihrem Treuhänder beantworten.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.