Offerten-Pipeline in bexio überwachen

Eine Offerten-Pipeline ist die Liste aller Offerten, über die Ihr Kunde noch nicht entschieden hat, mit Wert, Alter und nächstem Schritt. In bexio führen Sie sie mit der Angebotsliste im Tab «Offen», mit Aufgaben, der Sendezentrale und einem Excel-Export. Ein fester Termin pro Woche macht daraus ein Steuerungsinstrument.

Was zur Pipeline gehört

Ein Angebot durchläuft in bexio vier Status. Nur einer davon gehört in die Pipeline.

Ein typischer Fehler: Offerten bleiben im Entwurf und sehen in der Liste aus, als wären sie nie verschickt worden. Prüfen Sie deshalb auch die Entwürfe in der Liste. Wie Gültigkeit und Status im Detail funktionieren, beschreibt der Beitrag Gültigkeit und Status von Offerten in bexio im Griff.

Die Pipeline in bexio sichtbar machen

1. Standardtab festlegen: Öffnen Sie die Angebotsliste, wählen Sie den Tab «Offen» und klicken Sie auf die Stecknadel, die beim Darüberfahren erscheint. Künftig öffnet die Liste direkt mit den offenen Angeboten. Das funktioniert auch für Tabs aus «Eigene Filter», und die Sortierung bleibt erhalten.
2. Zuständigkeit klären: Jedes Dokument trägt im Reiter «Einstellungen» ein Feld «Ansprechpartner». Kommentiert der Kunde über den Online-Link, nimmt er an oder lehnt er ab, sendet bexio dieser Person automatisch eine E-Mail.
3. Versand beobachten: Die Sendezentrale finden Sie unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Sendezentrale». Dort filtern Sie nach Angeboten. Der Status wechselt von «Gesendet» auf «Rückmeldung erhalten», sobald der Empfänger den Link zum Online-Dokument öffnet. Das gilt für Offerten, die Sie aus bexio verschickt haben. Bleibt eine Offerte auf «Gesendet», lohnt sich eine kurze Nachfrage, ob sie angekommen ist.
4. Nächsten Schritt als Aufgabe erfassen: Im Modul «Aufgaben» legen Sie zum Beispiel «Nachfassen Offerte 2026-148» an, verknüpfen den Kontakt, tragen «Erledigen bis» ein und weisen die Aufgabe einer Person zu. Ist das Datum vorbei, wechselt der Status automatisch von «offen» auf «überfällig». Wie oft und mit welchen Worten Sie nachfassen, zeigt der Beitrag Offerten nachfassen.
5. Summe lesen: Am Ende der Liste zeigt bexio eine Gesamtsumme. Bei Dokumenten in Fremdwährung rechnet bexio mit dem Standardkurs der Grundeinstellungen, nicht mit dem im Dokument eingetragenen Kurs. Prüfen Sie einmal stichprobenartig, dass die Summe zum gesetzten Tab oder Filter passt.

Die wöchentliche Pipeline-Runde

Legen Sie einen festen Wochentag fest und gehen Sie die Liste von der ältesten offenen Offerte aus durch:

• Hat der Kunde die Offerte geöffnet?
• Gibt es eine Aufgabe mit Datum, und ist sie noch aktuell?
• Läuft die Gültigkeit in den nächsten Tagen ab oder ist sie schon abgelaufen? Die Status der Verkaufsanalyse enthalten keinen Status «Abgelaufen», prüfen Sie das Datum also selbst.
• Was ist der Entscheid: nachfassen, aktualisieren oder schliessen?
• Sind alle erledigten Offerten auf «Bestätigt» oder «Abgelehnt» gesetzt?

Schliessen Sie verlorene Offerten über den Status «Abgelehnt». Löschen ist nur im Status «Entwurf» möglich und unwiderruflich. bexio empfiehlt, abgesagte Offerten auf «Abgelehnt» zu belassen, damit die Historie erhalten bleibt.

Auswertungen: drei Wege zu Excel

Beachten Sie zur Verkaufsanalyse drei Punkte aus der bexio-Hilfe. Der Export enthält die Positionsdaten, eine Zeile ist also eine Position und nicht eine Offerte. Je Tabellenblatt gelten Standardeinstellungen, etwa das laufende Kalenderjahr oder der Dokumenttyp Rechnung. Für Offerten stellen Sie Zeitraum und Dokumenttyp zuerst um. Und der Export kennt die Status Entwurf, Offen, Bestätigt und Abgelehnt, sodass Sie nach «Offen» filtern können.

Aus den Zahlen eine Kennzahl bilden

Zwei Werte genügen für den Anfang: die Anzahl und die Summe der offenen Offerten. Wer mehr will, gewichtet die Summe mit der eigenen Abschlussquote nach Wert. Ein Beispiel mit Musterzahlen: Liegt Ihre Quote bei 30 Prozent, entspricht eine offene Pipeline von CHF 150'000.00 einem erwarteten Auftragseingang von rund CHF 45'000.00. Die Quote darf nicht geschätzt sein, sondern stammt aus Ihren abgeschlossenen Offerten. Wie Sie sie berechnen, steht im Beitrag Offertquote messen und verbessern. Weitere Kennzahlen für den Vertrieb finden Sie in Vertriebskennzahlen für KMU.

Legen Sie fest, ob Sie Pipeline-Werte mit oder ohne Mehrwertsteuer führen, und bleiben Sie dabei.

Häufige Fragen

Wie erinnere ich mich ans Nachfassen?

Mit einer Aufgabe. Setzen Sie bei der Aufgabe ein Häkchen bei «Erinnerung», dann benachrichtigt bexio vorab per E-Mail an die Adresse des bexio-Benutzerkontos. Laut bexio-Hilfe ordnen Sie einer Aufgabe Kontakt, Kontaktperson und Projekt zu. Tragen Sie die Offertnummer deshalb in Betreff oder Bemerkungen ein.

Wer darf die Verkaufsanalyse nutzen?

Das legen Sie unter «Einstellungen» → «Benutzer» → «Benutzer verwalten» fest. Es gibt die Rechte «Modul» für den Menüpunkt «Analyse» und «Herunterladen» für den Excel-Export. Laut bexio-Hilfe werden bei vorhandenem Downloadrecht alle Daten exportiert, auch wenn der Mitarbeiter in anderen Modulen nur eigene Rechnungen sieht. Vergeben Sie das Recht deshalb sparsam.

Wie oft soll ich die Pipeline prüfen?

Ein fester Wochentermin genügt als Start. In Zeiten mit vielen Offerten lohnt sich ein kurzer zweiter Termin, damit keine Frist verstreicht.

Fazit

Eine Pipeline entsteht in bexio aus vorhandenen Bausteinen: Tab «Offen», Sendezentrale, Aufgaben und Excel-Auswertungen. Entscheidend ist die Disziplin beim Status und der feste Wochentermin. So sehen Sie jederzeit, welche Offerten Aufmerksamkeit brauchen, und erkennen früh, wann der Auftragseingang nachlässt.