Kundenanfragen schnell qualifizieren

Eine Anfrage zu qualifizieren heisst, in wenigen Minuten zu klären, ob sie zu Ihrem Betrieb passt, ob der Kunde wirklich entscheiden will und was Sie für eine Offerte noch wissen müssen. Sechs Prüffragen reichen dafür aus. Das Ergebnis bestimmt, ob Sie sofort offerieren, gezielt nachfragen oder höflich absagen.

Warum sich das Qualifizieren lohnt

Jede Offerte kostet Arbeitszeit, auch wenn kein Auftrag daraus wird. Eine Musterrechnung: Zwei Stunden Aufwand zu einem internen Ansatz von CHF 90.00 ergeben CHF 180.00 pro Offerte. Kommt auf vier Offerten ein Auftrag, kostet jeder gewonnene Auftrag CHF 720.00 an Offertaufwand. Diesen Betrag vergleichen Sie mit dem Deckungsbeitrag des Auftrags. Bei kleinen Aufträgen oder tiefer Abschlusschance kippt die Rechnung.

Ihre eigene Quote berechnen Sie, wie im Beitrag Offertquote messen und verbessern beschrieben. Qualifizieren verbessert beide Seiten der Rechnung: Es senkt die Zahl aussichtsloser Offerten und erhöht die Quote der übrigen.

Die sechs Prüffragen

Nicht jedes Warnsignal führt zur Absage. Es zeigt, wo Sie nachfragen müssen, bevor Sie Zeit investieren.

Bewertung in drei Stufen

• A, sofort offerieren: Leistung, Ort und Termin passen, der Umfang ist klar, der Entscheid ist absehbar. Diese Anfragen erhalten Vorrang.
• B, erst klären: Umfang oder Entscheid sind offen. Sie fragen gezielt nach oder vereinbaren eine Besichtigung. Setzen Sie sich ein Datum, bis wann die Klärung abgeschlossen sein muss.
• C, höflich absagen: Leistung oder Ort passen nicht, oder der Aufwand steht in keinem Verhältnis zur Aussicht auf einen Auftrag.

Halten Sie bei jeder Einstufung den Grund fest, auch bei C. So erkennen Sie nach einigen Wochen, welche Anfragen Ihnen Aufträge bringen und welche nur Zeit kosten.

Rückfragen, die sich lohnen

Stellen Sie nicht mehr als sieben Fragen und bündeln Sie sie in einem Anruf oder einer E-Mail:

1. Wo steht die Anlage, und wer ist Eigentümer oder Mieter?
2. Was soll erreicht werden: Ersatz, Neuanlage, Störungsbehebung oder Wartung?
3. Welches Fabrikat, welcher Typ, welches Baujahr? Ein Foto des Typenschilds genügt.
4. Wie sind Zugang und Platzverhältnisse, etwa Etage, Zufahrt und Schächte?
5. Bis wann soll die Arbeit erledigt sein, und wovon hängt dieser Termin ab?
6. Wer entscheidet mit, und gibt es einen Kostenrahmen?
7. Werden weitere Offerten eingeholt?

Nennen Sie am Telefon keine Preise, bevor Sie den Umfang kennen. Sagen Sie stattdessen, welche Angaben Sie für die Offerte brauchen.

Für eine Absage genügen wenige Sätze: «Guten Tag Frau Meier. Vielen Dank für Ihre Anfrage zur Lüftungsanlage. Dieses Fabrikat betreuen wir nicht und können Ihnen deshalb keine fundierte Offerte erstellen. Wir empfehlen Ihnen einen Betrieb mit entsprechender Erfahrung. Bei einem anderen Vorhaben helfen wir Ihnen gerne. Freundliche Grüsse, Muster Haustechnik AG.»

Anfragen in bexio festhalten

1. Kontakt anlegen oder suchen: Neue Interessenten erfassen Sie im Modul «Kontakte» als Privat- oder Firmenkontakt. Wer noch nichts bestellt hat, ordnen Sie einer Kategorie zu. Die bexio-Hilfe nennt «Interessenten» ausdrücklich als Beispiel für eine Kontaktkategorie.
2. Antworten festhalten: Notieren Sie Rückfragen und Antworten direkt beim Kontakt, nicht in der E-Mail eines einzelnen Mitarbeiters. Wie das gelingt, zeigt der Beitrag Gesprächsnotizen festhalten.
3. Aufgabe mit Fälligkeit erstellen: Eine Aufgabe wie «Rückruf wegen Umfang» erhält Betreff, Bemerkungen, ein Datum unter «Erledigen bis», den verknüpften Kontakt und eine zuständige Person. Mit dem Häkchen bei «Erinnerung» benachrichtigt bexio vorab per E-Mail an die Adresse des bexio-Benutzerkontos. Priorität und Kategorie der Aufgabe eignen sich, um Ihre Stufen A, B und C abzubilden.
4. Zur Offerte weitergehen: Bei Stufe A folgt die Offerte. Den Ablauf dafür beschreibt der Beitrag Von der Anfrage zur Offerte.

Auch das KMU-Portal des Bundes bezeichnet eine gepflegte Kundenkartei als entscheidenden Schritt bei der Kundengewinnung. Sie muss regelmässig auf den neuesten Stand gebracht werden. Erfassen Sie dort nur, was Sie für Ihre Arbeit brauchen.

efatto, der digitale Innendienst für bexio, erstellt Offerten und Kontakte per Sprachnachricht als Entwurf in Ihrem bexio. Neue Kontakte entstehen mit Dublettenprüfung, Pflichtfeldern und Briefanrede. Sie prüfen und geben frei. Demo anfragen

Häufige Fragen

Muss ich jede Anfrage beantworten, auch wenn ich absage?

Ja. Bestätigen Sie den Eingang zeitnah und sagen Sie bei Stufe C kurz und freundlich ab, am besten mit einem Hinweis auf einen passenden Betrieb. Das kostet wenig Zeit und hält die Tür für spätere Vorhaben offen. Wie Sie schnell reagieren, erklärt der Beitrag Kundenanfragen schneller beantworten.

Wie lange darf das Qualifizieren dauern?

Als Richtschnur soll die Klärung deutlich weniger Zeit kosten als die Offerte selbst. Reichen zehn Minuten am Telefon nicht aus, ist eine Besichtigung oft der bessere Weg, bevor Sie eine Offerte auf unsicherer Grundlage schreiben.

Soll ich Anfragen von Neukunden anders behandeln als die von Bestandskunden?

Die Prüffragen bleiben gleich. Bei Bestandskunden kennen Sie Anlage, Zugang und Entscheidungswege oft schon. Die Antworten stehen im Kontakt, und Sie sparen Rückfragen.

Fazit

Wer Anfragen mit sechs festen Fragen prüft, offeriert gezielter und verliert weniger Zeit an Offerten ohne Aussicht. Drei Stufen machen die Entscheidung nachvollziehbar, und bexio hält Kontakt, Antworten und nächsten Schritt an einem Ort fest. Überprüfen Sie die Stufen nach einigen Wochen anhand Ihrer Aufträge, und passen Sie die Kriterien an Ihren Betrieb an.