Projekte nach Aufwand abrechnen

Wer ein Projekt nach Aufwand abrechnet, stellt die tatsächlich geleisteten Stunden und die angefallenen Auslagen in Rechnung. In bexio gelingt das ohne Nacharbeit, wenn drei Dinge stimmen: die Stundensätze, der Status der Zeiteinträge und die Rundung. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie das einrichten und die Leistungen sauber auf die Rechnung bringen.

Was «nach Aufwand» konkret bedeutet

Bei der Abrechnung nach Aufwand, im Handwerk auch Regie genannt, zahlt der Kunde die effektive Arbeitszeit zum vereinbarten Stundensatz sowie die Auslagen. Das Gegenstück ist der Pauschalpreis. Welche Variante Sie anbieten, entscheiden Sie schon bei der Offerte. Hinweise dazu finden Sie im Beitrag Regie oder Pauschale: richtig offerieren.

Für die Abrechnung nutzt bexio zwei Arten von Daten:

• Zeiteinträge für die Arbeitszeit, erfasst im Bereich «Projekte» unter «Zeit», mit dem Timer oder unterwegs in der App bexio Go.
• Aufwendungen für Ausgaben, die Sie direkt bezahlt haben, zum Beispiel eine Quittung für Kleinmaterial oder Parkgebühren.

Beide ordnen Sie dem Kunden und, wenn vorhanden, dem Projekt zu. Wie Sie Zeiten im Alltag zuverlässig erfassen, beschreibt der Beitrag Zeiterfassung in bexio: Grundlagen und Praxis.

Schritt 1: Stundensätze festlegen

Im Projekt öffnen Sie den Reiter «Konditionen». Dort wählen Sie eine von drei Verrechnungsmethoden:

1. Stundensatz Projekt: Für alle Zeiteinträge im Projekt gilt derselbe Satz, egal wer arbeitet.
2. Stundensatz Tätigkeiten: Der Satz richtet sich nach der Art der Arbeit, zum Beispiel Montage oder Beratung.
3. Stundensatz Mitarbeiter: Der Satz richtet sich nach der Person, die arbeitet.

Sind an mehreren Stellen Sätze hinterlegt, gilt laut bexio eine feste Reihenfolge: Projekt vor Kunde, Kunde vor Mitarbeiter, Mitarbeiter vor Tätigkeit. Ein vergünstigter Kundensatz übersteuert also den Satz Ihrer Mitarbeitenden, solange im Projekt kein eigener Satz steht.

Die Tätigkeiten selbst pflegen Sie unter «Einstellungen» > «Alle Einstellungen» > «Stammdaten» > «Geschäftstätigkeiten». Pro Tätigkeit legen Sie einen Standard-Stundensatz und ein Standard-Ertragskonto fest. Mit der Option «Standardmässig verrechenbar» markiert bexio neue Zeiteinträge dieser Tätigkeit automatisch als verrechenbar. Das verhindert, dass abrechenbare Stunden versehentlich liegen bleiben.

Schritt 2: Zeiten so erfassen, dass sie abrechenbar sind

Ein Zeiteintrag in bexio hat einen Status: «Offen», «In Arbeit», «Erledigt», «Verrechnet» oder «Geschlossen». Für die Abrechnung zählt nur «Erledigt». Setzen Sie diesen Status erst, wenn Sie den Eintrag geprüft haben. In der Übersicht unter «Projekte» > «Zeiten» können Sie den Status mehrerer Einträge auf einmal ändern.

Achten Sie beim Erfassen auf drei Felder:

• Tätigkeit: Sie bestimmt den Stundensatz, wenn nach Tätigkeiten verrechnet wird.
• Verrechenbar: Nur markierte Einträge erscheinen beim Import.
• Text: Er erscheint später auf der Rechnung. Schreiben Sie deshalb kurz und verständlich, was gemacht wurde, etwa «Boiler entkalkt, Dichtungen ersetzt».

Für Einsätze beim Kunden lohnt sich ein fester Ablauf vom Rapport bis zum Eintrag in bexio. Mehr dazu im Beitrag Rapporte und Stunden aus dem Aussendienst erfassen.

Schritt 3: Rundung einstellen

Ob bexio Zeiten rundet, legen Sie unter «Einstellungen» > «Alle Einstellungen» > «Meine Firma» > «Grundeinstellungen» im Abschnitt «Leistungen» fest. Zur Wahl stehen:

Als Intervall bietet bexio 5, 10, 15 oder 30 Minuten oder 1 Stunde an. Die Einstellung wirkt beim Import der Zeiten in die Rechnung. Beim Import selbst können Sie Rundungsart und Faktor im Einzelfall noch anpassen. Halten Sie Ihre Rundungsregel am besten schon in der Offerte fest, damit der Kunde sie kennt.

Schritt 4: Leistungen in die Rechnung übernehmen

Variante A, mit Projekt:

1. Öffnen Sie unter «Projekte» > «Projekte» das gewünschte Projekt.
2. Wechseln Sie in den Reiter «Belegfluss» und klicken Sie auf «Neue Rechnung».
3. Passen Sie Titel und Rechnungsdatum an.
4. Aktivieren Sie «Leistungen importieren» für die Zeiten und «Aufwendungen importieren» für die Auslagen.
5. Klicken Sie auf «Speichern». bexio erstellt einen Rechnungsentwurf und wendet dabei Ihre Rundung an.

Variante B, ohne Projekt: Erstellen Sie eine Rechnung für den Kontakt, auf den die Leistungen erfasst sind. Klicken Sie unten auf «Weitere Positionen» und wählen Sie «Zeit/Leistung» oder «Aufwendungen». Markieren Sie die gewünschten Einträge und klicken Sie auf «Selektierte hinzufügen».

Aufwendungen lassen sich nur übernehmen, wenn sie den Status «Erledigt» haben und noch nicht verrechnet sind. Nach dem Import wechseln die Zeiteinträge automatisch auf «Verrechnet».

Prüfen Sie den Entwurf vor dem Versand. Sind Sie mehrwertsteuerpflichtig, nennt Artikel 26 MWSTG unter anderem Art, Gegenstand und Umfang der Leistung sowie Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung, wenn dieser vom Rechnungsdatum abweicht. Bei Aufwandrechnungen gehört der Leistungszeitraum deshalb in den Titel oder in den Einleitungstext, zum Beispiel «Arbeiten Juni 2026».

Typische Fehler vermeiden

• Zeiten fehlen beim Import: Meist stehen sie noch auf «Offen» oder «In Arbeit», oder das Häkchen «Verrechenbar» fehlt.
• Falscher Stundensatz: Prüfen Sie, ob ein Kunden- oder Projektsatz den erwarteten Satz übersteuert.
• Doppelte Abrechnung: Tippen Sie Stunden von Hand als Position ein, bleiben die Zeiteinträge auf «Erledigt». Setzen Sie sie dann selbst auf «Verrechnet», sonst erscheinen sie beim nächsten Import wieder.
• Unklare Texte: Kurze, konkrete Texte pro Eintrag ersparen Rückfragen und Diskussionen über die Rechnung.

Wie Sie laufend sehen, ob ein Projekt im Budget bleibt, erklärt der Beitrag Projektcontrolling für KMU mit bexio.

Häufige Fragen

Welche Zeiten übernimmt bexio in die Rechnung?

Nur Einträge, die als verrechenbar markiert sind und den Status «Erledigt» haben. Bereits verrechnete Einträge erscheinen nicht mehr.

Kann ich einzelne Kunden anders runden?

Die zentrale Einstellung gilt für alle. Beim Import der Zeiten in eine Rechnung können Sie Rundungsart und Rundungsfaktor jedoch für diese Rechnung anpassen.

Brauche ich für jede Abrechnung ein Projekt?

Nein. Leistungen ohne Projekt verrechnen Sie über den Kontakt: In der Rechnung wählen Sie unter «Weitere Positionen» die erfassten Zeiten oder Aufwendungen dieses Kunden aus.

Wie verrechne ich Spesen und Kleinmaterial?

Erfassen Sie direkt bezahlte Ausgaben als Aufwendung mit Beleg und setzen Sie sie auf «Erledigt». Danach übernehmen Sie sie über «Aufwendungen importieren» im Projekt oder über «Weitere Positionen» > «Aufwand» in die Rechnung.

Fazit

Die Abrechnung nach Aufwand ist in bexio schnell erledigt, wenn die Grundlagen stimmen. Legen Sie die Stundensätze und die Rundung einmal sauber fest und setzen Sie geprüfte Zeiten konsequent auf «Erledigt». Dann übernehmen Sie Stunden und Auslagen mit wenigen Klicks und ohne Doppelverrechnung in die Rechnung.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.