Projekte in bexio anlegen und strukturieren

Ein Projekt legen Sie in bexio unter «Projekte» → «Projekte» → «Neues Projekt» an, mit Kunde, Laufzeit, Status, Substatus und Projekttyp. Struktur bekommt es danach über Meilensteine, Arbeitspakete, Team und Konditionen, und im Reiter «Belegfluss» hängen Offerten, Aufträge und Rechnungen daran.

Vor dem ersten Projekt: die Grundeinstellungen

Zwei Einstellungen entscheiden, wie aufgeräumt Ihre Projektliste in einem Jahr aussieht.

Projektnummern: Unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Stammdaten» → «Projekte: Dokumenteneinstellung» legen Sie fest, wie bexio Nummern vergibt:

• Automatisch vergeben: Mit Häkchen nummeriert bexio fortlaufend. Ohne Häkchen geben Sie die Nummer bei jedem neuen Projekt selbst ein.
• Startnummer und Mindestlänge: Hier bestimmen Sie, womit die Zählung beginnt und wie viele Zeichen eine Nummer mindestens hat.
• Format: Im Feld «Format» definieren Sie das Aussehen der Nummer. Die verfügbaren Platzhalter zeigt bexio, wenn Sie den Mauszeiger auf das Fragezeichen über dem Feld legen.
• Jährlich neu beginnen: Setzen Sie dieses Häkchen, erscheint unter den Stammdaten der Menüpunkt «Nummernkreise» für die Startnummer jedes Jahres. Laut bexio-Hilfe müssen Sie die jährliche Nummerierung vor Jahresende aktivieren und kalibrieren, sonst übernimmt das System die Änderung für das neue Jahr nicht.

Substatus: Die drei Hauptstatus Offen, Aktiv und Archiviert sind fest. Die Phasen darunter legen Sie unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Stammdaten» → «Projekte: Substatus» selbst fest. Welche Phasen sich anbieten, zeigt der Beitrag Projektstatus und Projektarten in bexio.

Projekt anlegen: Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie «Projekte» → «Projekte» und klicken Sie oben rechts auf «Neues Projekt».
2. Projektdaten: Wählen Sie den Kunden und bei Bedarf die Kontaktperson. Hinterlegen Sie eine kurze Beschreibung und die Laufzeit mit Start und Ende.
3. Status und Substatus: Wählen Sie den Hauptstatus und die passende Phase.
4. Projekttyp: Legen Sie fest, ob es ein Kundenprojekt oder ein internes Projekt ist.
5. Speichern: bexio öffnet direkt das Projekt-Dashboard.

Auf dem Dashboard bietet bexio eine Schnellerfassung mit vier Schaltflächen: Teammitglieder hinzufügen, Aufgaben erfassen, Zeiten erfassen und Konditionen festlegen. Sie können diese Übersicht mit dem «X» ausblenden und alles später an der jeweiligen Stelle nachholen.

Im Reiter «Team» wählen Sie die bexio-Benutzer aus, die am Projekt arbeiten, und weisen ihnen eine Funktion zu. Im Reiter «Konditionen» legen Sie fest, nach welchem Stundensatz bexio erfasste Zeiten verrechnet: einheitlich für das Projekt, pro Tätigkeit oder pro Mitarbeiter. Dort definieren Sie auch das Budget, als Kosten oder als Stunden. Wer die Konditionen eines Projekts sehen darf, steuern Sie über das Benutzerrecht «Projekte (Konditionen)».

Geben Sie dem Projekt einen Titel, den auch Ihre Kollegin in einem Jahr versteht, etwa Kunde, Objekt und Leistung. Eine Vorlage für solche Konventionen finden Sie im Beitrag Projektnamen mit System.

Alternative: Projekt direkt aus der Offerte

In Handwerk und Technik steht die Offerte meist am Anfang. bexio erlaubt deshalb, ein Projekt direkt aus einem Angebot zu erzeugen. In einem Angebot mit dem Status «Offen» oder «Bestätigt» klicken Sie rechts auf «+ Projekt erstellen». bexio übernimmt dabei:

• den Angebotstitel als Projekttitel
• das Erstelldatum als Startdatum des Projekts
• die Artikelpositionen als Arbeitspakete, wobei die erste Zeile zum Titel und der Rest zur Beschreibung wird
• die Mengen als erwartete Zeit, sofern die Position eine Zeiteinheit wie «h» trägt

Eine sauber gegliederte Offerte liefert so gleich die Struktur des Projekts. Den umgekehrten Weg und alle anderen Arten, Dokumente einem Projekt zuzuordnen, beschreibt der Beitrag Offerten, Aufträge und Rechnungen einem Projekt zuordnen.

Struktur im Projekt

bexio organisiert ein Projekt über Reiter:

Ein Beispiel mit Musterdaten: Die Muster Haustechnik AG saniert die Heizung eines Mehrfamilienhauses. Das Projekt erhält drei Meilensteine: Vorbereitung, Ausführung, Abschluss. Unter «Ausführung» liegen die Arbeitspakete Demontage, Montage Wärmeerzeuger und Inbetriebnahme. Jedes Arbeitspaket hat eine erwartete Zeit. Zeiten, Aufgaben und Aufwendungen ordnet das Team dem passenden Arbeitspaket zu.

Meilensteine haben in bexio keine manuellen Statusaktionen. Ein Meilenstein endet, wenn sein Enddatum überschritten ist. Wie Sie Arbeitspakete planen und Budgets festlegen, zeigt der Beitrag Arbeitspakete und Budgets in bexio-Projekten.

Halten Sie die Struktur so grob, dass das Team sie im Alltag pflegt. Als Richtwert empfehlen wir drei bis acht Arbeitspakete pro Projekt. Feiner gegliederte Projekte erzeugen vor allem Aufwand beim Zuordnen von Zeiten.

Häufige Fragen

Kann ich die Projektnummer selbst vergeben?

Ja. Entfernen Sie unter «Projekte: Dokumenteneinstellung» das Häkchen bei der automatischen Vergabe. Dann geben Sie die Nummer bei jedem neuen Projekt selbst ein.

Was passiert, wenn ich ein Projekt versehentlich lösche?

Laut bexio-Hilfe gibt es keine direkte Funktion, um ein gelöschtes Projekt zurückzuholen. Die Hilfe beschreibt zwei Umwege, etwa über eine Zeiterfassung, die noch mit dem Projekt verknüpft ist. Setzen Sie abgeschlossene Projekte deshalb auf «Archiviert», statt sie zu löschen.

Wie viele Projekte lege ich pro Kunde an?

Eines pro Auftrag oder Baustelle, nicht eines pro Kunde. Den Kunden bildet in bexio der Kontakt ab. Projekte sollen einzelne Aufträge mit eigenem Budget und eigener Abrechnung abbilden.

Kann ich interne Arbeiten als Projekt führen?

Ja. Wählen Sie beim Anlegen den Projekttyp für interne Projekte, etwa für Weiterbildung, Werkstatt oder Offertwesen. So erfassen Sie auch nicht verrechenbare Zeiten an einem festen Ort und sehen, wie viel Zeit intern gebunden ist.

Fazit

Stellen Sie Nummerierung und Substatus ein, bevor das erste Projekt entsteht. Legen Sie Projekte mit Kunde, Laufzeit, Status und Projekttyp an oder erzeugen Sie sie direkt aus der Offerte. Gliedern Sie mit wenigen Meilensteinen und Arbeitspaketen, damit Zeiten und Kosten später am richtigen Ort landen.