Logo und Erscheinungsbild in bexio-Dokumenten

Ihr Erscheinungsbild legen Sie in bexio in den Dokumentvorlagen fest: Logo, Briefpapier als PDF-Hintergrund, Farben, Schriften, Ränder und die Position der Empfängeradresse. Jede Vorlage ordnen Sie einem oder mehreren Dokumenttypen zu. Das Logo oben links in der Anwendung ist eine separate Einstellung, die Ihre Dokumentvorlagen nicht ersetzt.

Vorlage, Firmenprofil und App-Logo: was wohin gehört

Drei Stellen in bexio beeinflussen, wie Ihre Firma erscheint. Wer sie verwechselt, sucht das Logo am falschen Ort.

Das Firmenprofil liefert die Adresse oben rechts auf den Dokumenten. Kontaktangaben wie Telefon und Website erscheinen nur in der Fusszeile der Online-Dokumente. Wer Vorlagen bearbeiten darf, steuern Sie mit der Berechtigung «Document Designer» in den Benutzerrechten. Ein individuelles Design für alle Dokumente ist laut Paketvergleich in allen bexio-Paketen enthalten.

Logo, Briefpapier und Farben

In der Dokumentvorlage stehen unter «Layout & Grafik» diese Möglichkeiten zur Verfügung:

• Logo: Laden Sie Ihr Firmenlogo hoch. Die maximale Abmessung beträgt 3000 × 3000 Pixel. Für einen transparenten Hintergrund eignen sich laut bexio-Hilfe nur die Formate PNG oder GIF.
• Hintergrund: Laden Sie Ihr Briefpapier als PDF-Datei hoch. So wenden Sie Ihr bestehendes Corporate Design auf alle Dokumente dieser Vorlage an.
• Farben: Passen Sie die Farbe von Titeln, Trennlinien und Haupttext an. Sie geben die Werte als HEX- oder RGB-Code ein.

Ein praktischer Hinweis: Enthält Ihr Briefpapier-PDF bereits das Logo, laden Sie es nicht zusätzlich als Logo hoch. Sonst erscheint es doppelt.

Wie Sie eine Offertvorlage inhaltlich aufbauen, mit Einleitung, Positionen und Schluss, erklärt der Beitrag Offertvorlage in bexio gestalten.

Die richtige Schrift wählen

Standardmässig erstellt bexio Dokumente in Arial. Drei Standardschriften stehen immer zur Verfügung: Arial, Courier New und Times New Roman. Weitere Schriften fügen Sie in der Vorlage unter «Schriften verwalten» hinzu.

1. Google Fonts: Die einfachste Wahl. bexio stellt sicher, dass diese Schriften auf den Dokumenten funktionieren, und unterstützt sie im Kundendienst.
2. Eigene Schrift: Sie laden eine Datei im Format TrueType (.ttf) oder OpenType (.otf) hoch. Für jede Schrift sind vier Schnitte möglich: normal, kursiv, fett und fett kursiv. Fehlt ein Schnitt, verwendet bexio den normalen Schnitt.

Bei eigenen Schriften gelten drei Regeln aus der bexio-Hilfe. Schriften sind lizenzpflichtige Software, prüfen Sie also vor dem Hochladen Ihre Lizenz. Manche OTF-Dateien werden nicht korrekt dargestellt, dann hilft die TTF-Variante. Und für eigene Schriften leistet der Kundendienst von bexio keine Unterstützung. Entfernen Sie eine Schrift aus Ihrer Liste, die in einer Vorlage verwendet wird, setzt bexio dort Arial ein.

Layout: Ränder, Adresse und Aufbau

Unter «Ränder, Abstände & Adressen» richten Sie das Seitenbild ein:

• Ränder: die nicht bedruckbaren Bereiche, auf Wunsch mit eigener Einstellung für die erste Seite.
• Abstand zur Kopfzeile: der Abstand zwischen oberem Seitenrand und Haupttitel.
• Kompakte Ansicht: weniger Zeilenabstand in Kopfzeile und Gesamttotal.
• Empfängeradresse: Die Standardposition passt laut bexio für C5-Fensterkuverts. Sie können den Block nach oben, unten, links oder rechts verschieben.
• Absenderadresse: eine einzeilige Absenderzeile in kleiner Schrift über der Empfängeradresse.

Pro Dokumenttyp blenden Sie zudem Kopfzeile, Spalten und Fusszeile ein oder aus. Die Vorschau zeigt Änderungen sofort. Erscheint ein Warnsymbol, fehlen rechtliche Angaben oder Kontaktdaten Ihres Unternehmens. Ergänzen Sie diese im Firmenprofil.

Für Rechnungen gibt es eine eigene Gestaltung des QR-Zahlteils. Aktivieren Sie die QR-Rechnung auf separater Seite, können Sie für diese Seite ein eigenes A4-PDF als Hintergrund hinterlegen. Platzieren Sie Inhalte nur in der oberen Hälfte. Die untere Hälfte ist für den Zahlteil reserviert, bexio überdeckt Inhalte in diesem Bereich automatisch. Mehr zu den Vorgaben lesen Sie unter QR-Rechnung: was KMU wissen müssen.

Vorlagen zuordnen und testen

Eine Vorlage wirkt erst, wenn Sie sie einem Dokumenttyp zuordnen. Den Standard legen Sie in den Standardeinstellungen der Dokumenttypen unter «Funktionen & Module» fest, zum Beispiel eine Vorlage für Offerten und eine für Rechnungen. Für ein einzelnes Dokument wählen Sie in dessen Einstellungen eine andere Vorlage. Die übrigen Standards wie Zahlungsbedingungen und Texte beschreibt Einstellungen für Verkaufsdokumente in bexio.

Testen Sie jede neue Vorlage mit einem echten Dokument:

1. Öffnen Sie die PDF-Vorschau und prüfen Sie Adressblock, Positionen und Fusszeile.
2. Prüfen Sie die Ansicht im bexio Network, also das Online-Dokument, das Ihre Kunden sehen.
3. Drucken Sie ein Dokument aus. Für die QR-Rechnung empfiehlt bexio die Skalierung «100 %» oder «Tatsächliche Grösse».
4. Legen Sie das Dokument in ein Fensterkuvert und kontrollieren Sie die Adresse.

Häufige Fragen

Warum erscheint mein Logo nicht auf der Offerte?

Prüfen Sie zuerst, ob das Logo in der Dokumentvorlage hinterlegt ist, die der Offerte zugeordnet ist. Das Logo zur Identifikation zeigt bexio laut Hilfe oben links in der Anwendung. Für Ihre Dokumente ist die Vorlage massgebend. Kontrollieren Sie auch, ob im Dokument selbst eine andere Vorlage gewählt ist.

Kann ich mein bestehendes Briefpapier verwenden?

Ja. Laden Sie es als PDF-Hintergrund in der Dokumentvorlage hoch und prüfen Sie danach Ränder und Adressposition.

Welche Schrift ist am sichersten?

Die Standardschriften und Google Fonts. Für diese stellt bexio die Darstellung sicher. Bei eigenen Schriften testen Sie Vorschau, Online-Dokument und PDF selbst.

Fazit

Ein einheitliches Erscheinungsbild entsteht in bexio in der Dokumentvorlage, ergänzt durch ein vollständiges Firmenprofil. Laden Sie Logo oder Briefpapier hoch, wählen Sie eine lizenzierte Schrift und prüfen Sie die Adressposition mit einem Fensterkuvert. Ordnen Sie die Vorlage danach den Dokumenttypen zu und testen Sie sie mit einem echten Dokument.