Gesprächsnotizen festhalten: vom Telefon in bexio

Halten Sie jedes Gespräch mit Folgen unmittelbar danach als Notiz im Kontakt fest, mit fünf Angaben: Datum, Gesprächspartner, Thema, Vereinbarung und nächster Schritt. Den nächsten Schritt legen Sie zusätzlich als Aufgabe mit Fälligkeit an. So geht Wissen nicht im Kopf oder auf Zetteln verloren, und jeder im Team sieht den Stand.

Was bexio dafür bietet

Die einzelnen Funktionen beschreibt der Beitrag Notizen, Aufgaben und Kontakthistorie in bexio. Hier geht es um den Ablauf.

Die Notizvorlage: fünf Angaben

Ein Beispiel mit Musterdaten:

12.10.2026, 14:20, Frau Meier (Hauswartung, Beispiel AG), eingehender Anruf. Thema: Störung Lüftungsgerät Werkstatt, Fehlermeldung seit Montag. Vereinbart: Techniker kommt am Mittwoch zwischen 8 und 10 Uhr, Zugang über den Hauswart. Nächster Schritt: Terminbestätigung an Frau Meier bis Dienstag 12 Uhr, zuständig Herr Keller.

Fünf Regeln halten die Notizen brauchbar:

• Zahlen, Mengen und Fristen stehen exakt da, nicht ungefähr.
• Zusagen tragen ein Datum und einen Verantwortlichen.
• Wertungen über Personen gehören nicht hinein.
• Kurz und im Telegrammstil: höchstens fünf Zeilen.
• Fotos, E-Mails und Rapporte hängen Sie als Datei an, statt sie in die Notiz zu kopieren.

Vom Telefon in bexio: der Ablauf

1. Vor dem Gespräch: Öffnen Sie den Kontakt und lesen Sie die letzten Notizen, das Memo und offene Aufgaben. Laut bexio-Hilfe können Sie Kontakte in bexio Go auch offline ansehen und direkt aus dem Kontakt anrufen.
2. Während des Gesprächs: Notieren Sie Stichworte nach den fünf Angaben, auf Papier oder im Notizprogramm des Geräts.
3. Direkt danach: Übertragen Sie die Notiz in den Kontakt. In der Hilfe zur Kontaktverwaltung in bexio Go ist von Notizen nicht die Rede. Erfassen Sie sie deshalb im Browser oder prüfen Sie, ob Ihre App die Funktion bietet.
4. Aufgabe anlegen: Betreff zum Beispiel «Termin bestätigen, Frau Meier», Datum unter «Erledigen bis», Kontakt und Kontaktperson, zuständige Person. Mit dem Häkchen bei «Erinnerung» benachrichtigt bexio vorab per E-Mail an die Adresse des Benutzerkontos. Ist das Datum vorbei, wechselt der Status automatisch auf «überfällig».
5. Dokumente nachführen: Betrifft das Gespräch Menge, Termin oder Preis einer Offerte oder eines Auftrags, passen Sie das Dokument an. Bestätigen Sie solche Vereinbarungen dem Kunden kurz per E-Mail.
6. Hinweise ins Memo: Soll etwas bei jedem künftigen Dokument erscheinen, etwa «Rechnung an Verwaltung, nicht an Mieter», gehört es als Memo in die Kategorie des Kontakts.

Verrechnen Sie das Gespräch, erstellen Sie die Zeit direkt aus der Aufgabe. Laut bexio-Hilfe übernimmt bexio Kunden- und Projektangaben dabei automatisch.

Drei Regeln für das Team

1. Gleicher Tag: Eine Notiz, die erst nach einer Woche entsteht, ist unvollständig. Planen Sie nach Telefonblöcken zehn Minuten zum Nachtragen ein.
2. Gleiche Form: Alle verwenden die fünf Angaben. So finden Kollegen und Stellvertreter Informationen sofort.
3. Ein Ort: Was nur auf einem Zettel oder im privaten Notizprogramm steht, existiert für das Team nicht. Vernichten Sie Zettel, sobald die Notiz in bexio steht, und nutzen Sie private Geräte nicht als dauerhaften Speicher für Kundendaten.

Was Datenschutz und Strafrecht dazu sagen

• Personendaten: Notizen über natürliche Personen sind Personendaten, auf die das Datenschutzgesetz (DSG) anwendbar ist (Art. 2 Abs. 1 und Art. 5 Bst. a DSG).
• Grundsätze: Die Bearbeitung muss verhältnismässig sein, einem erkennbaren Zweck dienen und die Daten müssen richtig sein. Personendaten werden vernichtet oder anonymisiert, sobald sie nicht mehr erforderlich sind (Art. 6 Abs. 2 bis 5 DSG).
• Auskunftsrecht: Jede Person kann Auskunft verlangen, ob und welche Personendaten über sie bearbeitet werden. Die Auskunft erfolgt grundsätzlich kostenlos und in der Regel innert 30 Tagen (Art. 25 DSG). Schreiben Sie deshalb nichts in eine Notiz, das Sie dem Kunden nicht zeigen würden.
• Heikle Angaben: Daten über die Gesundheit gehören zu den besonders schützenswerten Personendaten (Art. 5 Bst. c DSG). Notieren Sie sie nur, wenn der Auftrag es zwingend verlangt.
• Aufnahmen: Wer als Gesprächsteilnehmer ein nichtöffentliches Gespräch ohne Einwilligung der anderen Beteiligten auf einen Tonträger aufnimmt, wird auf Antrag mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe bestraft (Art. 179ter StGB). Ein Telefonat gilt in der Regel als nichtöffentliches Gespräch. Notieren Sie, statt aufzuzeichnen.

Weitere Pflichten rund um den Kundenstamm erklärt der Beitrag Datenschutz im Kundenstamm.

Häufige Fragen

Muss ich jedes Telefonat notieren?

Notieren Sie jedes Gespräch mit Folgen: Vereinbarung, Preis, Menge, Termin oder Reklamation. Kurze Rückfragen ohne Folgen brauchen keine Notiz. Wann und womit Sie nachfassen, zeigt der Beitrag Offerten nachfassen.

Wie halte ich Anfragen von Neukunden fest?

Legen Sie den Kontakt an und notieren Sie die Antworten auf Ihre Rückfragen gleich dort. Bewerten Sie die Anfrage nach den Kriterien aus Kundenanfragen schnell qualifizieren und legen Sie eine Aufgabe für den nächsten Schritt an.

Was tue ich, wenn ein Kunde Einsicht in seine Daten verlangt?

Das Auskunftsrecht nach Art. 25 DSG umfasst die bearbeiteten Personendaten als solche. Notizen gehören dazu, sofern sie sich auf eine natürliche Person beziehen. Laut bexio-Hilfe lassen sich Notizen auf Kontaktebene als Liste exportieren. Holen Sie bei Zweifeln Rechtsrat ein, denn das Gesetz kennt Einschränkungen (Art. 26 DSG).

Fazit

Eine gute Gesprächsnotiz ist kurz, sachlich und hat fünf feste Angaben. Sie steht im Kontakt, der nächste Schritt als Aufgabe mit Fälligkeit daneben. So bleibt Wissen im Betrieb, und die Grundsätze des Datenschutzes bleiben im Blick.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.