Offertquote messen und verbessern

Die Offertquote zeigt, welcher Anteil Ihrer versendeten Offerten zum Auftrag wird. Sie rechnen die Zahl der bestätigten Offerten geteilt durch die Zahl der versendeten Offerten, am besten zusätzlich nach Betrag. In bexio liefern Angebotsstatus und Excel-Exporte dafür die Rohdaten. Die Quote taugt zum Vergleich mit Ihren eigenen früheren Werten, nicht mit Branchenzahlen.

Die Kennzahl erklärt

Die Offertquote heisst auch Abschluss- oder Trefferquote. Es gibt zwei Varianten, die Sie nebeneinander führen:

Rechenbeispiel mit frei gewählten Zahlen: Ein Betrieb versendet im Quartal 40 Offerten. 14 sind bestätigt, 19 abgelehnt und 7 noch offen. Die Quote nach Anzahl beträgt 14 ÷ 40 = 35 Prozent. Rechnet er nur die entschiedenen Offerten, sind es 14 ÷ 33, also rund 42 Prozent. Beide Zahlen sind richtig, aber sie beantworten verschiedene Fragen. Entscheiden Sie sich für eine Methode und bleiben Sie dabei.

Der Wert nach Betrag ergänzt das Bild. Gewinnen Sie viele kleine, aber verlieren die grossen Aufträge, liegt die Quote nach Anzahl hoch und die nach Betrag tief.

Daten aus bexio holen

Ein Angebot durchläuft in bexio die Status «Entwurf», «Offen», «Bestätigt» oder «Abgelehnt». Für die Auswertung stehen drei Wege offen:

1. Angebotsliste exportieren: Setzen Sie die gewünschten Filter und exportieren Sie die aktuelle Liste mit dem Pfeil-Symbol «Aktuelle Liste exportieren» als Excel-Liste.
2. Daten exportieren: Unter «Verkauf» → «Weitere» → «Daten exportieren» wählen Sie einen beliebigen Datumsbereich. Angebote gehören zu den exportierbaren Datenkategorien.
3. Verkaufsanalyse: Unter «Verkauf» → «Analyse» laden Sie Rechnungen, Aufträge und Angebote für einen Zeitraum als Excel-Datei mit vorbereiteten Pivot-Tabellen herunter. Im Export sind die Status «Entwurf», «Offen», «Bestätigt» und «Abgelehnt» enthalten.

Beachten Sie bei der Verkaufsanalyse: Sie exportiert die Positionsdaten. Eine Offerte mit mehreren Positionen kann deshalb in mehreren Zeilen stehen. Prüfen Sie das und zählen Sie jede Offerte nur einmal, zum Beispiel über die Dokumentnummer. Der Download braucht das Benutzerrecht «Herunterladen» im Modul «Analyse». Laut bexio-Hilfe werden dabei alle Daten exportiert, auch wenn der Benutzer sonst nur seine eigenen Dokumente sieht.

Excel- oder Pivot-Support bietet bexio nicht an.

Status sauber pflegen

Die beste Formel hilft nichts, wenn die Status nicht stimmen. Drei Regeln sorgen dafür:

• Jede Offerte erhält einen Endstatus. Setzen Sie sie auf «Bestätigt» oder «Abgelehnt», sobald der Kunde entschieden hat.
• Löschen Sie keine verlorenen Offerten. Ein Angebot lässt sich nur im Entwurf löschen, und das ist unwiderruflich. Die bexio-Hilfe empfiehlt, einen verlorenen Verkauf auf «Abgelehnt» zu belassen. So bleibt die Historie erhalten und fliesst in die Quote ein.
• Nutzen Sie die Rückmeldungen des Kunden. Er kann die Offerte über den Online-Link annehmen, ablehnen und kommentieren. Die zuständige Person erhält darüber eine E-Mail-Benachrichtigung. Ob der Kunde den Link geöffnet hat, zeigt die Sendezentrale mit dem Status «Rückmeldung erhalten».

Legen Sie ausserdem fest, wie Sie überarbeitete Offerten zählen. Ersetzt eine zweite Fassung die erste, sollte nur eine Fassung in die Berechnung eingehen. Dasselbe gilt für Varianten derselben Anfrage und für Nachträge.

Die Zahl richtig deuten

Eine einzelne Quote sagt wenig. Aussagekräftig wird sie im Vergleich:

• Zeitverlauf: Quartal gegen Quartal oder Jahr gegen Jahr. Saisonale Spitzen gehören zum Bild.
• Segmente: nach Kundentyp (Private, Firmen), Auftragsgrösse, Branche des Kunden, Bearbeiter oder Anfragequelle.
• Reifezeit: Rechnen Sie nur Offerten, die älter sind als Ihre übliche Entscheidungsdauer. Offene Offerten aus den letzten Tagen drücken die Quote künstlich.

Verzichten Sie auf Vergleiche mit fremden Branchenwerten. Betriebe unterscheiden sich in Kundenstamm, Auftragsart und Anfragequalität zu stark. Eine breitere Einordnung bietet der Beitrag Vertriebskennzahlen für KMU.

Die Quote verbessern

Prüfen Sie der Reihe nach, wo Offerten verloren gehen:

1. Falsche Anfragen: Wer jede Anfrage offeriert, senkt die Quote. Prüfen Sie vorab, welche Anfragen sich lohnen: Kundenanfragen schnell qualifizieren.
2. Zu späte Offerten: Notieren Sie Anfragedatum und Versanddatum in einer Aufgabe oder Notiz. Die bexio-Hilfe beschreibt kein eigenes Feld für das Anfragedatum.
3. Unklare Offerten: Gliedern Sie die Positionen, nennen Sie Leistungsgrenzen und bieten Sie bei Bedarf Varianten an.
4. Fehlendes Nachfassen: Legen Sie beim Versand eine Aufgabe mit Datum an. Wann und wie Sie nachfassen, zeigt Offerten nachfassen.
5. Preis und Rabatt: Prüfen Sie, bei welchen Preisen Sie überdurchschnittlich oft verlieren, und halten Sie Rabattregeln schriftlich fest.
6. Unbekannte Absagegründe: Fragen Sie bei Absagen nach und halten Sie den Grund fest. Schon eine kurze Liste mit fünf bis sechs Kategorien zeigt Muster.

Der laufende Stand der offenen Offerten gehört in eine separate Auswertung, siehe Offerten-Pipeline in bexio überwachen.

Häufige Fragen

Wie hoch sollte die Offertquote sein?

Dafür gibt es keinen allgemeingültigen Wert. Verlässliche Vergleichswerte haben Sie nur aus Ihren eigenen Zahlen. Starten Sie mit einer Messung und beobachten Sie die Entwicklung.

Wie oft sollte ich die Quote berechnen?

Quartalsweise genügt für die meisten Betriebe. Wer viele Offerten verschickt, wertet monatlich aus. Planen Sie dafür einen festen Termin ein.

Zählen Entwürfe mit?

Nein. Ein Entwurf ist noch nicht beim Kunden. Erst «Angebot ist gestellt» und der Versand machen aus dem Entwurf eine Offerte, die in die Quote gehört.

Fazit

Die Offertquote ist eine einfache Kennzahl: bestätigte geteilt durch versendete Offerten, nach Anzahl und nach Betrag. Sie stimmt nur, wenn jede Offerte einen Endstatus hat und Sie überarbeitete Fassungen einheitlich zählen. Vergleichen Sie Ihre Zahl mit Ihren eigenen Vorperioden und gehen Sie die Ursachen für Verluste der Reihe nach durch.