Offerten, Aufträge und Rechnungen einem Projekt zuordnen

Verkaufsdokumente ordnen Sie in bexio auf drei Wegen einem Projekt zu: Sie erstellen sie direkt im Projekt über den Reiter «Belegfluss», Sie wählen das Projekt beim Erstellen des Dokuments aus, oder Sie erzeugen das Projekt aus einer Offerte. Danach finden Sie im Belegfluss des Projekts alle verknüpften Angebote, Aufträge und Rechnungen.

Weg 1: Dokumente direkt aus dem Projekt

Öffnen Sie das Projekt unter «Projekte» → «Projekte» und wechseln Sie in den Reiter «Belegfluss». Dort stehen die Schaltflächen «Neues Angebot», «Neuer Auftrag» und «Neue Rechnung». Angebote und Aufträge erstellen Sie so nur, wenn das Projekt den Status Offen oder Aktiv hat.

Bei Angebot und Auftrag übernimmt bexio Daten aus dem Projekt:

Bei der Rechnung öffnet sich das Fenster «Rechnung erstellen». Dort passen Sie Titel und Datum an und wählen, ob bexio Leistungen und Aufwendungen importiert. Lassen Sie beide Optionen aktiv, überträgt bexio alle erfassten Projektdaten in den Rechnungsentwurf. Beim Speichern wendet bexio Ihre Rundungseinstellungen auf die Zeiten an. Wie Sie nach Aufwand sauber abrechnen, zeigt der Beitrag Projekte nach Aufwand abrechnen.

Weg 2: Projekt beim Erstellen auswählen

Erstellen Sie ein Angebot oder eine Rechnung wie gewohnt, öffnet sich laut bexio-Hilfe ein Fenster mit den Feldern Kontakt, Datum und Projekt. Wählen Sie dort das Projekt, ist das Dokument verknüpft. Das Projekt muss dafür bereits bestehen, sonst erscheint es nicht in der Suche.

Dieser Weg passt, wenn Sie lieber im Verkaufsmodul arbeiten oder eine Nachtragsofferte zu einem laufenden Projekt schreiben. Setzen Sie die Zuordnung gleich beim Erstellen. Die bexio-Hilfe beschreibt die Projektwahl für diesen Moment.

Weg 3: Projekt aus der Offerte erstellen

In Handwerk und Technik beginnt fast jeder Auftrag mit einer Offerte. bexio erlaubt deshalb den umgekehrten Weg: In einem Angebot mit dem Status Offen oder Bestätigt klicken Sie rechts auf «+ Projekt erstellen». bexio übernimmt:

• den Angebotstitel als Projekttitel
• das Erstelldatum als Startdatum
• die Artikelpositionen als Arbeitspakete, mit der ersten Zeile als Titel und dem Rest als Beschreibung
• die Mengen als erwartete Zeit, wenn die Position eine Zeiteinheit wie «h» trägt

Offerieren Sie in Tagen, rechnet bexio über den Umrechnungsfaktor der Einheit in Stunden um. Positionen in Stück oder als Pauschale werden zwar zu Arbeitspaketen, erhalten aber keine erwartete Zeit. Tragen Sie die geplanten Stunden dort selbst nach, sonst fehlt Ihnen später der Vergleich zwischen Plan und Ist. Nimmt der Kunde die Offerte an, geht es im Dokument weiter: Mit der Statusaktion «Auftrag erstellen» entsteht aus dem akzeptierten Angebot der Auftrag. Eine Rechnung erstellen Sie aus einem Angebot im Status «Bestätigt» über «Rechnung erstellen». bexio verknüpft das Angebot dabei als Vorgängerdokument. Die Details zu diesen Schritten stehen im Beitrag Offerte in Auftrag und Rechnung umwandeln.

Welcher Weg passt zu welchem Ablauf

Teilrechnungen richten Sie laut bexio-Hilfe im Auftrag ein, im Reiter «Teilrechnungen». Prüfen Sie nach dem Erzeugen, ob die Rechnungen im Belegfluss des Projekts erscheinen.

Wichtig ist weniger, welchen Weg Sie wählen, als dass Sie ihn im ganzen Team gleich gehen. Fehlt bei einer einzigen Rechnung die Projektzuordnung, fehlt sie auch im Belegfluss und in Ihrer Nachkalkulation.

Zeiten und Aufwendungen gehören dazu

Ein Projekt zeigt nur dann ein vollständiges Bild, wenn auch Zeiten und Aufwendungen zugeordnet sind:

• Zeiten: Ordnen Sie jeden Zeiteintrag Kontakt, Projekt und Arbeitspaket zu. Für den Import in eine Rechnung muss der Eintrag verrechenbar sein und den Status «Erledigt» haben. Nach dem Import wechselt bexio den Status automatisch auf «Verrechnet».
• Aufwendungen: Eine Aufwendung verknüpfen Sie mit einem Projekt, wenn sie den Status «erledigt» hat. Öffnen Sie die Aufwendung und klicken Sie unten auf «Projekt». Die Verknüpfung heben Sie über das Symbol rechts neben dem Projekt wieder auf.
• Ohne Projekt: Leistungen, die keinem Projekt zugeordnet sind, rechnen Sie über den Kontakt ab. In der Rechnung wählen Sie dafür unter «Weitere Positionen» die Zeiten oder Aufwendungen dieses Kontakts aus.

Wie Sie ein Projekt von Anfang an so aufbauen, dass diese Zuordnung leichtfällt, beschreibt der Beitrag Projekte in bexio anlegen und strukturieren.

Häufige Fragen

Warum fehlt im Projekt die Schaltfläche «Neues Angebot»?

Angebote und Aufträge erstellen Sie aus dem Belegfluss nur bei Projekten im Status Offen oder Aktiv. Ist das Projekt archiviert, ändern Sie zuerst den Status.

Warum übernimmt bexio die Offertmengen nicht als Projektzeit?

Beim Erstellen eines Projekts aus einem Angebot wird die Menge nur dann zur erwarteten Zeit, wenn die Position eine Zeiteinheit trägt. Positionen in Stück oder als Pauschale erzeugen keine Projektzeit.

Erscheinen erfasste Zeiten doppelt auf Rechnungen?

Nein, wenn Sie über den Import arbeiten. bexio setzt importierte Zeiten automatisch auf «Verrechnet», und importiert werden nur Einträge im Status «Erledigt».

Fazit

Ordnen Sie Dokumente möglichst beim Entstehen einem Projekt zu: über den Belegfluss, über das Projektfeld beim Erstellen oder indem Sie das Projekt aus der Offerte erzeugen. Verknüpfen Sie auch Zeiten und Aufwendungen. Dann zeigt der Belegfluss jedes Projekts lückenlos, was offeriert, bestellt und verrechnet ist.