Offerten mit Varianten: gut, besser, optimal

Mit drei Varianten, etwa Basis, Komfort und Premium, ändern Sie die Frage des Kunden von «Ja oder Nein?» zu «Welche?». Das gelingt nur, wenn jede Variante ein echtes Angebot ist, die Unterschiede verständlich sind und Sie mit jeder Wahl leben können. In bexio bilden Sie Varianten als Sammelpositionen in einer Offerte oder als getrennte Offerten ab.

Wann sich Varianten lohnen

Varianten helfen, wenn der Kunde seinen Bedarf oder sein Budget noch nicht genau kennt, etwa beim Ersatz einer Anlage mit mehreren sinnvollen Lösungen. Sie helfen auch, wenn der Kunde Preis und Qualität abwägt und Sie nicht nur über den Preis verglichen werden wollen.

Weniger geeignet sind klar spezifizierte Aufträge, bei denen der Kunde ein Leistungsverzeichnis vorgibt. Dort bieten Sie Alternativen nur zusätzlich und getrennt vom Grundangebot an.

Abzugrenzen sind Varianten von Optionen. Eine Variante ersetzt die andere, eine Option ergänzt die Hauptleistung. Wie Sie Zusatzleistungen anbieten, zeigt der Beitrag Optionale Positionen in bexio-Offerten richtig einsetzen.

So bauen Sie drei Varianten auf

Ein Beispiel mit Musterzahlen für den Ersatz eines Lüftungsgeräts, offeriert von der Muster Haustechnik AG:

Sieben Regeln gelten für jede Variantenofferte:

1. Die Basis genügt. Sie erfüllt die Anforderung des Kunden vollständig. Eine Scheinvariante, die niemand wählen soll, schadet Ihrer Glaubwürdigkeit.
2. Die Empfehlung ist ehrlich. Schreiben Sie, welche Variante Sie empfehlen und warum, zum Beispiel wegen tieferer Betriebskosten.
3. Die Premium bietet echten Mehrwert, etwa längere Lebensdauer, mehr Service oder kürzere Lieferzeit.
4. Der Nutzen steht im Vordergrund. Vergleichen Sie Betriebskosten, Lebensdauer, Garantie, Service und Termin, nicht nur Gerätedaten.
5. Gemeinsames steht einmal. Demontage, Entsorgung und Inbetriebnahme führen Sie vorab auf, statt sie dreimal zu wiederholen.
6. Die Bedingungen sind gleich. Gültigkeit, Zahlungsbedingungen und Preisbasis, brutto oder netto, gelten für alle Varianten.
7. Jede Variante ist durchgerechnet. Sie müssen mit jeder Wahl des Kunden wirtschaftlich leben können.

Die mittlere Variante: was das KMU-Portal sagt

Das KMU-Portal des Bundes beschreibt in seinen Preisstrategien: Bietet man mehrere Varianten eines Produkts zu unterschiedlichen Preisen an, neigen Konsumenten bei drei Produkten dazu, das zweitbilligste zu nehmen. Bei nur zwei Produkten kaufen sie das billigere. Die Beobachtung bezieht sich auf Konsumenten, nicht auf Aufträge aus Handwerk und Technik. Verlassen Sie sich nicht darauf, sondern messen Sie selbst: Halten Sie bei jedem Abschluss fest, welche Variante gewählt wurde. Nach einigen Dutzend Offerten kennen Sie Ihre eigene Verteilung und können die Preisabstände anpassen.

Umsetzung in bexio

Eine Offerte mit Sammelpositionen. Je Variante legen Sie eine Sammelposition an, zum Beispiel «Variante B, Komfort», und fügen die Unterpositionen ein. bexio zeigt den Gesamtwert der Unterpositionen neben dem Titel an. In Angeboten und Aufträgen können Sie eine Sammelposition als Ganzes optional festlegen. Gemeinsame Leistungen erfassen Sie in einer eigenen Sammelposition, die nicht optional ist. Prüfen Sie vor dem Versand die Vorschau. Die bexio-Hilfe beschreibt nicht im Detail, wie das Total optionale Positionen behandelt. Formulieren Sie den Begleittext deshalb passend zur Vorschau, etwa «Bitte wählen Sie eine der drei Varianten». Mehr zu Sammelpositionen steht im Beitrag Positionsarten in bexio-Offerten.

Eine Offerte je Variante. Jede Variante erhält ein eigenes Angebot mit klarem Titel, etwa «Lüftungsgerät Werkstatt, Variante 2». Der Kunde kann jede Variante online annehmen oder ablehnen. Gehören die Offerten zu einem gemeinsamen Vorhaben, weisen Sie sie beim Erstellen demselben Projekt zu, sofern das Projekt schon existiert. Nach der Wahl setzen Sie die nicht gewählten Varianten auf «Abgelehnt». Löschen ist nur im Status «Entwurf» möglich und unwiderruflich, und bexio empfiehlt, abgelehnte Angebote zu belassen.

Die Faustregel: Eine Offerte eignet sich, wenn der Kunde die Varianten nebeneinander vergleichen soll. Getrennte Offerten eignen sich, wenn jede Variante eigene Texte, einen eigenen Termin oder ein anderes Projekt braucht.

Nach der Wahl. Setzen Sie das Angebot auf «Bestätigt» und erstellen Sie die Rechnung. Im Fenster wählen Sie die Positionen aus, die übernommen werden. So landet nur die gewählte Variante auf der Rechnung. Achten Sie bei getrennten Offerten auf Ihre Statistik: Zwei abgelehnte Varianten ergeben keine zwei verlorenen Aufträge. Zählen Sie deshalb pro Anfrage und legen Sie die Regel fest, wie es der Beitrag Offertquote messen und verbessern für Varianten derselben Anfrage beschreibt.

Was rechtlich zählt

Wer eine Annahmefrist setzt, bleibt bis zu deren Ablauf an seinen Antrag gebunden (Art. 3 OR). Bei Varianten bedeutet das in der Regel: Der Kunde kann bis zum Fristende jede der drei Varianten zu den offerierten Preisen wählen. Kürzen Sie die Frist, wenn Materialpreise schwanken, und lassen Sie sich die gewählte Variante schriftlich bestätigen, mit Variantennamen und Preis. Die Grundlagen erklärt der Beitrag Ist eine Offerte verbindlich?

Häufige Fragen

Wie viele Varianten sind sinnvoll?

Drei. Zwei lassen kaum Abstufung zu, und das KMU-Portal nennt für zwei Produkte die Tendenz zum billigeren. Mehr als drei erschweren den Vergleich.

Darf der Kunde Teile verschiedener Varianten kombinieren?

Das hängt von Ihrer Kalkulation ab. Kombinationen ändern Preis und Aufwand. Erstellen Sie dafür eine angepasste Offerte und lassen Sie sich die Kombination bestätigen, statt Positionen mündlich zu verschieben.

Soll ich die Premium-Variante weglassen, wenn sie kaum gewählt wird?

Nicht automatisch. Entscheidend ist, ob sie dem Kunden echten Nutzen bietet. Prüfen Sie nach einigen Dutzend Offerten, wie oft sie gewählt wird, und überdenken Sie dann Inhalt und Preis.

Fazit

Varianten funktionieren, wenn jede eine vollständige, ehrliche Lösung ist und der Kunde die Unterschiede versteht. In bexio genügen Sammelpositionen oder eine Offerte je Variante, und beim Erstellen der Rechnung übernehmen Sie nur die gewählte. Halten Sie fest, was Ihre Kunden wählen, und passen Sie die Abstufung an Ihre eigenen Erfahrungen an.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.