Arbeitspakete und Budgets in bexio-Projekten

Arbeitspakete gliedern ein bexio-Projekt in planbare Teile mit erwarteter Zeit, Budgets legen Sie in den Konditionen des Projekts als Kosten- oder Stundenrahmen fest. Zusammen zeigen sie auf dem Projekt-Dashboard, wie weit ein Projekt ist und ob es im geplanten Rahmen bleibt.

Meilensteine und Arbeitspakete anlegen

Die bexio-Hilfe unterscheidet klar: Ein Meilenstein markiert einen festen Zielpunkt oder eine Projektphase. Ein Arbeitspaket fasst konkrete Aufgaben, Zeiten und Aufwendungen zusammen und gehört zu einem Meilenstein.

So legen Sie beides an:

1. Öffnen Sie das Projekt und wechseln Sie in den Tab «Meilensteine». Klicken Sie auf «Neuer Meilenstein» und setzen Sie ein Enddatum.
2. Wechseln Sie in den Tab «Arbeitspakete». Klicken Sie auf «Neues Arbeitspaket» und ordnen Sie es einem Meilenstein zu.
3. Hinterlegen Sie beim Arbeitspaket den Wert für die Zeitplanung, also die Stunden, die Sie dafür erwarten.
4. Klicken Sie auf das Arbeitspaket, um ihm unten links Aufgaben, Zeiten und Aufwendungen zuzuteilen.

Meilensteine haben keine manuellen Statusaktionen. Ein Meilenstein endet, wenn sein Enddatum überschritten ist, und der nächste beginnt erst danach. Planen Sie die Enddaten deshalb realistisch, sonst zeigt bexio Phasen als beendet, die auf der Baustelle noch laufen.

Ein Beispiel mit Musterdaten für den Einbau einer Lüftungsanlage:

Budget-Modelle in den Konditionen

Budget und Abrechnungsart legen Sie im Projekt im Reiter «Konditionen» fest. Für das Budget bietet bexio vier Modelle:

Daneben wählen Sie die Verrechnungsmethode, also welcher Stundensatz für erfasste Zeiten gilt: ein einheitlicher Stundensatz für das Projekt, ein Satz pro Tätigkeit oder ein Satz pro Mitarbeiter. Der Projektsatz hat dabei Vorrang vor allen anderen Stundensätzen in bexio. Die Produktseite von bexio nennt zusätzlich die Wahl zwischen Fixpreis und Abrechnung nach Stunden.

Budgets sind vertrauliche Zahlen. Über das Benutzerrecht «Projekte (Konditionen)» blenden Sie die Konditionen eines Projekts für bestimmte Benutzer ein oder aus.

Von der Offerte zum Budget

Am wenigsten Doppelarbeit entsteht, wenn Offerte und Projekt dieselbe Struktur haben. bexio verbindet beide in zwei Richtungen:

• Projekt aus Angebot: Die Artikelpositionen werden zu Arbeitspaketen, die erste Zeile zum Titel. Die Menge wird zur erwarteten Zeit, wenn die Position eine Zeiteinheit trägt. Tage rechnet bexio über den Umrechnungsfaktor in Stunden um, bei 8,5 Stunden pro Tag werden aus drei Tagen 25,5 Stunden.
• Angebot aus Projekt: Die Titel der Arbeitspakete werden zu Standardpositionen, die erwartete Zeit zur Menge. Ist die Verrechnungsmethode «Stundensatz Projekt» gewählt, setzt bexio diesen Satz als Einzelpreis ein.

Gliedern Sie Ihre Offerte deshalb so, wie Sie das Projekt steuern wollen. «Montage Kanalnetz, 32 h» liefert ein brauchbares Arbeitspaket. Eine Pauschale ohne Zeiteinheit wird zwar zum Arbeitspaket, aber ohne erwartete Zeit. Das Budget übernimmt bexio nicht aus der Offerte. Tragen Sie es in den Konditionen selbst ein, etwa den Offertbetrag als gesamtbudgetierte Kosten. Wie Offerten und Rechnungen mit dem Projekt verknüpft bleiben, zeigt der Beitrag Offerten, Aufträge und Rechnungen einem Projekt zuordnen.

Fortschritt überwachen

Das Projekt-Dashboard fasst die Daten automatisch zusammen: Start und Laufzeit, die erwartete Zeit aus den Arbeitspaketen sowie Fortschritt und Kennzahlen wie die Anzahl Arbeitspakete und offener oder geschlossener Aufgaben. Laut Produktseite von bexio sehen Sie auch, wie viel des Budgets aufgebraucht ist und wie viel der erwarteten Zeit Sie bereits geleistet haben.

Damit diese Zahlen stimmen, braucht es zwei Gewohnheiten:

1. Zeiten immer mit Arbeitspaket erfassen. In der Zeitübersicht filtern Sie danach nach Projekt und Arbeitspaket und sehen sofort, wo die Stunden hingehen. Wie die Erfassung im Alltag läuft, beschreibt der Beitrag Zeiterfassung in bexio.
2. Wöchentlich vergleichen. Legen Sie eine Warnschwelle fest, etwa 80 % der geplanten Stunden eines Arbeitspakets. Wird sie erreicht, prüft die Projektleitung, ob der Rest reicht oder ob ein Nachtrag nötig ist.

Kommt ein Nachtrag dazu, ergänzen Sie ein Arbeitspaket und passen das Budget an. Sonst vergleichen Sie am Ende den ursprünglichen Plan mit einem grösseren Auftrag. Die ganze Nachkalkulation behandelt der Beitrag Projektcontrolling für KMU mit bexio. Wie Sie ein Projekt von Grund auf aufbauen, steht im Beitrag Projekte in bexio anlegen und strukturieren.

Häufige Fragen

Übernimmt bexio das Budget aus der Offerte?

Nein. Beim Erstellen eines Projekts aus einem Angebot übernimmt bexio Titel, Startdatum, Arbeitspakete und erwartete Zeit. Das Budget tragen Sie in den Konditionen selbst ein.

Wie fein sollten Arbeitspakete sein?

So fein, dass Sie Abweichungen erkennen, und so grob, dass das Team Zeiten ohne Nachfragen zuordnet. Als Richtwert empfehlen wir drei bis acht Arbeitspakete pro Projekt.

Wer sieht das Projektbudget?

Das steuern Sie über das Benutzerrecht «Projekte (Konditionen)». Damit blenden Sie die Konditionen eines Projekts für bestimmte Benutzer ein oder aus.

Fazit

Arbeitspakete mit erwarteter Zeit und ein passendes Budget-Modell machen aus einem bexio-Projekt ein Steuerungsinstrument. Bauen Sie die Offerte so auf, dass daraus brauchbare Arbeitspakete entstehen, und tragen Sie das Budget in den Konditionen nach. Erfassen Sie Zeiten konsequent mit Arbeitspaket und vergleichen Sie Plan und Ist jede Woche.