Offerten nachfassen: wann, wie oft und mit welchen Worten

Fassen Sie jede Offerte nach einem festen Rhythmus nach: wenige Arbeitstage nach dem Versand, rund eine Woche vor Ablauf der Gültigkeit und kurz nach dem Ablauf. Jeder Kontakt verfolgt ein klares Ziel und stellt eine konkrete Frage. In bexio planen Sie die Termine als Aufgaben und sehen am Online-Dokument, ob der Kunde die Offerte geöffnet hat.

Warum die Gültigkeit den Takt vorgibt

Eine Offerte ist rechtlich ein Antrag. Setzen Sie eine Annahmefrist, bleiben Sie bis zu deren Ablauf gebunden. Trifft bis dahin keine Annahme ein, sind Sie wieder frei (Art. 3 OR). Ohne Frist bleiben Sie unter Abwesenden so lange gebunden, bis Sie bei ordnungsgemässer und rechtzeitiger Absendung mit einer Antwort rechnen dürfen (Art. 5 OR). Diese Dauer ist unbestimmt und lädt zu Missverständnissen ein.

Eine klare Gültigkeit hilft beiden Seiten. Der Kunde weiss, bis wann der Preis gilt, und Sie haben einen natürlichen Anlass, nachzufragen. Was das Obligationenrecht zur Verbindlichkeit genau sagt, lesen Sie im Beitrag Ist eine Offerte verbindlich?.

Der Rhythmus: drei Kontakte

Nennt der Kunde beim ersten Kontakt einen eigenen Entscheidungstermin, richten Sie sich danach. Mehr als drei Kontakte ohne neue Information wirken schnell aufdringlich. Halten Sie nach jedem Gespräch fest, was vereinbart wurde.

Mit welchen Worten: Vorlagen für jede Stufe

Gute Nachfassformulierungen sind kurz, nennen die Offerte und enden mit einer Frage. Passen Sie die folgenden Vorlagen an Ihren Ton an.

Telefon nach dem Versand: «Guten Tag Frau Meier, hier ist Daniel Keller von der Muster Haustechnik AG. Ich möchte kurz nachfragen, ob unsere Offerte für den Heizungsersatz gut angekommen ist. Gibt es Punkte, die ich Ihnen erklären darf?»

E-Mail vor Ablauf der Gültigkeit: Betreff: Ihre Offerte Nr. 2026-148 ist noch bis 31. Oktober gültig «Guten Tag Frau Meier. Unsere Offerte für den Heizungsersatz gilt noch bis zum 31. Oktober. Damit wir den Montagetermin im November reservieren können, bitte ich Sie um einen kurzen Bescheid. Fehlt Ihnen für den Entscheid noch eine Angabe?»

E-Mail nach Ablauf: «Guten Tag Frau Meier. Die Gültigkeit unserer Offerte ist abgelaufen. Ist das Projekt aufgeschoben oder haben Sie sich anders entschieden? Gerne erstelle ich Ihnen bei Bedarf eine aktualisierte Offerte.»

Im ersten Telefonat lohnt es sich, vier Dinge zu klären. Die Antworten bestimmen, wann und wie Sie das nächste Mal nachfassen:

• Wer entscheidet mit, zum Beispiel Partnerin, Verwaltung oder Stockwerkeigentümer?
• Bis wann soll entschieden werden?
• Gibt es Punkte, die der Kunde anders wünscht?
• Liegen weitere Offerten vor, und worauf achtet der Kunde beim Vergleich?

Halten Sie die Antworten direkt beim Kontakt fest. Wie das ohne Zusatzaufwand gelingt, zeigt der Beitrag Gesprächsnotizen festhalten.

Drei Regeln helfen bei jeder Stufe:

• Eine Frage pro Kontakt, die sich mit einem Satz beantworten lässt.
• Einen konkreten Anlass nennen, etwa einen freien Montagetermin oder den Ablauf der Gültigkeit.
• Keinen Rabatt anbieten, bevor Sie den Grund für das Zögern kennen.

Nachfassen in bexio organisieren

1. Aufgabe erstellen: Im Modul «Aufgaben» erfassen Sie eine neue Aufgabe mit Betreff, Bemerkungen und dem Datum unter «Erledigen bis». Verknüpfen Sie Kontakt, Kontaktperson und Projekt. Ist das Datum vorbei, wechselt der Status automatisch von «offen» auf «überfällig».
2. Zuständigkeit festlegen: Unter «Ansprechpartner» weisen Sie die Aufgabe einem Benutzer zu. Mit einem Häkchen bei «Erinnerung» erhält diese Person vorab eine E-Mail an die Adresse ihres bexio-Benutzerkontos.
3. Online-Dokument nutzen: Senden Sie die Offerte mit dem bexio network link. Laut bexio-Hilfe erfahren Sie so, wann der Kunde das Dokument ansieht. In der Sendezentrale wechselt der Status von «Gesendet» auf «Rückmeldung erhalten», sobald der Empfänger den Link öffnet. Der Link bleibt 365 Tage ab Erstellung des Dokuments zugänglich.
4. Antworten empfangen: Kommentiert der Kunde über den Link oder nimmt er eine Offerte an oder lehnt sie ab, benachrichtigt bexio per E-Mail die im Dokument hinterlegte Ansprechperson.
5. Status pflegen: In der Listenansicht sehen Sie den Status Ihrer Verkaufsdokumente, etwa offen, angenommen oder abgelehnt. Eine verlorene Offerte löschen Sie besser nicht. bexio empfiehlt, sie im Status «Abgelehnt» zu belassen, damit die Historie erhalten bleibt.

Wie Sie Gültigkeit und Status systematisch führen, beschreibt der Beitrag Gültigkeit und Status von Offerten in bexio im Griff. Aus sauber gepflegten Status berechnen Sie später Ihre Abschlussrate, siehe Offertquote messen und verbessern.

Häufige Fragen

Wirkt Nachfassen nicht aufdringlich?

Nicht, wenn jeder Kontakt einen Nutzen bietet: eine Erklärung, einen Termin oder eine Entscheidungshilfe. Aufdringlich wirken häufige Nachrichten ohne neue Information.

Was mache ich nach Ablauf der Gültigkeit?

Sie sind nicht mehr an die Offerte gebunden, wenn keine Annahme eingetroffen ist (Art. 3 OR). Prüfen Sie Preise und Termine und senden Sie bei Interesse eine aktualisierte Offerte.

Soll ich beim Nachfassen einen Rabatt anbieten?

Erst, wenn Sie den Grund für das Zögern kennen. Vielleicht fehlt eine Information oder ein Termin passt nicht. Ein vorschneller Rabatt senkt Ihre Marge, ohne das eigentliche Problem zu lösen.

Fazit

Nachfassen gelingt mit einem festen Rhythmus, der sich an der Gültigkeit orientiert, und mit einer klaren Frage pro Kontakt. Aufgaben mit Fälligkeitsdatum und das Online-Dokument in bexio sorgen dafür, dass keine Offerte vergessen geht. Wer jede Offerte sauber abschliesst, gewinnt zusätzlich verlässliche Zahlen für den Vertrieb.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.