Projektstatus und Projektarten in bexio

bexio kennt drei feste Projektstatus, nämlich Offen, Aktiv und Archiviert, dazu frei definierbare Substatus und zwei Projekttypen: Kundenprojekt und internes Projekt. Mit einer klaren Zuordnung sehen Sie in der Projektliste sofort, welche Aufträge warten, welche laufen und welche abgeschlossen sind.

Hauptstatus: drei feste Stufen

Den Hauptstatus wählen Sie beim Anlegen des Projekts. Später ändern Sie ihn in den Stammdaten des Projekts, die Sie über das Stiftsymbol oben rechts bearbeiten. bexio gibt drei Werte vor:

Die rechte Spalte stammt aus der bexio-Hilfe: Ein Angebot oder einen Auftrag erzeugen Sie im Reiter «Belegfluss» nur, wenn das Projekt den Status Offen oder Aktiv hat. Die mittlere Spalte ist eine Empfehlung. Wichtig ist, dass alle im Betrieb die Status gleich verstehen.

Archivieren ist der bessere Weg als Löschen. Die bexio-Schnittstelle sieht für Projekte eigene Aktionen zum Archivieren und zum Reaktivieren vor. Ein gelöschtes Projekt lässt sich dagegen laut bexio-Hilfe nicht direkt wiederherstellen. Wie Sie Projekte geordnet beenden, zeigt der Beitrag Projekte sauber abschliessen und archivieren.

Substatus: Ihre Phasen abbilden

Der Substatus ordnet einem Projekt eine genauere Phase zu. bexio nennt als Beispiele Offertphase, Dokumentation und Endphase. Anders als den Hauptstatus können Sie Substatus anpassen, löschen und neu erstellen:

1. Öffnen Sie «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Stammdaten» → «Projekte: Substatus».
2. Klicken Sie auf «Neuen Substatus erstellen», geben Sie die Bezeichnung ein und speichern Sie.
3. Zum Ändern oder Löschen wählen Sie einen bestehenden Substatus in der Übersicht aus.

Für Betriebe aus Handwerk und Technik bietet sich eine Folge an, die dem Auftrag folgt:

Halten Sie die Liste kurz. Wir empfehlen höchstens sieben Phasen, damit das Team ohne Nachschlagen weiss, was gemeint ist. Benennen Sie Phasen nach dem, was gerade geschieht, nicht nach Personen. Ein Substatus wie «bei Herrn Muster» veraltet, sobald Herr Muster in den Ferien ist.

Projekttyp: Kundenprojekt oder intern

Beim Anlegen bestimmen Sie laut bexio-Hilfe, ob es sich um ein Kundenprojekt oder ein internes Projekt handelt. Das dient als zusätzliche Kategorie in der Übersicht.

• Kundenprojekte sind Aufträge, die Sie verrechnen: eine Installation, eine Sanierung, ein Serviceeinsatz mit grösserem Umfang.
• Interne Projekte sammeln Aufwand, den niemand bezahlt, der aber Zeit kostet: Weiterbildung, Werkstatt und Fahrzeuge, Offertbearbeitung. Wer auch diese Zeiten erfasst, weiss später, wie viele Stunden wirklich verrechenbar sind.

Für interne Projekte lohnt sich eine passende Tätigkeit. In den Geschäftstätigkeiten legen Sie fest, ob Zeiten auf einer Tätigkeit als verrechenbar vordefiniert werden. Wählen Sie im Timer eine solche Tätigkeit, aktiviert bexio den Schalter für die Verrechenbarkeit automatisch. Eine Tätigkeit wie «Weiterbildung» ohne diese Vorgabe senkt das Risiko, dass interne Stunden versehentlich auf einer Kundenrechnung landen.

Brauchen Sie feinere Arten wie Neubau, Umbau oder Service, reicht der Projekttyp nicht. Bilden Sie die Art dann einheitlich im Projekttitel ab. Eine Vorlage dafür bietet der Beitrag Projektnamen mit System.

Status im Zusammenspiel mit Zeiten, Meilensteinen und Offerten

Mehrere Dinge in bexio haben einen eigenen Status. Verwechseln Sie sie nicht:

• Zeiteinträge stehen auf Offen, In Arbeit, Erledigt, Verrechnet oder Geschlossen. In eine Rechnung lassen sich nur erledigte, verrechenbare Einträge importieren. Danach wechselt der Status automatisch auf Verrechnet.
• Meilensteine haben keine manuellen Statusaktionen. Ein Meilenstein endet, wenn sein Enddatum überschritten ist.
• Angebote haben eigene Status wie Offen oder Bestätigt. Ein Projekt aus einem Angebot erstellen Sie nur bei Offen oder Bestätigt.

Der Projektstatus fasst all das zu einer Aussage zusammen: Wartet der Auftrag, läuft er oder ist er erledigt? Die Details liefern die einzelnen Einträge.

Status im Alltag pflegen

Ein Status hilft nur, wenn er stimmt. Vier Regeln halten ihn aktuell:

1. Feste Auslöser: Legen Sie fest, wann ein Projekt wechselt, etwa auf Aktiv bei Arbeitsbeginn und auf Archiviert, wenn die Schlussrechnung bezahlt ist und keine Zeiten mehr offen sind.
2. Feste Verantwortung: Die Projektleitung setzt den Status, nicht wer gerade Zeit hat.
3. Fester Termin: Prüfen Sie einmal pro Woche die Projektliste. Projekte ohne Bewegung fallen dabei auf.
4. Kontrolle vor dem Archivieren: Prüfen Sie, ob noch erledigte Zeiten auf ihre Verrechnung warten, ob Aufwendungen offen sind und ob die Schlussrechnung bezahlt ist. Erst dann setzen Sie das Projekt auf Archiviert.

Wie Sie Stand und Wirtschaftlichkeit Ihrer Projekte laufend überwachen, behandelt der Beitrag Projektcontrolling für KMU mit bexio.

Häufige Fragen

Kann ich eigene Hauptstatus anlegen?

Nein. Offen, Aktiv und Archiviert sind systemseitig vorgegeben. Eigene Phasen bilden Sie mit Substatus ab.

Warum fehlt im Projekt die Schaltfläche für ein neues Angebot?

Vermutlich ist das Projekt archiviert. Angebote und Aufträge erstellen Sie aus dem Belegfluss nur bei Projekten im Status Offen oder Aktiv.

Lässt sich ein archiviertes Projekt wieder aktivieren?

Den Status ändern Sie in den Stammdaten des Projekts. Auch die bexio-Schnittstelle sieht das Reaktivieren archivierter Projekte ausdrücklich vor. Wer abgeschlossene Projekte archiviert statt löscht, kann sie bei Nacharbeiten oder Garantiefällen also wieder aufnehmen.

Fazit

Nutzen Sie die drei festen Hauptstatus für das Gesamtbild und die Substatus für die Phasen Ihres Auftragsablaufs. Trennen Sie Kundenprojekte von internen Projekten, damit Sie verrechenbare und interne Zeit unterscheiden. Archivieren Sie abgeschlossene Projekte, statt sie zu löschen.