Einkaufspreis, Verkaufspreis und Marge im Blick behalten

In bexio hinterlegen Sie pro Produkt einen Einkaufspreis und einen Zuschlag in Prozent, bexio berechnet daraus den Verkaufspreis und die Profitmarge. Damit diese Zahlen tragen, müssen Sie Zuschlag und Marge sauber unterscheiden, Einkaufspreise aktuell halten und Rabatte mitdenken.

So rechnet bexio

In der Produktmaske gibt es einen Bereich für die Preisangaben. Sie können dort einen Verkaufspreis direkt eintragen oder nur den Einkaufspreis und den Zuschlag in Prozent erfassen. Verkaufspreis und Profitmarge berechnet bexio dann automatisch. Das Beispiel aus der bexio-Hilfe: Einkaufspreis CHF 100.00 und 50 % Zuschlag ergeben einen Verkaufspreis von CHF 150.00 und eine Profitmarge von rund 33,3 %.

Preise im Produkt sind kein Muss. bexio erlaubt, sie wegzulassen und erst in der Offerte oder Rechnung einzutragen. Für die Margenkontrolle ist das aber ungünstig: Ohne Einkaufspreis im Produkt gibt es keine Marge, die Sie auswerten können.

Zwei Sonderfälle:

• Set-Produkte: bexio kann den Einkaufspreis eines Sets aus seinen Bestandteilen berechnen, sofern alle dieselbe Währung haben. Den Verkaufspreis setzen Sie selbst. Steigen die Preise der Bestandteile, prüfen Sie den Verkaufspreis des Sets.
• Staffelpreise: Mengenrabatte hinterlegen Sie im Tab «Staffel-Preise». bexio wendet sie beim Einfügen ins Dokument an und übergibt den Preis statisch. Ändern Sie später die Menge, passt sich der Preis nicht an.

Zuschlag und Marge nicht verwechseln

Der Zuschlag bezieht sich auf den Einkaufspreis, die Marge auf den Verkaufspreis. Die Formeln:

• Zuschlag = (Verkaufspreis minus Einkaufspreis) ÷ Einkaufspreis
• Marge = (Verkaufspreis minus Einkaufspreis) ÷ Verkaufspreis
• Verkaufspreis für eine Zielmarge = Einkaufspreis ÷ (1 minus Zielmarge)

Ein Beispiel mit Musterdaten: Die Muster Haustechnik AG kauft eine Armatur für CHF 80.00 ein und rechnet 25 % Zuschlag. Der Verkaufspreis beträgt CHF 100.00, die Marge 20 %. Will der Betrieb 30 % Marge erzielen, braucht er einen Verkaufspreis von CHF 114.29. Das entspricht einem Zuschlag von knapp 43 %.

Wer «30 % draufschlagen» sagt und 30 % Marge meint, liegt also deutlich zu tief. Legen Sie im Betrieb fest, welcher Begriff gilt, und verwenden Sie in bexio konsequent den Zuschlag als Eingabe.

Wo die Marge im Alltag verloren geht

Die Profitmarge im Produkt ist eine Listenmarge. Im Dokument kommen Abzüge hinzu:

• Rabatte: Gewähren Sie auf den Verkaufspreis von CHF 100.00 aus dem Beispiel 10 % Rabatt, bleibt bei CHF 80.00 Einkauf eine Marge von 11,1 % statt 20 %. Wie Sie Rabatte in Offerten begründen, zeigt der Beitrag Rabatte in bexio-Offerten.
• Kundenrabatte: Weisen Sie einem Kontakt einen kundenspezifischen Rabatt zu, wendet bexio ihn automatisch auf neu erstellte Angebote, Aufträge und Rechnungen an. Pro Kontakt ist ein solcher Rabatt möglich, und zwar nur in Prozent. Laut bexio-Hilfe ist die Funktion nicht in jedem Paket enthalten. Wie Sie solche Konditionen festlegen, steht im Beitrag Partner- und Wiederverkäuferrabatte.
• Veraltete Einkaufspreise: Erhöht ein Lieferant seine Preise und das Produkt in bexio zeigt noch den alten Einkaufspreis, sieht die Marge besser aus, als sie ist. Aktualisieren Sie Einkaufspreise mit jeder neuen Preisliste per Import. Das Vorgehen beschreibt der Beitrag Artikel importieren und Preise aktualisieren.
• Manuelle Preisänderungen: Wer in der Offerte den Preis einer Produktposition überschreibt, ändert die Marge nur in diesem Dokument. Der Artikelstamm merkt davon nichts.

Marge regelmässig prüfen

bexio liefert die Daten, die Auswertung machen Sie in Excel. So gehen Sie vor:

1. Produktliste exportieren: Über das Drei-Punkte-Menü unter «Produkte» → «Produkte» wählen Sie «Alle Produkte exportieren».
2. Marge berechnen: Ergänzen Sie in Excel eine Spalte mit der Formel für die Marge und sortieren Sie aufsteigend. Produkte ohne Einkaufspreis markieren Sie separat.
3. Umsatz danebenlegen: Unter «Verkauf» → «Analyse» laden Sie die Positionsdaten Ihrer Rechnungen, Aufträge und Angebote als Excel-Datei. Das Tabellenblatt zur Produktauswertung zeigt, welche Produkte wie viel Umsatz bringen.
4. Handeln: Ein Produkt mit tiefer Marge und hohem Umsatz verdient zuerst Aufmerksamkeit. Passen Sie Zuschlag oder Verkaufspreis an oder verhandeln Sie den Einkauf neu.

Beachten Sie bei der Verkaufsanalyse die Benutzerrechte: Wer den Export herunterladen darf, erhält laut bexio-Hilfe alle Daten, auch wenn er in bexio nur eigene Dokumente sieht.

Welche Marge reicht?

Eine Produktmarge sagt noch nicht, ob Sie Geld verdienen. Das KMU-Portal des Bundes erklärt das mit dem Deckungsbeitrag: Umsatz minus variable Kosten. Liegt der Anteil der Fixkosten an den Gesamtkosten bei 30 %, sollte auch der Deckungsbeitrag eines Produkts mindestens 30 % betragen. Sonst macht man darauf Verlust oder muss es mit anderen Produkten quersubventionieren. Das Beispiel des Portals: Bei 30 % Deckungsbeitrag und CHF 60'000.00 Fixkosten braucht es mindestens CHF 200'000.00 Umsatz.

Für Material im Handwerk ist die Produktmarge eine brauchbare Näherung an den Deckungsbeitrag. Bei Arbeitsleistungen tragen Löhne und Fahrzeuge den grössten Teil der Kosten, dort zählt der Stundenansatz. Den Gewinn pro Auftrag sehen Sie erst in der Nachkalkulation, wie sie der Beitrag Projektcontrolling für KMU beschreibt.

Häufige Fragen

Muss ich den Einkaufspreis in bexio erfassen?

Nein, bexio verlangt ihn nicht. Ohne Einkaufspreis berechnet bexio aber keine Profitmarge, und Sie können Ihre Preise nicht systematisch prüfen.

Warum weicht die Marge im Produkt von der Offerte ab?

Das Produkt zeigt die Listenmarge. In der Offerte wirken Rabatte, Staffelpreise, Kundenrabatte und manuelle Preisänderungen. Diese Abzüge sehen Sie nur im jeweiligen Dokument.

Wie oft sollte ich die Einkaufspreise aktualisieren?

Immer, wenn ein Lieferant eine neue Preisliste herausgibt, mindestens aber einmal im Jahr. Bei stark schwankenden Materialien wie Kupfer lohnt sich ein kürzerer Rhythmus.

Fazit

bexio nimmt Ihnen die Rechnerei zwischen Einkaufspreis, Zuschlag und Verkaufspreis ab, aber nur mit aktuellen Einkaufspreisen. Unterscheiden Sie Zuschlag und Marge konsequent und rechnen Sie Rabatte in die Marge ein. Prüfen Sie die Marge Ihrer wichtigsten Produkte regelmässig mit Export und Verkaufsanalyse.