Rahmenverträge mit Grosskunden

Ein Rahmenvertrag legt die Bedingungen für künftige Einzelaufträge eines Grosskunden fest: Preise, Abrufverfahren, Leistungsumfang, Laufzeit und Kündigung. Die Leistung selbst folgt mit den einzelnen Abrufen. Ob der Kunde eine Mindestmenge abnehmen muss, hängt davon ab, was Sie vereinbaren. Schreiben Sie es deshalb ausdrücklich in den Vertrag.

Was ein Rahmenvertrag ist und was nicht

Ein Rahmenvertrag ist eine Vereinbarung über die Bedingungen, zu denen Sie über einen bestimmten Zeitraum Leistungen erbringen. Für den Kunden bringt er Preissicherheit und weniger Offertaufwand. Für Sie bringt er planbares Geschäft und eine engere Bindung. Das Risiko liegt darin, dass Sie Konditionen zusagen, ohne dass ein Volumen garantiert ist.

Das OR kennt den Rahmenvertrag nicht als eigenen Vertragstyp. Der Inhalt kann innerhalb der Schranken des Gesetzes beliebig festgelegt werden (Art. 19 Abs. 1 OR). Bei der Beurteilung eines Vertrags zählt der übereinstimmende wirkliche Wille und nicht die Bezeichnung (Art. 18 Abs. 1 OR). Der Titel «Rahmenvertrag» entscheidet also nichts. Es kommt auf den Inhalt an.

Das gehört in den Vertrag

Besonders heikel sind drei Punkte. Erstens das Abrufverfahren: Legen Sie fest, ab wann Sie zur Leistung verpflichtet sind, ab Eingang des Abrufs oder erst nach Ihrer Bestätigung. Zweitens die Preisanpassung: Ohne Regel bleiben die vereinbarten Preise in der Regel während der ganzen Laufzeit bestehen. Drittens die Mindestmenge: Ohne ausdrückliche Vereinbarung planen Sie besser nicht mit einem garantierten Volumen.

Preise und Mengen verhandeln

Verhandlungen mit Grosskunden drehen sich oft um den Rabatt. Das ist legitim, solange Sie rechnen. Wie Sie Stufen und eine Untergrenze festlegen, zeigt der Beitrag Partner- und Wiederverkäuferrabatte festlegen. Der Gedanke gilt auch hier: Ein Rabatt von 10 Prozent verlangt bei 30 Prozent Marge rund die Hälfte mehr Menge, damit der Rohertrag gleich bleibt.

Verhandeln Sie Rabatte gegen Gegenleistungen: eine Mindestabnahme, eine Jahresplanung des Kunden, kürzere Zahlungsfristen oder eine Preisanpassungsklausel. Bringt der Grosskunde eigene Einkaufsbedingungen mit, klären Sie, welche Bedingungen im Zweifel Vorrang haben. Den Umgang mit AGB beschreibt der Beitrag AGB in Offerten richtig einbinden.

Was das Recht dazu sagt

• Vertragsschluss: Ein Vertrag kommt durch die übereinstimmende gegenseitige Willensäusserung der Parteien zustande, ausdrücklich oder stillschweigend (Art. 1 OR). Ob ein Abruf einen neuen Vertrag begründet oder ein vereinbartes Recht ausübt, hängt von der Gestaltung ab. Halten Sie jeden Abruf schriftlich fest.
• Form: Behalten die Parteien für einen formfreien Vertrag eine Form vor, wird vermutet, dass sie vor Erfüllung der Form nicht verpflichtet sein wollen (Art. 16 Abs. 1 OR). Vereinbaren Sie Abrufe per E-Mail, beginnen Sie erst, wenn der Abruf in dieser Form vorliegt.
• Kündigung: Ein Auftrag kann von jeder Partei jederzeit widerrufen oder gekündigt werden. Erfolgt das zur Unzeit, ist der Schaden zu ersetzen (Art. 404 OR). Ob Ihr Vertrag ein Auftrag, ein Werkvertrag (Art. 363 OR) oder ein gemischter Vertrag ist, hängt vom Inhalt ab. Regeln Sie Laufzeit und Kündigung deshalb ausdrücklich und lassen Sie die Vorlage prüfen.
• Öffentliche Auftraggeber: Beim Bund darf ein Rahmenvertrag höchstens fünf Jahre dauern, und eine automatische Verlängerung ist nicht möglich. In begründeten Fällen ist eine längere Laufzeit zulässig. Einzelverträge werden während der Laufzeit abgeschlossen (Art. 25 BöB). Kantone und Gemeinden haben eigene Beschaffungsvorschriften.

Den Rahmenvertrag in bexio abbilden

1. Kategorie mit Memo: Legen Sie eine Kategorie «Rahmenvertrag» an und hinterlegen Sie ein Memo, zum Beispiel «Rahmenvertrag bis Dezember 2028, Abrufe nur per E-Mail». Es erscheint beim Erstellen von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen als Pop-up. Ein Memo ist nur eine Erinnerung und rechnet nichts.
2. Rabatt hinterlegen: Den vereinbarten Prozentsatz erfassen Sie als kundenspezifischen Rabatt. Er gilt für neu erstellte Angebote, Aufträge und Rechnungen, nicht rückwirkend. Pro Kontakt ist ein Rabatt möglich. Die Funktion ist laut bexio-Hilfe nicht in jedem Paket enthalten.
3. Staffelpreise nutzen: Mengenabhängige Preise legen Sie im Produkt unter «Staffel-Preise» fest. bexio übergibt sie statisch ins Dokument.
4. Projekt als Klammer: Ein Projekt je Rahmenvertrag oder Standort bündelt alle Abrufe. Im Reiter «Belegfluss» erstellen Sie die Dokumente, und bexio verknüpft sie automatisch. Das Vorgehen beschreibt der Beitrag Offerten, Aufträge und Rechnungen einem Projekt zuordnen.
5. Regelleistungen verrechnen: Für wiederkehrende Leistungen richten Sie einen wiederkehrenden Auftrag ein, wie der Beitrag Wiederkehrende Rechnungen für Abos und Wartung zeigt. Alle solchen Aufträge finden Sie über den Filter «Handelt es sich um einen wiederkehrenden Auftrag?» in der Auftragsliste.
6. Volumen beobachten: Unter «Verkauf» → «Analyse» liefert die Verkaufsanalyse eine Kundenauswertung als Excel-Datei. Damit vergleichen Sie das Jahresvolumen mit Staffelgrenzen und Mindestabnahme.

Häufige Fragen

Muss der Kunde die vereinbarten Mengen abnehmen?

Nur, wenn der Vertrag eine Mindestabnahme verbindlich festlegt. Eine Richtmenge ist eine Planungsgrösse. Formulieren Sie deshalb eindeutig, was gilt und was bei Unterschreitung folgt.

Kann ich die Preise während der Laufzeit erhöhen?

Nur, wenn der Vertrag eine Preisanpassung vorsieht. Legen Sie fest, wann, wie oft und nach welcher Grundlage angepasst wird.

Wie lange soll die Laufzeit sein?

Das hängt von Ihrer Preisbindung und Ihrem Risiko ab. Je länger die Laufzeit, desto wichtiger sind Preisanpassung und eine klare Kündigungsregel. Bei öffentlichen Auftraggebern sind die Vorgaben des Beschaffungsrechts zu beachten.

Fazit

Ein Rahmenvertrag schafft Planbarkeit, wenn er Abrufe, Preise, Mengen und Kündigung klar regelt. Das OR lässt die Gestaltung offen, deshalb tragen Ihre Formulierungen. In bexio halten Rabatt, Staffelpreise, Projekt und Aufträge je Abruf den Vertrag im Alltag zusammen.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.