Projekte sauber abschliessen und archivieren

Ein Projekt ist erst abgeschlossen, wenn alle Leistungen verrechnet, alle Zahlungen eingegangen und die Unterlagen geordnet abgelegt sind. In bexio setzen Sie das Projekt danach auf den Status «Archiviert», statt es zu löschen. Für die Belege gilt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.

Schritt 1: Leistungen vollständig verrechnen

Bevor Sie ein Projekt schliessen, muss alles abgerechnet sein, was abrechenbar ist. Filtern Sie dazu unter «Projekte» > «Zeiten» nach dem Projekt und prüfen Sie die Status:

• «Offen» oder «In Arbeit»: Diese Einträge sind noch nicht freigegeben. Klären Sie sie mit den Mitarbeitenden.
• «Erledigt» und abrechenbar: Diese Stunden sind freigegeben, aber noch nicht auf einer Rechnung. Hier liegt Geld.
• «Verrechnet»: Diese Einträge sind bereits über einen Import auf einer Rechnung.

Prüfen Sie ebenso die Aufwendungen, die mit dem Projekt verknüpft sind. Danach erstellen Sie aus dem Reiter «Belegfluss» die Schlussrechnung. Wie der Import von Zeiten und Aufwendungen funktioniert, steht im Beitrag Projekte nach Aufwand abrechnen.

Schritt 2: Zahlungen und offene Posten prüfen

Im Reiter «Belegfluss» sehen Sie alle Offerten, Aufträge und Rechnungen, die mit dem Projekt verknüpft sind. Gehen Sie die Rechnungen durch:

• Sind alle Rechnungen bezahlt?
• Gibt es Teilzahlungen oder Restbeträge, die geklärt werden müssen?
• Sind überfällige Rechnungen im Mahnprozess?

Ein Projekt mit offenen Forderungen bleibt aktiv, bis die Zahlung geklärt ist. Wie Sie Zahlungserinnerungen in bexio einrichten, zeigt der Beitrag Mahnwesen in bexio einrichten.

Schritt 3: Nachkalkulation und Aufgaben abschliessen

Jetzt ist der beste Zeitpunkt, um aus dem Projekt zu lernen. Vergleichen Sie das Budget mit den tatsächlich erfassten Stunden und Kosten, wenn möglich pro Tätigkeit oder Arbeitspaket. Halten Sie in zwei, drei Sätzen fest, was teurer wurde als geplant und warum. Diese Notiz hilft bei der nächsten Offerte für eine ähnliche Arbeit. Mehr zur laufenden Kontrolle lesen Sie im Beitrag Projektcontrolling für KMU mit bexio.

Schliessen Sie auch die offenen Aufgaben im Projekt ab oder übertragen Sie sie, etwa auf ein Wartungsprojekt. Das Projekt-Dashboard zeigt die Zahl der offenen und geschlossenen Aufgaben. Meilensteine brauchen keinen eigenen Abschluss: Sie enden laut bexio automatisch, wenn ihr Enddatum überschritten ist.

Schritt 4: Projekt in bexio archivieren

Der Hauptstatus eines Projekts ist in bexio fest vorgegeben: «Offen», «Aktiv» oder «Archiviert». Für abgeschlossene Projekte wählen Sie «Archiviert». Den Status ändern Sie in den Stammdaten des Projekts, die Sie über das Stift-Symbol oben rechts bearbeiten. Wenn Sie feiner unterscheiden möchten, etwa zwischen «Garantiezeit» und «Abgeschlossen», legen Sie dafür eigene Substatus an unter «Einstellungen» > «Alle Einstellungen» > «Stammdaten» > «Projekte: Substatus».

Löschen Sie abgeschlossene Projekte nicht. bexio bietet laut Hilfe keine direkte Funktion, um ein gelöschtes Projekt zurückzuholen, nur Umwege. Ein archiviertes Projekt dagegen bleibt mit Zeiten, Aufgaben und Belegfluss erhalten.

Kurze Checkliste vor dem Archivieren:

1. Keine Zeiteinträge mehr auf «Offen» oder «In Arbeit»
2. Alle abrechenbaren Stunden und Aufwendungen verrechnet
3. Alle Rechnungen bezahlt oder bewusst ausgebucht
4. Nachkalkulation festgehalten
5. Offene Aufgaben erledigt oder übertragen
6. Projektunterlagen geordnet abgelegt

Unterlagen aufbewahren: was gilt

Das Obligationenrecht verlangt, dass Geschäftsbücher und Buchungsbelege während zehn Jahren aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f OR). Als Buchungsbeleg gelten alle Aufzeichnungen auf Papier oder in elektronischer Form, die nötig sind, um den Geschäftsvorfall hinter einer Buchung nachzuvollziehen (Art. 957a Abs. 3 OR). Dazu können auch Rapporte gehören, auf denen eine Rechnung beruht. Die Aufbewahrung darf elektronisch erfolgen, wenn die Unterlagen mit den Geschäftsvorfällen übereinstimmen und jederzeit lesbar gemacht werden können.

Die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) ergänzt das. Unter anderem müssen Unterlagen so aufbewahrt werden, dass Änderungen feststellbar sind. Archivierte Informationen sind von aktuellen zu trennen oder entsprechend zu kennzeichnen. Das Archiv ist systematisch zu inventarisieren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Die Details erklärt der Beitrag Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen in der Schweiz.

So setzen Sie das mit bexio praktisch um:

• Verkaufsdokumente sichern: Markieren Sie die Rechnungen eines Projekts und laden Sie sie über die Aktion «Multi-PDF» mit oder ohne Logopapier herunter.
• Listen sichern: Projekte und Zeiten exportieren Sie über «Aktuelle Liste exportieren» als Excel-Liste.
• Belege doppelt ablegen: bexio empfiehlt ausdrücklich, Belege zusätzlich ausserhalb von bexio aufzubewahren.
• Dokumenten-Archiv prüfen: bexio bietet ein Dokumenten-Archiv für eine GeBüV-konforme Ablage an, das nicht in jedem Abo enthalten ist. Eine automatische Übernahme aus bexio gibt es laut Hilfe derzeit nicht. Dokumente gelten erst ab dem Hochladen als archiviert, und bexio empfiehlt, zeitnah und nicht erst am Jahresende zu archivieren.

Häufige Fragen

Kann ich ein archiviertes Projekt wieder aktivieren?

Ja. Der Status ist ein Feld in den Stammdaten des Projekts. Sie können ihn dort wieder auf «Aktiv» setzen, etwa wenn ein Garantiefall eintritt.

Darf ich alte Projekte löschen, um Ordnung zu schaffen?

Davon ist abzuraten. Für gelöschte Projekte gibt es in bexio keine direkte Wiederherstellung. Mit dem Status «Archiviert» und einem passenden Substatus bleibt die Übersicht ebenso sauber.

Genügt die Datensicherung von bexio?

bexio betreibt nach eigenen Angaben zwei Rechenzentren in der Schweiz mit täglichen Backups. Das schützt vor einem Ausfall, ersetzt aber nicht Ihre eigene Aufbewahrung. bexio selbst empfiehlt, Belege zusätzlich ausserhalb von bexio abzulegen.

Fazit

Ein sauberer Projektabschluss folgt immer derselben Reihenfolge: verrechnen, Zahlungen prüfen, nachkalkulieren, archivieren. In bexio wählen Sie dafür den Status «Archiviert» statt der Löschung. Sichern Sie die Belege zusätzlich und halten Sie die zehnjährige Aufbewahrungsfrist ein.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.