Referenzen und Projektbeispiele in Offerten

Referenzen und Projektbeispiele überzeugen, wenn sie dem Vorhaben des Kunden ähneln, belegbar sind und der Referenzkunde zugestimmt hat. Ein Referenzblatt pro Projekt mit Ausgangslage, Lösung und Ergebnis genügt. In bexio hängen Sie es als PDF an die Offerte und geben es im Online-Dokument frei.

Was eine gute Referenz ausmacht

Ein Referenzblatt umfasst eine Seite mit diesen Elementen:

• Ausgangslage: ein bis zwei Sätze zum Problem des Kunden.
• Lösung: was Sie geplant, geliefert und montiert haben.
• Ergebnis: Termin, Abnahme und Messwerte, die Sie belegen können, etwa mit Abnahme- oder Messprotokoll.
• Rahmendaten: Gewerk, Umfang, Zeitraum und Kundengruppe.
• Foto: die fertige Anlage, ohne erkennbare Personen und ohne Hausnummer.
• Ansprechperson: nur, wenn sie zugestimmt hat und Rückfragen beantworten will.

Nicht aufs Blatt gehören Preise und Konditionen des Referenzkunden, Pläne mit sicherheitsrelevanten Angaben und Angaben zu Dritten, etwa Nachbarn oder Mitarbeitenden des Kunden.

Ein Beispiel mit Musterdaten: «Ersatz eines Lüftungsgeräts in der Werkstatt eines Gewerbebetriebs im Kanton Zürich. Ausgangslage: Das bestehende Gerät fiel mehrmals aus. Lösung: Neues Gerät mit Steuerung, Montage in drei Arbeitstagen durch die Muster Haustechnik AG. Ergebnis: Abnahme ohne Mängel am 14. März 2026.»

Zitate und Kundenstimmen

Ein Zitat des Kunden kann stärker wirken als jede eigene Beschreibung. Verwenden Sie es nur im Wortlaut und mit Freigabe genau dieses Textes. Kürzen oder glätten Sie ihn nicht ohne Rückfrage. Nennen Sie, wer spricht, nur so genau, wie der Kunde es erlaubt, zum Beispiel «Geschäftsführer eines Gewerbebetriebs in Winterthur» statt Name und Firma.

Passende Referenzen auswählen

Wählen Sie für jede Offerte die Projekte, die dem Vorhaben am nächsten kommen:

• gleiche Art der Anlage oder Arbeit,
• ähnlicher Umfang,
• gleiche Kundengruppe, etwa Privatkunden, Verwaltungen oder Gewerbe,
• jüngere Projekte vor älteren.

Stellen Sie eine kleine Sammlung von fünf bis zehn Referenzblättern zusammen und nehmen Sie pro Offerte die passenden heraus.

Die Einwilligung der Kunden einholen

Nennen Sie einen Kunden nur, wenn er zugestimmt hat. Bei Privatkunden sind Name, Adresse und Fotos, die auf die Bewohner schliessen lassen, Personendaten. Das Datenschutzgesetz (DSG) gilt für Personendaten natürlicher Personen (Art. 2 Abs. 1 DSG). Der Kunde hat seine Daten für Offerte und Auftrag gegeben. Die Verwendung als Werbereferenz dient einem anderen Zweck (Art. 6 Abs. 3 DSG), deshalb holen Sie die Zustimmung ein. Eine Einwilligung ist nur gültig, wenn sie für bestimmte Bearbeitungen nach angemessener Information freiwillig erteilt wird (Art. 6 Abs. 6 DSG). Bei Firmenkunden schützt das DSG die Firma selbst nicht, wohl aber genannte Ansprechpersonen. Dazu kommen Vertraulichkeitsklauseln in Verträgen. Fragen Sie deshalb auch Firmen.

1. Zeitpunkt: Fragen Sie bei der Abnahme oder mit der Schlussrechnung, wenn der Kunde zufrieden ist.
2. Umfang: Nennen Sie, was Sie zeigen wollen (Beschreibung, Ortsangabe, Fotos, Zitat), wo (Offerten, Website, Prospekt) und wie lange.
3. Form: Das DSG verlangt für die Einwilligung keine Schriftform. Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) weist darauf hin, dass sie aus Beweisgründen oft vorgezogen wird. Eine Antwort per E-Mail dient als Beleg.
4. Widerruf: Laut EDÖB ist eine Einwilligung grundsätzlich jederzeit widerrufbar. Nehmen Sie die Referenz dann aus Vorlagen, Website und Prospekten.
5. Ablage: Legen Sie die Bestätigung im Kontakt ab. Dort gibt es laut bexio-Hilfe den Reiter «Dateien». Die Funktion ist nicht in jedem Paket enthalten.

Ein Beispiel für die Frage: «Dürfen wir Ihr Projekt ohne Namen und Adresse als Referenz in Offerten verwenden? Wir zeigen höchstens zwei Fotos der fertigen Anlage. Sie können die Freigabe jederzeit zurücknehmen.»

Wie Sie Kundendaten in Offerten grundsätzlich schützen, zeigt der Beitrag Kundendaten in Offerten: Datenschutz in der Praxis.

Die Angaben müssen stimmen

Unlauter handelt, wer über sich, seine Leistungen oder seine Geschäftsverhältnisse unrichtige oder irreführende Angaben macht (Art. 3 Abs. 1 Bst. b UWG). Für Referenzen heisst das:

• Nennen Sie nur Projekte, die Sie selbst ausgeführt haben, oder sagen Sie klar, welchen Teil Sie geleistet haben.
• Nennen Sie Zahlen nur mit Beleg. Ohne Messprotokoll lassen Sie den Wert weg.
• Halten Sie Angaben zu Datum, Umfang und Ergebnis aktuell.

Referenzen in bexio einsetzen

1. PDF erstellen: Speichern Sie das Referenzblatt als PDF. Laut bexio-Hilfe sind für Dateiuploads unter anderem PDF und gängige Bildformate zulässig, die Datei darf höchstens 12 MB gross sein. Verkleinern Sie Fotos vorher.
2. An das Dokument anhängen: Über das Dokument-Symbol im Angebot laden Sie die Datei hoch oder fügen sie aus dem Posteingang hinzu.
3. Für den Kunden freigeben: Mit dem Auge-Symbol stellen Sie die Sichtbarkeit von «intern» auf «öffentlich». Der Kunde lädt den Anhang dann über den Link zum Online-Dokument herunter. Dieser Link bleibt 365 Tage ab Erstellung des Dokuments zugänglich.
4. Kontrollieren: Öffnen Sie die Vorschau und die Ansicht bexio Network. Prüfen Sie, ob der Anhang beim Kunden erscheint.
5. Kurzfassung im Text: Zwei oder drei Sätze zu den passenden Projekten fügen Sie als Textposition ein. Wie das geht, steht im Beitrag Positionsarten in bexio-Offerten.

Setzen Sie die Referenzen dorthin, wo der Kunde Vertrauen braucht: nach dem Lösungsvorschlag und vor den Preisen. Den Gesamtaufbau zeigt der Beitrag Technische Offerten schreiben.

Häufige Fragen

Wie viele Referenzen gehören in eine Offerte?

Ein bis drei, die zum Vorhaben passen. Eine lange Liste verwässert die Aussage, und jede zusätzliche Referenz braucht eine Freigabe.

Darf ich Projekte nennen, die ein Subunternehmer ausgeführt hat?

Nur, wenn klar ist, welchen Teil Sie selbst geleistet haben. Sonst riskieren Sie eine irreführende Angabe über Ihre Leistungen.

Was tue ich, wenn ein Kunde die Freigabe zurückzieht?

Entfernen Sie die Referenz aus Ihrer Sammlung, Ihren Vorlagen, der Website und den Prospekten, und halten Sie den Widerruf im Kontakt fest.

Fazit

Gute Referenzen sind ähnlich, belegt und freigegeben. Ein Referenzblatt pro Projekt, eine kleine Sammlung und eine saubere Einwilligung genügen. In bexio hängen Sie das passende Blatt an die Offerte und prüfen im Online-Dokument, ob der Kunde es sieht.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.