QR-Rechnung: was KMU wissen müssen

Die QR-Rechnung ist der Schweizer Standard für Rechnungen. Sie hat die roten und orangen Einzahlungsscheine abgelöst, die per 30. September 2022 vom Markt genommen wurden. In bexio schalten Sie sie pro Bankkonto ein und wählen dabei eine von drei Varianten.

Aus diesen Teilen besteht die QR-Rechnung

Der Zahlteil hat das Format A6 quer (148 x 105 mm). Links daneben sitzt der Empfangsschein mit 62 x 105 mm. Zusammen ergeben beide 210 x 105 mm. Der QR-Code trägt in der Mitte ein weisses Kreuz und enthält alle Zahlungsdaten. Dieselben Angaben stehen zusätzlich im Klartext auf dem Zahlteil. Ihre Kunden scannen den Code im E-Banking oder in der Banking-App, eine Eingabe von Hand entfällt.

Die drei Varianten im Vergleich

bexio bietet dieselben drei Varianten an, die SIX vorgibt:

Die QR-IBAN ist eine gewöhnliche IBAN, deren Bankkennung zwischen 30'000 und 31'999 liegt. Sie erhalten sie von Ihrer Bank, und sie dient nur für Zahlungseingänge. Haben Sie bisher den orangen Einzahlungsschein verwendet, empfiehlt bexio die Variante «QR-IBAN». Bei «Nur IBAN» ist laut bexio kein automatischer Abgleich möglich. Bei der Creditor Reference kann er erschwert sein, weil sie nicht zwingend mit der Zahlung zurückkommt.

QR-Rechnung in bexio einrichten

1. Öffnen Sie im Banking-Bereich das Konto mit «Bankkonto bearbeiten», oder legen Sie es mit «Bankkonto hinzufügen» neu an.
2. Aktivieren Sie unterhalb der Bankdaten «Rechnung mit QR-Code».
3. Wählen Sie die Variante. Bei «QR-IBAN» tragen Sie die QR-IBAN Ihrer Bank ein. Die QR-Referenz-ID übernimmt bexio, wenn Sie bereits mit dem ESR-Verfahren gearbeitet haben. Sonst erfragen Sie sie bei der Bank oder lassen das Feld leer.
4. Wählen Sie beim Erstellen einer Rechnung das richtige Bankkonto aus.

Pro Bankkonto ist entweder der orange Einzahlungsschein oder die QR-Rechnung aktiv. Mit der Aktivierung überschreibt bexio den orangen Einzahlungsschein automatisch. Den Zahlteil können Sie in der Dokumentvorlage auf einer separaten A4-Seite ausgeben. Die obere Hälfte dieser Seite nutzen Sie für Logo, AGB oder Firmeninformationen. Die untere Hälfte ist für den Zahlteil reserviert, und bexio überdeckt Inhalte, die dorthin reichen. Den ganzen Ablauf von der Erfassung bis zum Versand zeigt der Beitrag Rechnung in bexio erstellen: Schritt für Schritt.

Adresse, Währung und Druck: die Stolpersteine

Strukturierte Adresse. Seit November 2025 (Version 2.3 der Implementation Guidelines) darf der QR-Code Adressen nur noch strukturiert enthalten, also getrennt nach Strasse, Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Land. Zwingend sind Postleitzahl, Ort und Land. bexio blendet die Adresse unter «Zahlbar durch» aus, wenn Land, Strasse mit Nummer oder PLZ mit Ort fehlen. Prüfen Sie deshalb die Adresse Ihres Bankkontos und Ihrer Kontakte. Wie Sie den Kundenstamm vollständig halten, zeigt der Beitrag Pflichtfelder und Datenqualität im Kundenstamm. Ein zweiter Stichtag folgt am 14. November 2026: Dann müssen laut SIX auch die Adressen in Zahlungsaufträgen strukturiert sein, also zum Beispiel bei Ihren Lieferantenzahlungen.

Währung. bexio erzeugt nur für Rechnungen in CHF oder EUR einen QR-Code, auch wenn die verknüpfte IBAN auf CHF lautet. Ab dem 14. November 2026 gilt Version 2.4 der Implementation Guidelines. Für Rechnungen in Franken ändert sich technisch nichts. Die QR-IBAN mit QR-Referenz ist dann nur noch für CHF vorgesehen, in Euro bleiben IBAN mit Creditor Reference und IBAN ohne Referenz. Version 2.3 bleibt laut SIX noch bis November 2027 gültig. Wer in Euro fakturiert, klärt trotzdem früh mit Bank und bexio, ob die Kontoeinstellung künftig passt. Mehr zu Fremdwährungen steht im Beitrag Fremdwährungen in Offerten und Rechnungen.

PDF und Papier. Ein PDF eignet sich laut SIX nur für Zahlungen im E-Banking und M-Banking, nicht für den Postschalter. Beim elektronischen Versand müssen Linien mit Scherensymbol den Zahlteil kennzeichnen. Beim Druck auf weisses Normalpapier verlangt auch bexio das Scherensymbol. Die Position des Zahlteils lässt sich in bexio nicht verschieben, drucken Sie deshalb mit 100 % Skalierung. Auf dem Zahlteil darf keine Werbung stehen, und die Rückseite bleibt unbedruckt.

Was die Referenz im Alltag bringt

Mit Referenz kann bexio Zahlungseingänge im Banking automatisch einer Rechnung zuordnen. Das gelingt laut bexio auch dann, wenn der Kunde einen etwas anderen Betrag überweist, etwa wegen Skonto. Wie der Abgleich im Detail abläuft, steht im Beitrag Zahlungseingänge in bexio abgleichen.

Häufige Fragen

Kann ich die QR-Rechnung als PDF per E-Mail versenden?

Ja. Ihre Kunden bezahlen das PDF im E-Banking oder in der Banking-App. Für den Postschalter muss der Kunde den Zahlteil ausdrucken, und die Masse müssen stimmen.

Brauche ich für die QR-Rechnung eine neue IBAN?

Nur für die Variante mit QR-Referenz. Die QR-IBAN stellt Ihre Bank aus. Für «IBAN mit Creditor Reference» und «Nur IBAN» verwenden Sie Ihre bestehende IBAN. Sie muss einen Ländercode CH oder LI tragen, ausländische IBAN sind im QR-Code nicht zulässig.

Warum erscheint auf meiner Rechnung kein QR-Code?

Prüfen Sie zwei Dinge. Beim gewählten Bankkonto muss «Rechnung mit QR-Code» aktiv sein, und die Rechnung muss auf CHF oder EUR lauten.

Fazit

Die QR-Rechnung verlangt wenig Aufwand, wenn drei Dinge stimmen: die passende Variante, vollständige strukturierte Adressen und eine Währung, die der Standard kennt. Wer bisher mit dem orangen Einzahlungsschein gearbeitet hat, wählt in bexio meist die QR-IBAN und behält den automatischen Abgleich. Beachten Sie die Version 2.4 vor allem, wenn Sie in Euro fakturieren.