Projektnamen mit System: Konventionen, die Ordnung schaffen

Ein guter Projektname sagt in einer Zeile, für wen, wo und was gearbeitet wird. Mit einer festen Konvention finden Sie Projekte in bexio schneller, ordnen Zeiten und Belege richtig zu und vermeiden doppelte Projekte. So bauen Sie ein System auf, das auch nach Jahren noch trägt.

Warum der Name im Alltag so wichtig ist

Der Projektname begegnet Ihrem Team an vielen Stellen. Mitarbeitende wählen das Projekt beim Erfassen von Zeiten aus, im Web wie in der App bexio Go auf dem Handy. Im Innendienst wählen Sie das Projekt aus, wenn Sie eine Offerte oder Rechnung erstellen und dem Projekt zuweisen. In der Zeitübersicht filtern Sie nach Projekt, und in der Projektliste exportieren Sie die Daten als Excel-Datei.

Überall dort entscheidet der Name, ob jemand das richtige Projekt in Sekunden findet. Heissen drei Projekte «Umbau» oder «Service Meier», landen Stunden schnell im falschen Projekt. Das merken Sie oft erst bei der Rechnung, und dann kostet die Korrektur Zeit und Vertrauen.

Wie Sie Projekte grundsätzlich anlegen und gliedern, erklärt der Beitrag Projekte in bexio anlegen und strukturieren. Hier geht es nur um die Benennung.

Nummer und Name haben verschiedene Aufgaben

Die Projektnummer ist eindeutig und kurz. Sie eignet sich für Rückfragen am Telefon, für Belege und für die Ablage. In bexio stellen Sie sie unter «Einstellungen» > «Alle Einstellungen» > «Stammdaten» > «Projekte: Dokumenteneinstellung» ein:

• Projektnummer automatisch vergeben: Mit diesem Häkchen nummeriert bexio fortlaufend. Ohne Häkchen tippen Sie die Nummer bei jedem Projekt selbst ein.
• Startnummer und Mindestlänge: Hier legen Sie fest, womit die Zählung beginnt und wie viele Stellen die Nummer mindestens hat.
• Format: Im Feld «Format» bestimmen Sie das Aussehen der Nummer. Welche Platzhalter verfügbar sind, zeigt bexio, wenn Sie mit der Maus über das Fragezeichen oberhalb des Feldes fahren.
• Jährlich neu beginnen: Damit erscheint in den Stammdaten der Menüpunkt «Nummernkreise», in dem Sie die Startnummer pro Jahr festlegen.

Wichtig: bexio weist darauf hin, dass die jährliche Nummerierung vor dem Jahresende aktiviert und eingerichtet sein muss. Sonst übernimmt das System die Änderung für das neue Jahr nicht. Wenn Sie jährlich neu zählen, nehmen Sie das Jahr in das Format auf, sofern ein Platzhalter dafür verfügbar ist. Sonst wiederholen sich die Nummern jedes Jahr.

Lassen Sie bexio die Nummern automatisch vergeben. Von Hand vergebene Nummern führen leicht zu Lücken und Tippfehlern. Wie Sie Nummernkreise für Offerten und Rechnungen einrichten, lesen Sie im Beitrag Nummernkreise und Dokumentnummern in bexio einstellen.

Der Projektname ist für Menschen gedacht. Er soll auf einen Blick zeigen, worum es geht, auch für neue Mitarbeitende.

Eine Namenskonvention, die funktioniert

Gut lesbar ist ein festes Muster aus drei Bausteinen, immer in derselben Reihenfolge und mit Komma getrennt:

Kunde, Objekt, Leistung

Beispiele mit Musterdaten:

• «Muster Immobilien AG, Musterstrasse 1, Ersatz Lüftungsanlage»
• «Muster Verwaltung GmbH, Schulhaus Nord, Wartung Heizung»
• «Muster Haustechnik AG, Werkstatt, Umbau Lager» für ein internes Projekt

Für die Leistung lohnt sich eine kleine Liste fester Begriffe, etwa «Neubau», «Umbau», «Ersatz», «Wartung», «Service» und «Reparatur». Wer «Revision», «Instandhaltung» und «Unterhalt» für dasselbe nutzt, macht die Suche schwer.

Weitere Regeln für den Alltag:

1. Kurz bleiben: Der wichtigste Teil muss auch auf dem Handy lesbar sein. Kürzen Sie lange Firmennamen nach einer festen Regel.
2. Keine Statuswörter: Begriffe wie «offen», «erledigt» oder «neu» veralten. Den Stand zeigt der Status.
3. Keine Personennamen aus dem Team: Zuständigkeiten ändern sich. Das Team pflegen Sie im Projekt selbst.
4. Interne Projekte kennzeichnen Sie über den Projekttyp: bexio unterscheidet beim Anlegen zwischen Kundenprojekt und internem Projekt.

Status und Phase gehören nicht in den Namen

Der Hauptstatus eines Projekts ist in bexio fest vorgegeben: «Offen», «Aktiv» oder «Archiviert». Feiner unterteilen Sie mit dem Substatus, zum Beispiel «Offertphase», «Ausführung» oder «Dokumentation». Die Substatus passen Sie unter «Einstellungen» > «Alle Einstellungen» > «Stammdaten» > «Projekte: Substatus» an.

Diese Felder passen Sie an, ohne den Namen zu ändern. Ein Name wie «ERLEDIGT Umbau Lager» ist dagegen eine Fehlerquelle. Welche Status und Projektarten sinnvoll sind, beschreibt der Beitrag Projektstatus und Projektarten in bexio.

Regeln einführen und Altlasten bereinigen

1. Regeln festhalten: Schreiben Sie das Muster, die Begriffsliste und drei Beispiele auf eine Seite. Legen Sie fest, wer neue Projekte anlegt.
2. Bestand prüfen: Exportieren Sie die Projektliste über das Pfeil-Symbol «Aktuelle Liste exportieren» nach Excel. So sehen Sie Dubletten und unklare Namen auf einen Blick.
3. Schrittweise umbenennen: Die Stammdaten eines Projekts bearbeiten Sie über das Stift-Symbol oben rechts. Beginnen Sie mit den aktiven Projekten.
4. Abgeschlossenes abschliessen: Alte Projekte setzen Sie auf «Archiviert», statt sie umzubenennen. Wie Sie dabei vorgehen, lesen Sie im Beitrag Projekte sauber abschliessen und archivieren.

Häufige Fragen

Muss der Kunde im Projektnamen stehen?

Nicht zwingend, denn bexio speichert den Kunden im Projekt. Im Namen hilft er trotzdem, wenn mehrere Projekte ähnlich heissen oder wenn Sie Listen ohne Kundenspalte lesen.

Was passiert, wenn ich den jährlichen Neustart der Nummern zu spät einschalte?

bexio verlangt, dass die jährliche Nummerierung vor dem Jahresende aktiviert und eingerichtet ist. Sonst kann das System die Änderung für das neue Jahr nicht übernehmen.

Kann ich die Projektnummer von Hand vergeben?

Ja. Entfernen Sie dazu in den Einstellungen das Häkchen «Projektnummer automatisch vergeben». Dann geben Sie die Nummer beim Erstellen jedes Projekts selbst ein.

Fazit

Ordnung bei Projekten beginnt mit einer klaren Aufgabenteilung: Die Nummer macht ein Projekt eindeutig, der Name macht es verständlich. Ein festes Muster wie «Kunde, Objekt, Leistung» und eine kurze Begriffsliste genügen. Status, Phase und Team pflegen Sie in den vorgesehenen Feldern, dann bleibt der Name über die ganze Laufzeit richtig.