Projektspezifische Konditionen in bexio

Preise und Rahmen eines einzelnen Projekts legen Sie in bexio im Reiter «Konditionen» des Projekts fest. Dort wählen Sie eine Verrechnungsmethode, also den Stundensatz, zu dem erfasste Zeiten abgerechnet werden, und ein Budget-Modell für Kosten oder Stunden. Der Satz aus dem Projekt hat Vorrang vor allen anderen Stundensätzen in bexio.

Wofür Projektkonditionen da sind

Nicht jedes Projekt wird zu den Standardsätzen Ihres Betriebs abgerechnet. Vielleicht gilt für einen Umbau ein Pauschalsatz aus der Offerte, für ein Wartungsprojekt ein vergünstigter Satz, oder ein Auftrag hat ein fixes Stundenkontingent. Genau dafür gibt es die Konditionen im Projekt: Sie legen Preis und Rahmen dort fest, wo sie gelten, und müssen nicht jede Rechnung von Hand korrigieren.

Die Konditionen regeln zwei Dinge:

• Verrechnungsmethode: zu welchem Stundensatz bexio erfasste Arbeitszeiten abrechnet.
• Budget-Modell: welchen finanziellen oder zeitlichen Rahmen das Projekt hat. So behalten Sie Soll und Ist im Blick.

Nicht dazu gehören Zahlungsfrist und Skonto. Diese Zahlungskonditionen hinterlegen Sie in der Zahlungsvorlage, wie der Beitrag Zahlungsvorlagen und Konditionen anpassen zeigt.

So rufen Sie die Konditionen auf

1. Öffnen Sie «Projekte» → «Projekte» und wählen Sie das gewünschte Projekt.
2. Wechseln Sie im Projekt in den Reiter «Konditionen».
3. Wählen Sie die Verrechnungsmethode und tragen Sie Sätze und Budget ein.

Beim Anlegen eines Projekts geht es auch schneller: Auf dem Dashboard bietet bexio eine Schnellerfassung mit der Schaltfläche «Konditionen festlegen». Sie können die Konditionen aber jederzeit später im Reiter «Konditionen» nachholen.

Die drei Verrechnungsmethoden

Die Verrechnungsmethode bestimmt, wovon der Stundensatz abhängt. Die folgende Tabelle zeigt die drei Varianten mit einem Musterbeispiel.

Welche Methode passt, hängt davon ab, wie Sie Ihre Preise gegenüber dem Kunden begründen:

• Stundensatz Projekt passt, wenn Sie mit dem Kunden einen Einheitssatz vereinbart haben, etwa in der Offerte oder in einem Rahmenvertrag. Alle Zeiten im Projekt werden gleich bewertet.
• Stundensatz Tätigkeiten passt, wenn Ihre Preisliste nach Leistungsart gegliedert ist, zum Beispiel Planung, Montage und Servicefahrt. Die Tätigkeiten pflegen Sie unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Stammdaten» → «Geschäftstätigkeiten». Pro Tätigkeit legen Sie einen Standard-Stundensatz und ein Standard-Ertragskonto fest. Wählen Sie im Projekt «Stundensatz Tätigkeiten», verwendet bexio diese Angaben automatisch in den Projektkonditionen.
• Stundensatz Mitarbeiter passt, wenn Qualifikation oder Funktion den Preis bestimmen, etwa bei Projektleitung und Montage.

Welche Variante Sie auch wählen: Legen Sie sie schon in der Offerte so fest, damit Kunde und Projekt dieselbe Grundlage haben.

Der Vorrang: Projekt vor Kunde vor Mitarbeiter vor Tätigkeit

Stundensätze können in bexio an vier Stellen stehen: im Projekt, beim Kunden, beim Mitarbeitenden und bei der Geschäftstätigkeit. Sind mehrere hinterlegt, übersteuert laut bexio-Hilfe immer der speziellste Satz den allgemeineren. Die Reihenfolge von oben nach unten:

1. Projekt: übersteuert Kunde, Mitarbeiter und Tätigkeit.
2. Kunde: gilt, wenn im Projekt kein Satz definiert ist, und übersteuert Mitarbeiter und Tätigkeit.
3. Mitarbeiter: gilt, wenn weder Projekt noch Kunde einen Satz vorgeben, und übersteuert die Tätigkeit.
4. Tätigkeit: der allgemeine Standard, wenn auf keiner höheren Stufe ein Wert steht.

Ein Beispiel mit Musterwerten: Für die Muster Haustechnik AG ist beim Kunden ein vergünstigter Satz von CHF 120.00 hinterlegt. Im Projekt «Umbau Heizzentrale» tragen Sie unter «Stundensatz Projekt» CHF 135.00 ein. Für dieses Projekt gilt dann CHF 135.00, der Kundensatz wird ignoriert. In allen anderen Projekten desselben Kunden gilt weiterhin CHF 120.00.

Daraus folgt eine Regel für die Praxis: Tragen Sie einen Projektsatz nur ein, wenn er bewusst vom Kunden- oder Standardsatz abweichen soll. Sonst übersteuern Sie versehentlich einen verhandelten Kundensatz.

Die Stundensätze beim Kunden hinterlegen Sie im Kontakt im Reiter «Eigenschaften» über «Stundensätze festlegen». Wie Sie Preisnachlässe pro Kunde dauerhaft regeln, zeigt der Beitrag Kundenspezifische Rabatte in bexio.

Budget-Modelle: der Rahmen des Projekts

Mit dem Budget legen Sie fest, wie viel ein Projekt kosten oder an Zeit beanspruchen darf. bexio bietet vier Modelle:

Die Modelle lassen sich zur Methode passend wählen: Wer nach Tätigkeiten verrechnet, plant sinnvollerweise auch das Stundenbudget pro Tätigkeit. Mehr zu Arbeitspaketen und zur Überwachung von Plan und Ist finden Sie im Beitrag Arbeitspakete und Budgets in bexio-Projekten.

Erstellen Sie ein Projekt aus einer Offerte, nennt die bexio-Hilfe Titel, Startdatum, Arbeitspakete und erwartete Zeit als übernommene Daten, das Budget gehört nicht dazu. Tragen Sie es deshalb selbst in den Konditionen ein, am einfachsten als «Gesamtbudgetierte Kosten» in Höhe des Offertbetrags.

Wo die Konditionen wirken

Die Projektkonditionen zeigen an drei Stellen Wirkung:

• Erfasste Zeiten: Die Verrechnungsmethode bestimmt, zu welchem Satz bexio die Zeiten bewertet. Importieren Sie die Zeiten in eine Rechnung, müssen sie verrechenbar sein und den Status «Erledigt» haben. Das Vorgehen beschreibt der Beitrag Projekte nach Aufwand abrechnen.
• Angebot oder Auftrag aus dem Projekt: Haben Sie «Stundensatz Projekt» gewählt, verwendet bexio diesen Satz als Einzelpreis der Standardpositionen. Die Titel der Arbeitspakete werden zu Positionen, die erwartete Zeit zur Menge.
• Soll und Ist: Das Budget bildet den Massstab, an dem Sie die erfassten Werte des Projekts messen.

Ändern Sie die Konditionen in einem laufenden Projekt, beschreibt die bexio-Hilfe nicht, ob bereits erfasste Zeiten neu bewertet werden. Prüfen Sie deshalb nach jeder Änderung die Vorschau des Rechnungsentwurfs, bevor Sie die Rechnung versenden.

Wer die Konditionen sehen darf

Sätze und Budgets sind vertrauliche Zahlen. Mit dem Benutzerrecht «Projekte (Konditionen)» können Sie die Konditionen innerhalb eines Projekts für bestimmte Benutzer ein- oder ausblenden. Prüfen Sie das, bevor Sie Aussendienstmitarbeitende mit Zeiterfassung im Projekt arbeiten lassen.

Checkliste vor dem Projektstart

• Verrechnungsmethode passt zu dem, was in der Offerte steht.
• Projektsatz nur gesetzt, wenn er wirklich abweichen soll.
• Bei «Stundensatz Tätigkeiten»: Standard-Stundensätze der Geschäftstätigkeiten sind aktuell.
• Budget-Modell gewählt und Budget eingetragen.
• Benutzerrecht «Projekte (Konditionen)» für alle Beteiligten geprüft.

Häufige Fragen

Kann ich die Konditionen auch für den Kunden statt für das Projekt festlegen?

Ja. Stundensätze lassen sich beim Kunden hinterlegen. Sie gelten für alle Projekte dieses Kunden, solange im Projekt kein eigener Satz steht. Der Projektsatz übersteuert den Kundensatz.

Welcher Stundensatz gilt, wenn ich nichts im Projekt eintrage?

Dann greift die nächste Stufe der Reihenfolge: zuerst der Kundensatz, danach der Satz des Mitarbeitenden, zuletzt der Standard-Stundensatz der Tätigkeit.

Kann ich die Konditionen vor bestimmten Benutzern verbergen?

Ja, über das Benutzerrecht «Projekte (Konditionen)». Es blendet die Konditionen eines Projekts für ausgewählte Benutzer ein oder aus.

Fazit

Projektkonditionen sind der Ort, an dem Sie in bexio Preis und Rahmen eines einzelnen Projekts festschreiben. Wählen Sie die Verrechnungsmethode passend zur Offerte, setzen Sie einen Projektsatz nur bei bewusster Abweichung und tragen Sie das Budget ein, damit Soll und Ist vergleichbar bleiben. Wer die Reihenfolge Projekt, Kunde, Mitarbeiter, Tätigkeit kennt, versteht auch, warum ein Satz gilt, den man nicht erwartet hat.