Projektcontrolling für KMU mit bexio

Projektcontrolling heisst, Soll und Ist eines Projekts laufend zu vergleichen und rechtzeitig zu handeln. In bexio legen Sie dafür ein Budget fest, buchen Zeiten und Aufwendungen konsequent auf das Projekt und werten die Daten in einem festen Rhythmus aus. Dieser Beitrag zeigt, welche Zahlen ein KMU wirklich braucht und wo Sie sie in bexio finden.

Das Soll festlegen: Budget und Planung

Im Projekt öffnen Sie den Reiter «Konditionen». Neben dem Stundensatz legen Sie dort das Budget-Modell fest. bexio bietet vier Varianten:

Übernehmen Sie das Budget direkt aus der Kalkulation Ihrer Offerte. So vergleichen Sie später mit dem, was Sie dem Kunden zugesagt haben, und nicht mit einer Schätzung aus dem Gedächtnis.

Grössere Projekte gliedern Sie zusätzlich in Meilensteine und Arbeitspakete. Pro Arbeitspaket hinterlegen Sie einen Wert für die Zeitplanung. Das Projekt-Dashboard übernimmt daraus die erwartete Zeit und zeigt den Fortschritt, die Anzahl Arbeitspakete sowie offene und geschlossene Aufgaben. Wie Sie Arbeitspakete und Budgets anlegen, erklärt der Beitrag Arbeitspakete und Budgets in bexio-Projekten.

Das Ist erfassen: Vollständigkeit vor Genauigkeit

Ein Soll-Ist-Vergleich ist nur so gut wie die Ist-Daten. Drei Regeln sorgen dafür, dass nichts fehlt:

1. Jede Stunde auf ein Projekt: Beim Erfassen von Zeiten wählen Mitarbeitende neben Kontakt und Tätigkeit auch Projekt und Arbeitspaket aus. Das gilt im Web, beim Timer und in der App bexio Go.
2. Auslagen verknüpfen: Aufwendungen verknüpfen Sie mit dem Projekt, sobald sie den Status «Erledigt» haben.
3. Belege zuordnen: Offerten, Aufträge und Rechnungen weisen Sie dem Projekt zu. Im Reiter «Belegfluss» sehen Sie dann alles auf einen Blick. Wie das geht, beschreibt der Beitrag Offerten, Aufträge und Rechnungen einem Projekt zuordnen.

Lieber ein Eintrag mit grober Beschreibung als gar keiner. Fehlende Stunden verfälschen jede Auswertung, eine ungenaue Beschreibung dagegen kaum.

Die Kennzahlen, die wirklich zählen

Ein KMU braucht kein Kennzahlen-Cockpit. Diese Werte beantworten die wichtigsten Fragen:

Laut bexio sehen Sie, wie viel des Projektbudgets bereits aufgebraucht ist. Die übrigen Werte stellen Sie mit Filtern und Exporten zusammen.

Der Ertrag pro Stunde ist besonders aufschlussreich. Liegt er bei Pauschalaufträgen deutlich unter Ihrem üblichen Stundensatz, war die Offerte zu knapp kalkuliert. Für eine vollständige Rechnung gehören auch Material und Fremdleistungen dazu. Wie Sie Einkaufspreis, Verkaufspreis und Marge verfolgen, lesen Sie im Beitrag Einkaufspreis, Verkaufspreis und Marge im Blick behalten.

Auswerten mit Filtern und Excel

Zeiten filtern: In der Übersicht unter «Projekte» > «Zeiten» filtern Sie nach Datum, Tätigkeit, Status, Abrechenbar, Kontakt, Projekt, Arbeitspaket und Ansprechpartner. Eine Auswahl, die Sie oft brauchen, sichern Sie mit «Filter speichern».

Listen exportieren: Projekte und Zeiten laden Sie über das Pfeil-Symbol «Aktuelle Liste exportieren» als Excel-Liste herunter. Setzen Sie vorher die passenden Filter, dann enthält der Export nur, was Sie brauchen.

Verkaufsanalyse nutzen: Unter «Verkauf» > «Analyse» exportieren Sie die Positionsdaten Ihrer Rechnungen, Aufträge und Offerten für einen gewählten Zeitraum. Die Excel-Datei enthält Rohdaten und vorbereitete Pivot-Tabellen. Beachten Sie: Mahnstufen sind im Export nicht enthalten. Wer die Analyse sehen und herunterladen darf, steuern Sie über die Benutzerrechte.

Ein Rhythmus, der im Alltag funktioniert

Jede Woche:

1. Offene Zeiteinträge prüfen und auf «Erledigt» setzen.
2. Budgetverbrauch der aktiven Projekte ansehen.
3. Bei Abweichungen die Ursache klären: Mehraufwand, Zusatzwunsch des Kunden oder Fehlbuchung.
4. Zusatzwünsche sofort als Nachtrag offerieren, bevor die Arbeit gemacht ist.

Jeden Monat:

1. Nicht verrechnete Leistungen abrechnen.
2. Abgeschlossene Projekte nachkalkulieren: Soll gegen Ist, pro Tätigkeit oder Arbeitspaket.
3. Erkenntnisse in die nächste Kalkulation übernehmen.

Die Nachkalkulation fällt im Alltag leicht weg. Dabei zeigt gerade sie, welche Arbeiten Sie regelmässig unterschätzen und wo Ihre Offerten zu knapp sind.

Häufige Fragen

Zeigt bexio den Budgetverbrauch direkt im Projekt?

Ja. bexio beschreibt, dass Sie ein Projektbudget definieren und sehen, wie viel davon bereits aufgebraucht ist. Weitergehende Auswertungen erstellen Sie über Filter und Excel-Exporte.

Wie werte ich mehrere Projekte gemeinsam aus?

Filtern Sie die Zeiten nach Zeitraum und exportieren Sie die Liste nach Excel. Für Umsätze nach Kunden oder Produkten nutzen Sie die Verkaufsanalyse.

Was tun, wenn ein Projekt das Budget überschreitet?

Klären Sie zuerst die Ursache. Handelt es sich um Zusatzwünsche, informieren Sie den Kunden und offerieren Sie einen Nachtrag. Haben Sie einen Kostenvoranschlag abgegeben, lesen Sie den Beitrag Kostenvoranschlag überschritten: was gilt.

Fazit

Projektcontrolling in bexio braucht kein zusätzliches Werkzeug, sondern Disziplin bei drei Dingen: ein Budget pro Projekt, vollständig zugeordnete Ist-Daten und einen festen Prüftermin. Mit wenigen Kennzahlen und einer ehrlichen Nachkalkulation erkennen Sie Abweichungen früh und kalkulieren die nächste Offerte genauer.