Rapporte und Stunden aus dem Aussendienst erfassen

Stunden aus dem Aussendienst kommen nur dann vollständig auf die Rechnung, wenn sie noch am Einsatzort erfasst werden. In bexio geht das mit der App bexio Go, die Zeiten auch ohne Internetverbindung speichert. Dieser Beitrag zeigt einen Ablauf vom Rapport beim Kunden bis zur geprüften Leistung im Büro.

Was ein Rapport enthalten sollte

Ein Arbeits- oder Regierapport hält fest, was beim Kunden geleistet wurde. Er ist die Grundlage für die Rechnung und für Rückfragen. In bexio bilden Sie seinen Inhalt mit Zeiteinträgen und Aufwendungen ab. Diese Angaben gehören dazu:

• Datum und Zeit: Arbeitsbeginn und Arbeitsende oder die Dauer pro Tätigkeit.
• Kunde, Objekt und Projekt: Wo und für wen wurde gearbeitet?
• Tätigkeit: zum Beispiel Montage, Service oder Fahrt, passend zu Ihren Stundensätzen.
• Beschreibung: Was wurde gemacht, in Worten, die der Kunde versteht.
• Material und Auslagen: Was wurde verbaut oder vor Ort bezahlt?
• Bestätigung: Lassen Sie den Kunden den Rapport wenn möglich bestätigen. Das erspart spätere Diskussionen.

Je genauer der Rapport, desto weniger muss der Innendienst nachfragen. Die Grundlagen der Zeiterfassung in bexio erklärt der Beitrag Zeiterfassung in bexio: Grundlagen und Praxis.

Zeiten unterwegs mit bexio Go erfassen

bexio Go ist die Mobile App von bexio. Sie vereint die Funktionen der früheren Apps «bexio Scanner» und «bexio Kontakte». Damit Mitarbeitende Zeiten erfassen können, braucht es das Benutzerrecht «Zeit-/Leistungserfassung». Die Rechte bearbeiten Sie unter «Einstellungen» > «Pakete, Optionen und Benutzer» > «Benutzer verwalten» > «Benutzerrechte bearbeiten». Ob die Zeiterfassung in bexio Go in Ihrem Abo enthalten ist, prüfen Sie in Ihrem bexio-Konto.

So läuft die Erfassung ab:

1. Firma prüfen: Wer mehrere Firmen in bexio Go verwaltet, wechselt in der Kopfzeile mit den Pfeilen zur richtigen Firma.
2. Zeit erfassen: Starten Sie die Stoppuhr beim Arbeitsbeginn. Sie lässt sich pausieren und läuft weiter, auch wenn die App geschlossen ist. Alternativ tragen Sie die Zeit nachträglich als «Dauer» oder «Von / Bis» ein.
3. Angaben ergänzen: Fügen Sie Beschreibung, Kontakt, Tätigkeit, Projekt und gegebenenfalls Arbeitspaket hinzu. Markieren Sie den Eintrag als abrechenbar, wenn Sie ihn verrechnen wollen.
4. Speichern: Ohne Internetverbindung speichert bexio Go den Eintrag im Offline-Modus. Hochgeladen wird er, sobald wieder eine Verbindung besteht.

Zwei Details sparen Ärger. Erstens: Ob Sie «Dauer» oder «Von / Bis» gewählt haben, lässt sich beim Bearbeiten nicht mehr ändern. Zweitens: Die Übersicht in der App zeigt nur Ihre eigenen Einträge aus der App, nicht die Einträge von Kollegen oder aus der Webversion.

Wiederkehrende Arbeiten müssen Sie nicht neu tippen. Bestehende Einträge duplizieren Sie in der Übersicht mit einem Wisch nach links oder über die drei Punkte oben rechts. Mehr zur App lesen Sie im Beitrag bexio unterwegs nutzen: die mobile App.

Belege und Auslagen direkt erfassen

Bezahlt ein Mitarbeitender vor Ort etwas selbst, etwa Kleinmaterial oder eine Parkgebühr, gehört der Beleg sofort ins System:

1. Tippen Sie in bexio Go auf «Scannen» und fotografieren Sie die Quittung.
2. Wählen Sie bei der Verarbeitung «Auslage» für direkt bezahlte Ausgaben. «Rechnung» ist für Lieferantenrechnungen gedacht, die später bezahlt werden.
3. Wählen Sie den Kontakt, prüfen Sie die ausgelesenen Daten und speichern Sie mit «Als erledigt speichern».

Im Büro verknüpfen Sie die Aufwendung bei Bedarf mit dem Projekt. Sie muss dafür den Status «Erledigt» haben. Danach lässt sie sich in die Kundenrechnung übernehmen.

Im Büro: prüfen und freigeben

Der Innendienst kontrolliert die Einträge, bevor sie abgerechnet werden. In der Übersicht unter «Projekte» > «Zeiten» helfen die Filter: Zeitraum wie «Aktuelle Woche», dazu Status, Projekt, Kontakt oder Tätigkeit. Einen häufig genutzten Filter speichern Sie mit «Filter speichern».

Prüfen Sie pro Eintrag:

• Stimmen Kontakt und Projekt?
• Passt die Tätigkeit zum vereinbarten Stundensatz?
• Ist das Häkchen «Verrechenbar» richtig gesetzt?
• Versteht der Kunde den Text ohne Rückfrage?
• Ist die Dauer plausibel?

Danach setzen Sie die Einträge auf «Erledigt». Das geht auch für mehrere Einträge gleichzeitig. Nur verrechenbare Einträge mit diesem Status lassen sich in eine Rechnung importieren. Wie die Abrechnung weitergeht, steht im Beitrag Projekte nach Aufwand abrechnen.

Ein fester Rhythmus hilft: Zeiten am selben Tag erfassen, Belege sofort scannen, einmal pro Woche prüfen.

Oft entsteht beim Einsatz gleich der nächste Auftrag. efatto, der digitale Innendienst für bexio, erstellt Offerten und Kontakte per Sprachnachricht als Entwurf in Ihrem bexio. Sie prüfen und geben frei. Wie das abläuft, zeigt der Beitrag Offerten per Sprachnachricht: wie das in der Praxis funktioniert. Demo anfragen

Leistungserfassung ist nicht Arbeitszeiterfassung

bexio stellt klar, dass die Zeiterfassung in bexio Go der Leistungserfassung dient und keine Zeiterfassung für Mitarbeitende ist. Sie zeigt, was Sie dem Kunden verrechnen, aber nicht zwingend die gesamte Arbeitszeit.

Für Arbeitnehmende, die dem Arbeitsgesetz unterstehen, muss der Arbeitgeber Verzeichnisse führen. Daraus muss nach Artikel 73 ArGV 1 unter anderem die geleistete tägliche und wöchentliche Arbeitszeit samt Überzeit und deren Lage hervorgehen, ebenso Lage und Dauer der Pausen ab einer halben Stunde. Diese Unterlagen sind mindestens fünf Jahre aufzubewahren. Für bestimmte Fälle sieht die Verordnung einen Verzicht oder eine vereinfachte Erfassung vor. Klären Sie, mit welchem Werkzeug Sie diese Pflicht erfüllen.

Häufige Fragen

Kann ich Zeiten ohne Internetverbindung erfassen?

Ja. bexio Go speichert Leistungen im Offline-Modus. Zum Hochladen ins bexio-Konto braucht die App wieder eine Internetverbindung.

Ein Eintrag fehlt im Büro. Was ist passiert?

Meist ist der Upload gescheitert, zum Beispiel wegen fehlender Verbindung. Laden Sie den Eintrag erneut hoch: per Wisch nach links und Tipp auf das Wolken-Symbol oder über «Speichern» im Eintrag.

Sehen Mitarbeitende in der App die Zeiten ihrer Kollegen?

Nein. Die Übersicht in bexio Go zeigt nur die eigenen Einträge aus der App. Alle Einträge sieht der Innendienst in der Webversion unter «Zeiten».

Fazit

Stunden aus dem Aussendienst gehen am wenigsten verloren, wenn sie direkt beim Kunden erfasst werden. bexio Go deckt Zeiten und Belege ab, auch ohne Netz. Mit einer festen Prüfung im Büro und dem Status «Erledigt» als Freigabe kommen die Leistungen vollständig und nachvollziehbar auf die Rechnung.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.