Vertriebskennzahlen für KMU

Ein KMU braucht für den Vertrieb nur wenige Kennzahlen: Anfragen, Antwort- und Offertzeit, Offerten, Offertquote, Auftragseingang, durchschnittlicher Auftragswert und Kundenstruktur. Die Zahlen zu Offerten, Aufträgen und Kunden liefert bexio als Excel-Auswertung. Entscheidend ist, dass Sie jede Zahl jeden Monat gleich ermitteln und mit Ihren eigenen Vorperioden vergleichen.

Die Kennzahlen im Überblick

Die letzte Zeile ist nur für Betriebe mit Wartungs- oder Abonnementgeschäft relevant. Wie Sie die Offertquote berechnen und deuten, zeigt der Beitrag Offertquote messen und verbessern. Die Antwortzeit behandelt der Beitrag Kundenanfragen schneller beantworten.

Woher die Zahlen in bexio kommen

Die bexio-Hilfe beschreibt drei Wege:

• Aktuelle Liste exportieren: Das Pfeil-Symbol in der Angebots- oder Auftragsliste exportiert die Liste als Excel-Datei.
• Daten exportieren: Unter «Verkauf» → «Weitere» → «Daten exportieren» wählen Sie einen Datumsbereich und eine Kategorie wie Angebote oder Aufträge.
• Verkaufsanalyse: Unter «Verkauf» → «Analyse» laden Sie Rechnungen, Aufträge und Angebote als Excel-Datei mit vorbereiteten Pivot-Tabellen. Die Hilfe zeigt Beispiele: die zehn besten Kunden, das Auftragsvolumen eines Monats, Produkte mit tiefem Umsatz.

Die Verkaufsanalyse enthält die Positionsdaten. Wer Offerten oder Aufträge zählt, darf nicht Zeilen zählen. Je Tabellenblatt gelten Standardeinstellungen, etwa das laufende Kalenderjahr und der Dokumenttyp Rechnung. Stellen Sie Zeitraum und Dokumenttyp zuerst um. Auf dem Dashboard gibt es laut Hilfe ein Widget «Umsatz». Welche Zahlen es zeigt, beschreibt die Hilfe nicht. Für Vertriebszahlen nutzen Sie Excel.

Zwei Hinweise zu Beträgen: Die Gesamtsumme in der Liste rechnet Fremdwährungen mit dem Standardkurs der Grundeinstellungen um. Und Sie legen fest, ob Sie mit oder ohne Mehrwertsteuer rechnen. Wechseln Sie die Basis nicht mitten im Jahr.

Drei Kennzahlen mit Beispiel

Durchschnittlicher Auftragswert. Ein Beispiel mit Musterzahlen: 24 Aufträge mit einem Gesamtwert von CHF 312'000.00 ergeben einen durchschnittlichen Auftragswert von CHF 13'000.00. Sinkt der Wert über mehrere Monate, gewinnen Sie mehr kleine Aufträge. Das kann gewollt sein, verändert aber Ihre Auslastung und die Zahl der nötigen Offerten.

Kundenstruktur. Rechnen Sie den Anteil der drei grössten Kunden am Umsatz. Ein Beispiel mit Musterzahlen: Bei CHF 1'200'000.00 Umsatz und CHF 540'000.00 mit den drei grössten Kunden beträgt der Anteil 45 Prozent. Das KMU-Portal des Bundes nennt als Faustregel, dass 20 Prozent der Kundschaft für 80 Prozent des Umsatzes verantwortlich sind. Prüfen Sie, wie es bei Ihnen aussieht. Ein hoher Anteil weniger Kunden ist ein Klumpenrisiko. Wie Sie Kunden langfristig binden, beschreibt der Beitrag Kundenbindung durch Service und Wartung.

Antwort- und Offertzeit. Die bexio-Hilfe beschreibt kein eigenes Feld für das Anfragedatum. Notieren Sie Eingang, erste Antwort und Versand deshalb in einer Aufgabe oder einer einfachen Tabelle. Werten Sie den Median aus. Das ist der mittlere Wert, wenn Sie alle Zeiten sortieren. Einzelne sehr lange Fälle verändern ihn kaum, während sie den Durchschnitt verzerren.

Eine weitere Zahl betrifft das Zahlungsverhalten. Das KMU-Portal nennt dafür den Debitorenumschlag und das Debitorenziel. Das Debitorenziel ist die durchschnittliche Zeit zwischen Rechnungsstellung und Zahlungseingang. Prüfen Sie, ob Ihre grössten Kunden spät zahlen.

Die monatliche Routine

1. Status bereinigen: Setzen Sie jede entschiedene Offerte auf «Bestätigt» oder «Abgelehnt».
2. Zeitraum festlegen: Nehmen Sie immer den abgeschlossenen Vormonat.
3. Export ziehen: Verkaufsanalyse oder «Daten exportieren» für den Zeitraum.
4. Tabelle nachführen: Tragen Sie dieselben Zeilen in dieselbe Tabelle ein und stellen Sie den Vorjahresmonat daneben.
5. Eine Auffälligkeit wählen: Leiten Sie daraus eine Massnahme mit Verantwortlichem und Termin ab.
6. Kurz besprechen: 15 Minuten im Team genügen.

Wer die offenen Offerten laufend im Blick behalten will, nutzt dafür eine eigene Routine, siehe Offerten-Pipeline in bexio überwachen.

Typische Fehler

• Zu viele Kennzahlen: Wer 20 Zahlen führt, liest keine mehr.
• Zeilen statt Dokumente: Die Verkaufsanalyse liefert Positionen, keine Offerten.
• Fehlende Endstatus: Offerten, die ewig «Offen» bleiben, verfälschen die Quote.
• Doppelte Zählung: Varianten, überarbeitete Fassungen und Nachträge einer Anfrage zählen nur einmal.
• Wechselnde Methode: Wer jeden Monat anders rechnet, kann nichts vergleichen.
• Fremde Richtwerte: Verzichten Sie auf Branchenvergleiche, die Sie nicht belegen können.

Häufige Fragen

Mit welcher Kennzahl fange ich an?

Mit dem Auftragseingang und der Offertquote. Beide liefert bexio ohne zusätzliche Erfassung, sobald die Status gepflegt sind.

Darf jeder im Team die Auswertungen sehen?

Das bestimmen Sie über die Benutzerrechte. Für die Verkaufsanalyse gibt es die Rechte «Modul» und «Herunterladen». Laut bexio-Hilfe werden bei vorhandenem Downloadrecht alle Daten exportiert, auch wenn der Benutzer in anderen Modulen nur eigene Dokumente sieht.

Wie oft soll ich die Kennzahlen prüfen?

Monatlich. Bei wenigen Offerten pro Monat schwanken die Werte stark. Betrachten Sie dann zusätzlich das Quartal.

Fazit

Wenige Kennzahlen, jeden Monat gleich ermittelt und mit den eigenen Vorperioden verglichen, zeigen Ihnen den Zustand des Vertriebs. bexio liefert Offerten, Aufträge und Kunden als Excel-Auswertung, Anfragen und Antwortzeiten erfassen Sie selbst. Beginnen Sie mit Auftragseingang und Offertquote und bauen Sie die Liste Schritt für Schritt aus.